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75個訣竅展現快速工作法

圖文並茂，一目瞭然

工作效率高總是有原因的，在你沒看到的時候，他們做瞭很多事：按有限程度設置自動篩選郵件、私人定製工具欄、利用兩條綫建立思考模式……

封麵立體設計，秒針上奔跑的小人體現齣爭分奪秒，在工作中與時間競賽

內容簡介

工作中常常需要製作電子文檔或電子錶格、處理郵件、傳遞信息、布置或接收工作、召開會議等，在此期間，能否做到使用快捷鍵、郵件分類、記住每件任務、做好會議準備和記錄等，就決定瞭你和快速工作者的差距。

-需要簡單匯報的事情，卻準備瞭10頁紙

-找領導簽字，去瞭三次他都不在

-重要的郵件，反復查看收件箱也沒找到

-開會一小時，纔發現會議內容與其中兩位與會者全然無關

……

你是否也齣現過上述情況？一次還是好幾次？這就是工作效率低的原因。大傢同在一個辦公區，工作速度卻參差不齊，那麼工作效率高的人在你沒看到的時候都做瞭些什麼呢？本書就將揭示他們的工作方法，以圖文並茂的形式講述75個訣竅，幫助你注意信息傳遞和輸入方式，掌握高效思考模式，杜絕泡沫時間，避免重復行為，實現快速工作。

作者簡介

木部智之。

畢業於橫濱國立大學大學院環境信息學府工程研究科，日本IBM高級項目經理。

2002年作為係統工程師進入IBM日本分公司，三年後成為項目經理。2006年，在開展項目當中與菲律賓人共事，這些菲律賓成員不僅掌握瞭流利的英語，對於日語等其他語言也運用自如，而且工作能力優秀，令作者深受觸動，開始反省自己能否算是國際化人纔。此後便開始探索作為能夠活躍在國際舞颱上的商務人士應該掌握的各種技能。

2009年，擔任公司高管。2010年被委任為公司*大規模的係統開發項目的負責人，曾前往中國大連赴任，現在依然擔任著此項目的負責人，領導著包括日本以及大連等地數百人的團隊。在項目團隊內部，作者開設瞭各種商務技巧的講座，培訓團隊成員。這些培訓內容在公司內部也獲得瞭好評。

目錄

序?言

第一章　有準備纔會高效

準備

01　遵守提高效率三原則

02　保證迅猛的起步速度

03　腳踏實地邁齣第一步

04　預測最耗時的環節

05　三次以上就要總結技巧

06　不要堅持完美主義

期限

07　齣現意外時如何應對？

08　獨自工作更需要確定期限

09　切忌深陷拖延的泥沼

第二章　讓高效快速成為習慣

文具

10　顛覆網格筆記本的使用常規

11　善用手賬

12　備一支可以“加速”的筆

13　零秒選好衣服的訣竅

郵件

14　每封郵件隻讀一遍

15　節省寫問候語的時間

16　按優先程度自動篩選郵件

17　掌握最快速的錄入順序

18　用好“未讀郵件”的標記

19　不讓滾動條齣現

資料

20　製作文檔前期要靠手寫

21　隨時存儲有用的資料

22　設計一個文檔製作的模闆

23　工具欄一定要“私人定製”

24　學會從打印的資料裏淘寶

快捷鍵

25　扔掉鼠標

26　必須牢記的六大快捷鍵

27　光標快速移動技巧

28　萬能的Alt鍵

電子錶格

29　你所不知道的電子錶格的威力

30　如何瞬間復製粘貼1000行

31　四大絕技讓你領略函數的魅力

32　加減乘除一步搞定

33　用驗算杜絕緻命錯誤

第三章　團隊速度是提速的保障

零等待

34　杜絕“泡沫時間”

35　凡事要當機立斷

36　如何攔住領導

37　迴復每一封郵件

38　瞭解團隊成員的反應速度

39　力爭“會上的問題會上解決”

40　學會發郵件提醒彆人聯係自己

41　共享郵件“24小時原則”

錶達方式

42　郵件內容不要超過一張A4紙

43　學會用圖說話

44　常備復印紙和彩筆

45　輸齣信息時要“量力而行”

布置工作

46　下屬的麻煩讓他們自己解決

47　理解截止日期的真正含義

48　設置檢查環節

49　啓發下屬自己解決問題

召開會議

50　閤理挑選與會者

51　規定好會議結束時間

52　錶達意見要使用白闆

53　不開沒有準備的會

54　不需要湊數的發言

第四章沒時間也要擠齣時間

碎片時間

55　使用傳統的低端手機

57　找準公交車中的最佳位置

58　公交車上坐不坐，全看當日計劃

59　隨身攜帶文具和筆記本

60　決定好付齣的底綫

聚焦當下

61　打造專屬自己的私人空間

62　不做權宜之計

63　不說自己很忙

64　文件與郵件的處理不過夜

第五章　掌握思考模式，加快思考速度

輸入模式

65　關注事實

66　要善於改變“視點”“視野”和“視角”

67　以最短的途徑觸及事物本質

68　善於提齣質疑

69　不要隻看絕對數字

70　堅持手寫

思維模式

71　不要漫無目的地思考

72　快速思維的思考模式（1）利用MECE分析法把握全貌

73　快速思維的思考模式（2）使用金字塔模式進行結構化分層

74　快速思維的思考模式（3）解決問題的思考模式

75　利用兩條綫建立思考模式

結　語

精彩書摘

乘坐電梯時，我們要摁兩個按鈕：到達樓層的數字按鈕和關門按鈕。那麼，你知道先按哪個按鈕會更快嗎？答案是關門按鈕。

統籌安排不同，工作效率也會發生變化。因此，統籌是工作安排中的重中之重。所謂統籌，簡而言之，就是以什麼順序推進工作。在我看來，最閤理的安排是遵循以下 6 個步驟。聽起來好像有點兒復雜，但是隻要記住一點：統籌的核心就是要提前預測最耗時的環節，餘下的就是圍繞這個環節安排先後次序。就如同我們剛剛提到的乘坐電梯的例子，讓電梯運行起來最花時間的是關門，因此應該先摁關門按鈕。

【步驟 1】確定工作目標

首先，我們需要確定工作目的，以及工作需要進行到什麼程度，這就是我們的目標。

【步驟 2】化整為零

所有的工作都是若乾道小工序的集閤。我們應該將一個完整的工作進程，閤理拆分成幾個部分來安排。

【步驟 3】確定每一步需要的時間

接下來就是要預測齣每個部分工作所需要花費的時間。在這個階段，對時間的估算不用十分精確，以 10 分鍾、一小時、半天這樣的單位估算即可。

【步驟 4】預測最耗時的環節

重點來瞭，你必須預測齣哪個環節會花費最多的時間，因為所有工作都需要圍繞這個環節有計劃地展開。

【步驟 5】清楚地認識各個工作環節之間的相互關係

每一個細小的工作之間都存在著相互依賴、互為因果、彼此關聯的關係。看清這一點，纔能決定怎樣安排順序，哪幾個環節可以同時推進。

【步驟 6】決定工作的先後順序

思考完步驟 1 到步驟 5，我們最後需要解決的是排序問題，也就是說設計齣最佳順序，以確保可以用最短的時間實現目標。統籌安排其實就像是在做拼圖，一定要將最耗時的環節作為中心，其他工作圍繞它開展。

這個統籌六步法也可以運用到生活之中。例如，在便利店結賬的時候，你可以試試用什麼順序最快。當你要買盒飯、瓶裝飲料和甜點時，“給盒飯加溫”是最耗時的，所以為瞭讓店員可以在第一時間把盒飯放到微波爐加熱，你應該把它放在購物籃的一側，並且將這一側麵嚮店員。這樣，對方就可以第一時間掃好盒飯的條碼並將其放入微波爐加熱。而在加熱完成前，店員可以繼續結算其他商品，而且還有時間完成支付、找零等環節。等到加熱完畢，你要做的就隻有拎上盒飯離開瞭。

如果你在生活中已經將統籌六步法運用自如，那麼在工作中一定也可以隨時下意識地實踐這個方法。

前言/序言

提高效率的訣竅隱藏得很深

我之所以動筆寫這本書，是因為我希望可以將提高工作效率的各種技能分享給大傢，讓

每一個人都能迅速掌握並運用。在我們身邊，有人每天加班加點卻還是做不完工作，這些是低效的人；有人成果顯著並且遊刃有餘，這些是高效的人。提高工作效率，是每一位職場人士的心願，但提高效率的技巧和訣竅，卻幾乎沒有共享的可能。究其原因，是因為雖然從結果上看，工作的快慢有目共睹，但是究竟是什麼造成瞭速度上的差距，其過程不得而知。因此，也就很難將其傳授他人，仿佛所有秘訣都藏在黑匣子裏麵。

以快捷鍵的使用為例，這是一個眾所周知的技巧，但你可能無法想象，工作效率高的人使用快捷鍵有多麼嫻熟。遺憾的是，一直以來，這類提高效率的細節大都不足為道。然而，雖然是否能夠熟練使用快捷鍵，落實到完成一個指令上相差不過數秒，但正是這樣的點滴纍，反映到結果上就會形成極大的差彆。

當一個人資曆漸長，身邊的人也就不便再對其指指點點，提醒他該如何提高工作效率。如此一來，所謂的行為模式和思考模式，也就停留在低效率的水平上，日復一日，全無長進。相反，工作效率高的人一直遵循著自己的技巧，卻以為這些都是理所應當，並沒有想過這些都是可以與他人分享的秘訣。於是，兩種類型的人差距變得越來越大。實際上，我以前也沒有意識到自己的做法和彆人有什麼不同，直到身邊同事驚訝地指齣：“咦，你原來是這樣做的呀！”聽得多瞭，我纔知道，自己在彆人眼裏是追求極速與高效的典範。當然，多年以來我都很有意識地在努力提高工作效率，隻不過在被明確指齣前，我以為其他人的做法和我並沒有太大區彆。知曉與否，實踐與否，結果大不相同。

我是一名IT（信息技術）工程師，自進入IBM（國際商業機器公司）日本分公司工作起，已有 14 年。我在公司裏幾乎一直參與係統開發的項目，目前在規模極大、難度係數極高的係統開發項目中擔任開發團隊的負責人，領導數百名來自日本及中國大連的工作人員。上任之初，無論是工作進展還是工作質量，開發團隊在項目組中都處於落後位置。但僅用瞭一年多的時間，我就讓它大變身，成為遙遙領先的團隊。當初接受這份工作時，團隊遠遠落後於項目進程。為瞭追上大傢，我不斷思考如何纔能最高效、最快速地齣成績。如果總是甘居末位，當然不可能有追上的一天。

至於我本人，每天從早到晚會議不斷，所以必須要做到能夠對幾百名團隊成員快速下達精準的指令，並且及時解決當天齣現的問題。為瞭提高自己和團隊成員的工作效率，我們運用瞭各種各樣的工作訣竅，團隊麵貌大有改觀。從進展到成果，我們都位居項目組首位。取得這樣的成果，可能有人認為我們采用瞭一係列常人無法仿效的、難以操作的方法。其實不然。我們隻是將很多普通的訣竅一點一滴地貫徹執行下來而已。就像所有工作效率高的人一樣，我們並沒有走什麼捷徑，隻是掌握瞭很多小訣竅，同時也摸索齣一些行之有效的方法。

如何避免麻煩？

本書要為大傢介紹一個難登大雅之堂的技巧——當你無法在規定時間內完成任務時該如何應對。“嚴守期限”“拒絕拖延”“不要被各種誘惑拖下水”，這些道理我們都懂，但是在實際操作中，隻靠漂亮話和大道理是行不通的。

其實，我和所有人一樣，都有意誌力薄弱的時候。一旦玩起遊戲也會通宵達旦，難以自拔。再多自黑幾句的話，我還是個特彆怕麻煩的人；每天早上能多在床上賴一分鍾就賴一分鍾；喜歡喝啤酒到失去理智，幾次想要戒掉都未能成功……這樣的我都能夠做到書中列舉的種種技巧，各位讀者大可放心實踐。

或許，正是因為害怕麻煩，我纔會一心想快速解決問題，搞定工作。不願意因為任何多餘的事情浪費一絲一毫的精力，這樣的念頭逼著我總結齣這樣一套工作方法。我知道，還有很多像我一樣的普通人，在自己平凡而辛苦的工作崗位上，為瞭做齣成績而努力奮鬥。衷心希望這本書能給你們帶去一點兒啓示和幫助。

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對加快工作有效果

不錯的書，值得與同事共同學習分享

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