电子文件管理--电子文件与证据保留 9787030254825 pdf epub mobi txt 电子书 下载 2025

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刘家真 著

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• 电子文件
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• 技术
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出版社： 科学出版社

ISBN：9787030254825

商品编码：29841832269

包装：平装

出版时间：2009-09-01

基本信息

书名：电子文件管理--电子文件与证据保留

定价：32.00元

作者：刘家真

出版社：科学出版社

出版日期：2009-09-01

ISBN：9787030254825

字数：

页码：

版次：1

装帧：平装

开本：16开

商品重量：0.522kg

编辑推荐

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内容提要

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本书围绕电子文件生命周期，紧密联系理论与实践，论述了办公自动化系统及其他网络环境中的电子文件管理，并重点论述需要长期保存的电子文件的管理策略与技术解决方案。深入浅出地论述了电子文件管理的基本理论与基本方法，特别是如何创建合格的业务管理系统与文件管理系统，如何保留重要数据并长期保证其价值完整，以及文件管理的工具开发等。本书特别注意吸收外成熟的理论与专业经验，使其可能用于指导我国电子文件管理的实践，例如电子文件管理系统的功能需求、元数据的创建与质量管理等。本书还引用了大量标准、法规与实例。
本书配有“电子文件管理实例剖析”多媒体光盘，特别适于电子管理的系统开发。本书适合高等院校用于教学工作，也适合IT公司用于系统设计参考以及文件管理人员用作方法指导。

目录

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作者介绍

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刘家真，武汉大学信息管理学院/政治与公共管理学院博士生导师，教授；国家精品课程“电子文件管理”的负责人。主持国家自然科学基金3项，与企业及合作项目8项。主编学术著作13部，其中与电子文件与电子政务相关的有：《中外电子政务研究案例》（高等教育出版社，2008

文摘

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序言

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《电子文件管理——电子文件与证据保留》 引言 在数字化浪潮席卷全球的今天，电子文件已渗透到我们工作和生活的方方面面。从日常的电子邮件、合同协议，到重要的财务记录、项目文档，再到法律诉讼中的关键证据，电子文件的存在和管理变得尤为关键。然而，伴随电子文件数量的爆炸式增长，如何有效地组织、存储、检索、保护和利用这些信息，以及如何在电子形式下确保其作为证据的有效性和可靠性，成为了一个不容忽视的挑战。 《电子文件管理——电子文件与证据保留》一书，正是基于这一时代背景，深入剖析了电子文件管理的复杂性，并着重探讨了在法律、商业和技术等多个维度下，如何实现对电子文件的科学管理与有效证据保留。本书旨在为各类组织和个人提供一套系统、全面、实用的电子文件管理解决方案，帮助读者理解电子文件管理的本质，掌握关键技术与策略，从而在瞬息万变的数字环境中，应对挑战，抓住机遇。 第一部分：电子文件管理的基石 第一章 电子文件的概念与特征 本章将首先厘清“电子文件”这一核心概念。我们将探讨电子文件的定义，包括其构成要素（如内容、元数据、格式等），并分析其与传统纸质文件的根本区别。电子文件的主要特征，如易复制性、易篡改性、时效性、非物理载体性等，将被详细阐述。这些特征决定了电子文件管理与传统文件管理在理念、方法和技术上的差异，也为后续章节的论述奠定了基础。 第二章 电子文件管理的必要性与重要性 随着信息时代的深入，电子文件管理的重要性日益凸显。本章将从多个角度深入分析电子文件管理的核心价值。 提升工作效率与协同能力： 规范的电子文件管理体系能够实现信息的快速查找、共享和流转，打破信息孤岛，促进团队协作，显著提升整体工作效率。 保障信息安全与隐私： 电子文件包含大量敏感信息，如客户数据、商业秘密、个人隐私等。有效的管理能够防止信息泄露、丢失或被非法访问，保障组织和个人的信息安全。 满足合规性要求与法律法规： 许多行业和国家都有严格的电子文件保存和管理规定。本书将探讨相关的法律法规，帮助读者理解合规管理的必要性，避免因违规操作而面临的法律风险。 支持决策制定与知识传承： 结构化的电子文件数据库是企业知识资产的重要组成部分。科学管理能够为管理者提供可靠的数据支持，辅助决策，同时有助于企业知识的积累和传承。 降低运营成本： 相较于传统的纸质文件管理，电子文件管理在存储空间、检索效率、复制成本等方面具有显著优势，能够有效降低企业的运营成本。 第三章 电子文件生命周期管理 理解电子文件的生命周期是实施有效管理的关键。本章将围绕电子文件的“生成、获取、使用、存储、归档、销毁”等各个阶段，逐一展开分析。 生成与获取： 探讨电子文件的创建方式，包括文档编辑、扫描、数据采集等，以及不同来源电子文件的规范化处理。 使用与共享： 分析电子文件在日常工作中的流转、检索、编辑、审批等过程，强调版本控制、权限管理和协同编辑的重要性。 存储与归档： 深入研究电子文件的存储介质、存储策略、存储结构，以及长期保存、备份与恢复机制。 销毁与处置： 探讨在电子文件生命周期结束时，如何进行安全、合规的销毁，以保护敏感信息不被泄露。 第二部分：电子文件证据保留的关键技术与策略 第四章 电子证据的法律属性与认定 电子证据在法律诉讼中扮演着越来越重要的角色。本章将深入探讨电子证据的法律属性，分析其在证据链中的地位和作用。 电子证据的法律定义： 探讨各国法律体系中对电子证据的定义和范畴。 电子证据的可采性： 分析在司法实践中，电子证据需要满足哪些条件才能被法院采纳，例如真实性、关联性、合法性等。 电子证据的证明力： 探讨影响电子证据证明力的因素，如证据的来源、获取方式、保存状态、完整性等。 电子证据的鉴别与对抗： 分析如何识别伪造、篡改的电子证据，以及如何应对对方提出的质疑。 第五章 电子文件的真实性与完整性保障 确保电子文件的真实性和完整性是其作为证据的首要前提。本章将介绍多种技术手段和管理措施。 哈希算法（Hash Algorithm）： 详细介绍哈希算法在生成文件指纹、验证文件完整性方面的作用，以及MD5、SHA-1、SHA-256等常用算法的特点和应用。 数字签名（Digital Signature）： 阐述数字签名如何利用公钥加密技术，为电子文件提供身份认证、完整性验证和防篡改功能。 时间戳（Timestamp）： 解释时间戳服务如何为电子文件提供一个不可篡改的、可信的时间证明，证明文件在某个特定时间点已存在。 加密技术（Encryption Technology）： 探讨对称加密和非对称加密在保护电子文件机密性方面的应用。 日志记录与审计追踪： 强调建立详细的日志记录系统，追踪电子文件的所有操作痕迹，为事后审计和证据固定提供依据。 第六章 电子文件的证据固化与保全 当电子文件可能成为法律证据时，对其进行有效的固化和保全至关重要。本章将介绍具体的策略和方法。 证据收集的规范化： 强调在收集电子证据时，遵循“原始证据优先”、“链式证据”等原则，确保证据链的完整性和连续性。 证据存储的安全性： 探讨专门的证据保全存储系统，要求其具备高安全性和不可篡改性。 电子证据的格式化与封装： 分析如何将电子文件以适合法律程序的形式进行格式化和封装，以便于提交和审查。 电子证据的第三方认证： 介绍电子证据认证机构的作用，以及通过第三方认证提升证据的可信度。 应对电子证据失效的风险： 探讨因技术故障、人为错误或时间流逝导致的电子证据失效风险，并提出相应的预防和补救措施。 第三部分：电子文件管理的系统化建设与实践 第七章 电子文件管理系统的设计与实施 一个完善的电子文件管理系统是实现科学管理和有效证据保留的基础。本章将指导读者如何进行系统的设计与实施。 需求分析与功能规划： 明确组织在电子文件管理方面的具体需求，确定系统的核心功能模块，如文档创建、检索、版本控制、权限管理、工作流程、安全审计等。 技术选型与架构设计： 探讨不同类型的电子文件管理系统（如ECM、DMS、RMS等），以及系统的技术架构选择，如云端部署、本地部署等。 系统实施的流程与步骤： 详细阐述系统部署、配置、数据迁移、用户培训等实施环节。 系统集成与扩展性： 考虑系统与其他业务系统的集成，以及系统的未来扩展性。 第八章 电子文件管理的组织与制度保障 技术固然重要，但有效的组织架构和完善的制度保障更是电子文件管理成功的关键。 明确的责任主体： 设立专门的电子文件管理部门或岗位，明确各级人员的职责。 制定管理规范与流程： 建立详细的电子文件分类、命名、存储、检索、借阅、销毁等管理规定。 完善的权限控制机制： 建立精细化的用户权限管理体系，确保不同用户只能访问和操作其权限范围内的文件。 定期的审计与评估： 对电子文件管理系统的运行情况进行定期审计，评估管理效果，及时发现和解决问题。 持续的培训与意识提升： 定期对员工进行电子文件管理和证据保留相关的培训，提升全员的安全意识和合规意识。 第九章 行业应用与未来展望 本章将结合不同行业（如金融、医疗、政府、法律等）的实际应用案例，展示电子文件管理在特定领域的挑战与机遇。 金融行业： 关注交易记录、客户信息、合规性文件的管理与证据保留。 医疗行业： 探讨电子病历、影像资料、研究数据的安全存储与隐私保护。 政府部门： 分析政务公开、档案管理、信息安全等方面的电子文件管理需求。 法律行业： 强调案件资料、证据交换、电子存证在诉讼中的关键作用。 最后，本章将展望电子文件管理和证据保留的未来发展趋势，包括人工智能在文件识别、分类、智能检索中的应用，区块链技术在证据防篡改领域的潜力，以及日益严格的法律法规对电子文件管理提出的更高要求。 结论 《电子文件管理——电子文件与证据保留》一书，旨在为读者提供一个全面、深入的视角，理解和掌握电子文件管理的精髓，以及如何在复杂的数字环境中，有效地进行证据保留。通过学习本书，读者将能够建立起一套科学、安全、合规的电子文件管理体系，从而在信息时代，自信地应对各种挑战，保障自身及组织的合法权益。无论是企业管理者、IT专业人士，还是法律从业者，抑或是关注信息安全和证据保护的个人，本书都将是您不可或缺的参考指南。

评分☆☆☆☆☆

在阅读过程中，我时不时会联想到自己单位的具体工作场景。比如，在处理合同审批时，涉及到的电子合同、签字记录、沟通邮件等，如何才能确保它们在未来能够作为有效的证据？在进行项目开发时，产生的源代码、设计文档、测试报告等，如何才能安全地保存并证明其原创性？这本书提供了一些非常好的思路，例如建立统一的电子文件存储库，设定严格的访问权限，以及对关键文件的操作进行日志记录。这些建议都很具操作性，我已经在思考如何将其融入到我们单位的实际流程中。

评分☆☆☆☆☆

这本书在概念的界定上做得非常到位。它不仅仅停留在“什么是电子文件”的层面，而是深入探讨了电子文件的生命周期，从产生、使用、归档到最终销毁的每一个环节。这对于我们理解电子文件管理的整体框架非常有帮助。特别是关于“证据保留”的章节，作者并没有空泛地讲道理，而是从证据的“真实性”、“完整性”、“关联性”等角度进行了细致的剖析，并提出了一系列具体的保障措施。例如，对于文件的来源、形成过程、存储介质、访问记录等都提出了详细的要求，这让我对如何有效地收集、固定和保存电子证据有了更清晰的认识。

评分☆☆☆☆☆

翻开书页，扑面而来的是一种严谨而又实用的气息。作者在开篇就强调了电子文件在现代社会中的重要性，以及其“易逝性”和“易篡改性”所带来的风险。这一点我深有体会，很多时候，我们以为把文件保存在电脑里就万无一失了，殊不知一次病毒攻击、一次硬件故障，或者一次不经意的误删除，都可能导致重要的信息付之东流。而关于证据保留的部分，更是触及到了法律和合规的敏感神经。在当前的商业环境中，任何一个疏忽都可能带来巨大的法律风险，无论是涉及知识产权纠纷，还是劳动争议，或者是合同履行中的争议，电子证据的有效性往往是判断是非的关键。

评分☆☆☆☆☆

关于电子文件的证据保留，本书还触及到了一个非常关键的问题，那就是“合法性”。很多时候，我们为了方便，可能会采用一些不规范的电子签名方式，或者通过非正式的渠道获取电子证据。作者提醒我们，在收集和使用电子证据时，必须严格遵守相关的法律法规，确保其合法性。比如，对于电子签名的要求，数据的收集方式，以及隐私保护等都有明确的规定。这本书提供的法律合规性方面的指引，对于我们规避法律风险非常有帮助。

评分☆☆☆☆☆

给我留下深刻印象的还有书中关于电子文件归档的论述。很多单位在电子文件管理方面都存在“重使用，轻归档”的现象。文件用完了就随意堆放在电脑里，或者按照自己的习惯命名，导致文件杂乱无章，难以查找。而当需要进行历史查询或者审计时，往往是一团乱麻。这本书则强调了建立科学的归档体系的重要性，包括统一的分类标准、命名规范、存储介质选择，以及长期保存策略。这些内容对于提升我们单位的档案管理水平非常有价值，能够帮助我们建立起一个有序、高效的电子文件存储系统。

评分☆☆☆☆☆

对于想要深入了解电子文件管理，特别是如何确保其在法律层面的有效性，这本书无疑提供了一个非常好的起点。它不仅仅是告诉我们“该做什么”，更重要的是解释了“为什么该这么做”，以及“怎么做才能做得更好”。我个人认为，这本书的价值在于它能够帮助读者构建一个完整的知识体系，从而能够更自信、更从容地应对各种复杂的电子文件管理和证据保留的挑战。对于任何一个在信息化浪潮中前行的组织，这本书都是一份不可或缺的参考。

评分☆☆☆☆☆

我特别欣赏的是书中对于“证据链”的阐释。过去，我们可能只知道保存好文件本身，但对于如何形成一条完整、连续、可追溯的证据链，却知之甚少。作者通过大量的案例分析，生动地展示了证据链的重要性，以及在法律实践中，一条完整的证据链是如何为己方争取到有利判决的。这本书提供了一些构建证据链的实用技巧，比如利用时间戳、数字签名、日志审计等技术手段，以及规范化的工作流程和操作记录。这些内容对于我们日常的工作非常有指导意义，也让我意识到，电子文件管理不仅仅是技术问题，更是一个系统工程。

评分☆☆☆☆☆

拿到这本书，其实是源于一次偶然的机会。我所在的单位正在推行一系列的数字化转型，其中一个非常重要的环节就是电子文件的管理和归档。在此之前，我们单位对电子文件的处理方式还停留在比较粗放的阶段，很多重要的电子数据缺乏规范的保存和检索机制，更不用说应对可能出现的法律诉讼方面的证据保留了。市面上关于电子文件管理的书籍其实不少，但很多都过于侧重技术层面，或者过于理论化，读起来总觉得与实际工作脱节。我一直希望找到一本既能讲清楚理论基础，又能提供切实可行操作指南的书籍。当我看到这本书的标题，特别是“电子文件与证据保留”这几个字，我眼前一亮，觉得这可能正是我一直在寻找的那一本。

评分☆☆☆☆☆

总的来说，这本书给我的感觉是专业、全面且实用。它不仅仅是一本关于电子文件管理的教科书，更是一本指导实践的操作手册。作者将复杂的理论知识和实际操作技巧有机地结合在一起，让读者能够深刻理解电子文件管理和证据保留的重要性，并掌握行之有效的方法。我相信，这本书将对任何一个致力于提升电子文件管理水平、防范法律风险的个人或组织，都具有极高的参考价值。它所提供的知识和方法，能够帮助我们更好地应对数字化时代的挑战。

评分☆☆☆☆☆

作者对于电子文件管理中可能出现的各种风险的预警也非常及时和到位。除了技术层面的风险，比如病毒、黑客攻击、硬件故障等，书中还提到了人为因素，比如员工的误操作、恶意删除、信息泄露等。对于这些风险，作者都提出了相应的防范措施。比如，建立完善的备份和恢复机制，实施严格的权限管理，以及加强员工的培训和安全意识教育。这些内容让我意识到，电子文件管理是一个全方位的体系，需要从技术、制度、人员等多个维度进行综合考虑。