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內容簡介

　　《辦公室事務管理/高校秘書學專業係列教材》根據近年來秘書辦公室管理工作的需要，圍繞秘書在辦公室事務管理方方麵麵的工作展開論述，匯集瞭秘書的基礎工作，即辦公室事務管理的基本內容。全書包括緒論、辦公室環境、常規辦公室工作、辦公用品管理、辦公效率及時間管理、辦公室信息資源管理和檔案管理等。

作者簡介

　　　　趙雪靜，女，1963年10月齣生於河北省唐山市。1985年6月畢業於河北師範大學漢語言文學專業，文學學士，副教授。

目錄

前言

第一章 辦公室與辦公室事務
第一節 辦公室概述
第二節 辦公室事務
第三節 辦公室管理

第二章 辦公室團隊管理
第一節 辦公室團隊的職業素養
第二節 辦公室團隊的構成與崗位職責
第三節 辦公室團隊管理

第三章 辦公室環境管理
第一節 辦公環境管理概述
第二節 辦公環境布局
第三節 辦公環境建設
第四節 辦公環境“5S”管理

第四章 辦公用品管理
第一節 辦公用品的界定
第二節 辦公用品的采購
第三節 辦公用品的保管
第四節 辦公用品的使用

第五章 辦公室時間管理
第一節 時間管理概述
第二節 領導時間輔助管理
第三節 秘書自我時間管理

第六章 辦公室信息資源管理
第一節 辦公室信息基礎
第二節 信息資源的獲取
第三節 信息資源的管理

第七章 輔助人力資源管理
第一節 員工招聘
第二節 員工入職離職手續的辦理
第三節 新員工培訓

第八章 辦公室常規工作
第一節 電話接打和網絡在綫溝通
第二節 郵件處理和公文處理
第三節 印信管理和名片管理
第四節 車輛管理

第九章 辦公室接待工作
第一節 接待工作的任務和方法
第二節 客戶投訴接待
第三節 辦公室外事接待

第十章 辦公室會議安排
第一節 辦公室會議類彆
第二節 辦公室會議組織
第三節 會議室及會議費管理

第十一章 辦公室安全管理
第一節 辦公室安全工作
第二節 辦公室值班工作
第三節 辦公室保密工作

第十二章 公務齣差安排
第一節 國內公務齣差
第二節 國外公務齣差

第十三章 辦公自動化（OA）係統
第一節 辦公自動化係統概述
第二節 辦公自動化係統操作

參考文獻

精彩書摘

　　《辦公室事務管理/高校秘書學專業係列教材》：
　　（1）外部招聘渠道
　　人纔交流中心和人纔招聘會我國很多城市都設有專門的人纔交流服務機構，常年為企事業用人單位提供服務。人纔交流中心一般建有人纔資料庫，可以很方便地在資料庫中查詢條件基本相符的人纔資料。通過人纔交流中心選擇人員，有針對性強、費用低廉等優點。人纔交流中心或其他人纔交流服務機構每年都要舉辦多場人纔招聘會，招聘者和應聘者可以直接進行接洽和交流。招聘會的最大特點是應聘者集中，用人單位的選擇餘地較大，費用也比較閤理，而且還可以起到很好的企業宣傳作用。
　　媒體廣告通過報紙雜誌、廣播電視等媒體進行廣告宣傳，嚮公眾傳達招聘信息，覆蓋麵廣、速度快。相比而言，在報紙、電視中刊登招聘廣告費用較大，但容易醒目地體現組織形象；很多廣播電颱都闢有人纔交流節目，播齣招聘廣告的費用較少，但效果也比報紙、電視廣告差一些。媒體廣告招聘的優點是：信息傳播範圍廣、速度快、應聘人員數量大、層次豐富，組織的選擇餘地大，組織可以招聘到素質較高的員工。媒體廣告招聘的缺點是：招聘時間較長；廣告費用較高；要花費較多的時間進行篩選。
　　網上招聘網上招聘具有費用低、覆蓋麵廣、時間周期長、聯係快捷方便等優點。將招聘廣告張貼在自己的網站上，或者張貼在某些網站上，也可以在一些專門的招聘網站上發布信息。網絡招聘由於信息傳播範圍廣、速度快、成本低、供需雙方選擇餘地大，且不受時間、空間的限製，因而被廣泛采用。當然也存在一定的缺點，比如容易魚目混珠，篩選手續煩雜，以及對高級人纔的招聘較為睏難等等。招聘網絡有前程無憂人纔網、智聯招聘、58同城、趕集網、中華英纔網、百姓網、快點8網、駐馬店人纔網、百纔招聘、百伯網等。
　　校園招聘學校是人纔高度集中的地方，是組織獲取人力資源的重要源泉。對於大專院校應屆畢業生招聘，可以選擇在校園直接進行。包括在學校舉辦的畢業生招聘會、招聘張貼、招聘講座和畢業生就業辦公室推薦等。學校招聘的優勢是可以在校園中招聘到大量的高素質人纔。大學畢業生雖然經驗較為欠缺，但是具備巨大的發展潛力；大學生思想較為活躍，可以給組織帶來一些新的管理理念和新的技術，有利於組織的長遠發展。學校招聘也存在明顯的不足之處，學校畢業生普遍缺少實際經驗，組織需要用較長的時間對其進行培訓；新招聘的大學畢業生無法滿足組織即時的用人需要，要經過一段較長的相互適應期；招聘所費時間較多，成本也相對較高；在大學中招聘的員工到崗率較低，而且經過一段時間後，離職率較高。
　　人纔獵取是指藉助“獵頭”公司獲取組織所需人纔的招聘形式。“獵頭”公司是一種專門為雇主“獵取”高級人纔和尖端人纔的職業中介機構。
　　員工推薦通過內部員工推薦人選，也是組織招聘的一種重要形式。
　　招聘洽談會人纔交流中心或者其他人纔機構中心，每年都會舉辦多場招聘洽談會。在洽談會中，用人單位可以和應聘者直接進行接洽和交流，節省雙方的時間。隨著人纔市場的日益完善，洽談會呈現齣嚮專業方嚮發展的趨勢。例如有高級人纔洽談會、應屆畢業生雙選會、信息技術人纔交流會等。
　　（2）內部選聘渠道
　　將招聘信息公布給組織內部員工，員工自己可以來參加應聘，此外還有崗位輪換和返聘。
　　內部渠道招聘有許多優點：選任時間較為充裕，瞭解全麵，能做到用其所長，避其所短；內部員工對組織情況較為熟悉，瞭解與適應工作的過程會大大縮短，上任後能很快進入角色；內部提升給每個人帶來希望，有利於鼓舞士氣，提高工作熱情，調動員工的積極性，激發他們的上進心。通過內部渠道招聘也有其缺陷，錶現為：容易造成“近親繁殖”，老員工有老的思維定勢，不利於創新，而創新是組織發展的動力；容易在組織內部形成錯綜復雜的關係網，任人唯親、拉幫結派，給公平、閤理、科學的管理帶來睏難；內部備選對象範圍狹窄，隻能從現有員工中選擇。
　　與內部選聘相比，外部招聘有很多優點：來源廣泛，選擇空間大，特彆是在組織初創和快速發展時期，更需要從外部大量招聘各類員工；可以避免“近親繁殖”，能給組織帶來新鮮空氣和活力，有利於組織創新和管理革新。此外，人員新近加入組織，與其他人沒有曆史上的個人恩怨關係，從而在工作中可以較少顧忌復雜的人情網絡。同時，為瞭使新進員工能夠盡快適應崗位需要，可以有針對性地要求應聘者有一定的學曆和工作經驗，從而節省在培訓方麵所耗費的時間和費用。
　　當然外部招聘相對內部選聘也有自己的缺點：難以準確判斷應聘者的實際工作能力；容易造成對內部員工的打擊；招聘成本相對較高。
　　（三）招聘的崗位、要求及其所需人員數量
　　一般來說組織需要招聘的崗位空缺，包括數量和質量兩個方麵。辦公室應該掌握組織的人力資源規劃，對組織所需人員的崗位、工作要求及數量有清楚地認識，為招聘提供“量”的依據，從而確定配備、補充或晉升的規模。對所招聘崗位的要求進行分析，主要包括該崗位的職責、工作任務、工作關係等，以及什麼樣素質的人纔能勝任這一崗位，即任職資格，為招聘提供“質”的要求。
　　……

前言/序言

　　每一個組織都需要一個綜閤性辦事機構來參與政務、協調事務、做好服務，這個機構就是辦公室。隨著時代的迅猛發展和信息技術的日新月異，辦公室這一特殊領域的管理也日趨重要和復雜。如何更好地提供服務，不讓“中樞”成為“梗阻”，確保各項工作政令暢通、高效運轉，溝通上下、聯係左右，維護組織正常運行，展示組織良好形象，是擺在我們麵前的重要課題。
　　辦公室事務韆頭萬緒，從美化、維護辦公環境到使用辦公室設備，從安排上司行程到接待來客來訪，從收發各類文件到搜集信息資源，無一樁屬小事，無一件可疏忽。辦公室工作韆辛萬苦，時時“白+黑”，常年“5+2”，任何微小的紕漏，都可能釀成大的失誤，稍有不慎或不當都會影響整體甚至全局工作。對辦公室事務進行有效管理，纔能保證辦公室及各部門的業務有序、順利地開展，也纔能保證組織最高目標的最終達成。
　　本書編寫麵嚮高校學生，針對職場現實，夯實辦公室事務管理理論，強化辦公室事務管理實踐，以學生為主體，將知識與技能進行閤理安排，既強調理論的高度，又注重實踐的力度。為使理論闡釋深刻、項目訓練到位，本書從案例導入入手，展示秘書應具備的辦公室事務管理的知識和技能，即每章按照“案例導入——理論知識——思考題——案例分析——實踐活動”依次展開，將理論教學與學生實訓結閤起來，以理論指導實踐，以實踐反觀理論。
　　按照總主編“三明確一完整”，即“基本概念明確、研究對象明確、課程界限明確、體係基本完整”的要求，本冊主編趙雪靜提齣本書的總體思路、撰寫體例及要求，副主編張宇紅、強月霞進行瞭必要的修改、補充和完善。趙雪靜、強月霞負責全書最後的通稿、審校工作。
　　各章執筆分工如下：
　　第一章強月霞趙雪靜
　　第二、四、六章程林盛
　　第三、十一章趙雪靜
　　第五、八、十二章張宇紅
　　第七章趙蕾
　　第九、十章郝江波
　　第十三章孫傑
　　在本書編寫過程中，我們參閱瞭大量的文獻資料，廣泛吸收、藉鑒，包括適當引用已有的科研成果，並盡其所能在注釋和書後列齣，但難免有所遺漏。在此錶示誠摯的敬意和謝忱。同時感謝中國北車唐山軌道客車有限公司辦公室主任李文軍先生在體例思路、總體框架構建中所提齣的建設性意見。
　　雖然我們付齣瞭努力，但因編寫者水平有限，不盡如人意之處在所難免，敬請各位方傢指正。
　　編者

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