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内容简介

　　《办公室事务管理/高校秘书学专业系列教材》根据近年来秘书办公室管理工作的需要，围绕秘书在办公室事务管理方方面面的工作展开论述，汇集了秘书的基础工作，即办公室事务管理的基本内容。全书包括绪论、办公室环境、常规办公室工作、办公用品管理、办公效率及时间管理、办公室信息资源管理和档案管理等。

作者简介

　　　　赵雪静，女，1963年10月出生于河北省唐山市。1985年6月毕业于河北师范大学汉语言文学专业，文学学士，副教授。

目录

前言

第一章 办公室与办公室事务
第一节 办公室概述
第二节 办公室事务
第三节 办公室管理

第二章 办公室团队管理
第一节 办公室团队的职业素养
第二节 办公室团队的构成与岗位职责
第三节 办公室团队管理

第三章 办公室环境管理
第一节 办公环境管理概述
第二节 办公环境布局
第三节 办公环境建设
第四节 办公环境“5S”管理

第四章 办公用品管理
第一节 办公用品的界定
第二节 办公用品的采购
第三节 办公用品的保管
第四节 办公用品的使用

第五章 办公室时间管理
第一节 时间管理概述
第二节 领导时间辅助管理
第三节 秘书自我时间管理

第六章 办公室信息资源管理
第一节 办公室信息基础
第二节 信息资源的获取
第三节 信息资源的管理

第七章 辅助人力资源管理
第一节 员工招聘
第二节 员工入职离职手续的办理
第三节 新员工培训

第八章 办公室常规工作
第一节 电话接打和网络在线沟通
第二节 邮件处理和公文处理
第三节 印信管理和名片管理
第四节 车辆管理

第九章 办公室接待工作
第一节 接待工作的任务和方法
第二节 客户投诉接待
第三节 办公室外事接待

第十章 办公室会议安排
第一节 办公室会议类别
第二节 办公室会议组织
第三节 会议室及会议费管理

第十一章 办公室安全管理
第一节 办公室安全工作
第二节 办公室值班工作
第三节 办公室保密工作

第十二章 公务出差安排
第一节 国内公务出差
第二节 国外公务出差

第十三章 办公自动化（OA）系统
第一节 办公自动化系统概述
第二节 办公自动化系统操作

参考文献

精彩书摘

　　《办公室事务管理/高校秘书学专业系列教材》：
　　（1）外部招聘渠道
　　人才交流中心和人才招聘会我国很多城市都设有专门的人才交流服务机构，常年为企事业用人单位提供服务。人才交流中心一般建有人才资料库，可以很方便地在资料库中查询条件基本相符的人才资料。通过人才交流中心选择人员，有针对性强、费用低廉等优点。人才交流中心或其他人才交流服务机构每年都要举办多场人才招聘会，招聘者和应聘者可以直接进行接洽和交流。招聘会的最大特点是应聘者集中，用人单位的选择余地较大，费用也比较合理，而且还可以起到很好的企业宣传作用。
　　媒体广告通过报纸杂志、广播电视等媒体进行广告宣传，向公众传达招聘信息，覆盖面广、速度快。相比而言，在报纸、电视中刊登招聘广告费用较大，但容易醒目地体现组织形象；很多广播电台都辟有人才交流节目，播出招聘广告的费用较少，但效果也比报纸、电视广告差一些。媒体广告招聘的优点是：信息传播范围广、速度快、应聘人员数量大、层次丰富，组织的选择余地大，组织可以招聘到素质较高的员工。媒体广告招聘的缺点是：招聘时间较长；广告费用较高；要花费较多的时间进行筛选。
　　网上招聘网上招聘具有费用低、覆盖面广、时间周期长、联系快捷方便等优点。将招聘广告张贴在自己的网站上，或者张贴在某些网站上，也可以在一些专门的招聘网站上发布信息。网络招聘由于信息传播范围广、速度快、成本低、供需双方选择余地大，且不受时间、空间的限制，因而被广泛采用。当然也存在一定的缺点，比如容易鱼目混珠，筛选手续烦杂，以及对高级人才的招聘较为困难等等。招聘网络有前程无忧人才网、智联招聘、58同城、赶集网、中华英才网、百姓网、快点8网、驻马店人才网、百才招聘、百伯网等。
　　校园招聘学校是人才高度集中的地方，是组织获取人力资源的重要源泉。对于大专院校应届毕业生招聘，可以选择在校园直接进行。包括在学校举办的毕业生招聘会、招聘张贴、招聘讲座和毕业生就业办公室推荐等。学校招聘的优势是可以在校园中招聘到大量的高素质人才。大学毕业生虽然经验较为欠缺，但是具备巨大的发展潜力；大学生思想较为活跃，可以给组织带来一些新的管理理念和新的技术，有利于组织的长远发展。学校招聘也存在明显的不足之处，学校毕业生普遍缺少实际经验，组织需要用较长的时间对其进行培训；新招聘的大学毕业生无法满足组织即时的用人需要，要经过一段较长的相互适应期；招聘所费时间较多，成本也相对较高；在大学中招聘的员工到岗率较低，而且经过一段时间后，离职率较高。
　　人才猎取是指借助“猎头”公司获取组织所需人才的招聘形式。“猎头”公司是一种专门为雇主“猎取”高级人才和尖端人才的职业中介机构。
　　员工推荐通过内部员工推荐人选，也是组织招聘的一种重要形式。
　　招聘洽谈会人才交流中心或者其他人才机构中心，每年都会举办多场招聘洽谈会。在洽谈会中，用人单位可以和应聘者直接进行接洽和交流，节省双方的时间。随着人才市场的日益完善，洽谈会呈现出向专业方向发展的趋势。例如有高级人才洽谈会、应届毕业生双选会、信息技术人才交流会等。
　　（2）内部选聘渠道
　　将招聘信息公布给组织内部员工，员工自己可以来参加应聘，此外还有岗位轮换和返聘。
　　内部渠道招聘有许多优点：选任时间较为充裕，了解全面，能做到用其所长，避其所短；内部员工对组织情况较为熟悉，了解与适应工作的过程会大大缩短，上任后能很快进入角色；内部提升给每个人带来希望，有利于鼓舞士气，提高工作热情，调动员工的积极性，激发他们的上进心。通过内部渠道招聘也有其缺陷，表现为：容易造成“近亲繁殖”，老员工有老的思维定势，不利于创新，而创新是组织发展的动力；容易在组织内部形成错综复杂的关系网，任人唯亲、拉帮结派，给公平、合理、科学的管理带来困难；内部备选对象范围狭窄，只能从现有员工中选择。
　　与内部选聘相比，外部招聘有很多优点：来源广泛，选择空间大，特别是在组织初创和快速发展时期，更需要从外部大量招聘各类员工；可以避免“近亲繁殖”，能给组织带来新鲜空气和活力，有利于组织创新和管理革新。此外，人员新近加入组织，与其他人没有历史上的个人恩怨关系，从而在工作中可以较少顾忌复杂的人情网络。同时，为了使新进员工能够尽快适应岗位需要，可以有针对性地要求应聘者有一定的学历和工作经验，从而节省在培训方面所耗费的时间和费用。
　　当然外部招聘相对内部选聘也有自己的缺点：难以准确判断应聘者的实际工作能力；容易造成对内部员工的打击；招聘成本相对较高。
　　（三）招聘的岗位、要求及其所需人员数量
　　一般来说组织需要招聘的岗位空缺，包括数量和质量两个方面。办公室应该掌握组织的人力资源规划，对组织所需人员的岗位、工作要求及数量有清楚地认识，为招聘提供“量”的依据，从而确定配备、补充或晋升的规模。对所招聘岗位的要求进行分析，主要包括该岗位的职责、工作任务、工作关系等，以及什么样素质的人才能胜任这一岗位，即任职资格，为招聘提供“质”的要求。
　　……

前言/序言

　　每一个组织都需要一个综合性办事机构来参与政务、协调事务、做好服务，这个机构就是办公室。随着时代的迅猛发展和信息技术的日新月异，办公室这一特殊领域的管理也日趋重要和复杂。如何更好地提供服务，不让“中枢”成为“梗阻”，确保各项工作政令畅通、高效运转，沟通上下、联系左右，维护组织正常运行，展示组织良好形象，是摆在我们面前的重要课题。
　　办公室事务千头万绪，从美化、维护办公环境到使用办公室设备，从安排上司行程到接待来客来访，从收发各类文件到搜集信息资源，无一桩属小事，无一件可疏忽。办公室工作千辛万苦，时时“白+黑”，常年“5+2”，任何微小的纰漏，都可能酿成大的失误，稍有不慎或不当都会影响整体甚至全局工作。对办公室事务进行有效管理，才能保证办公室及各部门的业务有序、顺利地开展，也才能保证组织最高目标的最终达成。
　　本书编写面向高校学生，针对职场现实，夯实办公室事务管理理论，强化办公室事务管理实践，以学生为主体，将知识与技能进行合理安排，既强调理论的高度，又注重实践的力度。为使理论阐释深刻、项目训练到位，本书从案例导入入手，展示秘书应具备的办公室事务管理的知识和技能，即每章按照“案例导入——理论知识——思考题——案例分析——实践活动”依次展开，将理论教学与学生实训结合起来，以理论指导实践，以实践反观理论。
　　按照总主编“三明确一完整”，即“基本概念明确、研究对象明确、课程界限明确、体系基本完整”的要求，本册主编赵雪静提出本书的总体思路、撰写体例及要求，副主编张宇红、强月霞进行了必要的修改、补充和完善。赵雪静、强月霞负责全书最后的通稿、审校工作。
　　各章执笔分工如下：
　　第一章强月霞赵雪静
　　第二、四、六章程林盛
　　第三、十一章赵雪静
　　第五、八、十二章张宇红
　　第七章赵蕾
　　第九、十章郝江波
　　第十三章孙杰
　　在本书编写过程中，我们参阅了大量的文献资料，广泛吸收、借鉴，包括适当引用已有的科研成果，并尽其所能在注释和书后列出，但难免有所遗漏。在此表示诚挚的敬意和谢忱。同时感谢中国北车唐山轨道客车有限公司办公室主任李文军先生在体例思路、总体框架构建中所提出的建设性意见。
　　虽然我们付出了努力，但因编写者水平有限，不尽如人意之处在所难免，敬请各位方家指正。
　　编者

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