编辑推荐
教你用Excel玩数据,而不是被数据玩!
不要指望这本书解决所有关于Excel的问题,但你可以找到极速、快捷使用Excel解决问题的思路。
Excel核心实质究竟是什么?它葫芦里的“药”到底能帮我们提高多少效率?一看便知!
《别告诉我你懂PPT》作者李治Liz鼎立推荐!
作者的话:
我并不觉得自己是个“E林高手”,之所以想写这本书,是因为在工作中,我发现身边的很多人在使用Excel时只利用了也许5%都不到,而且又时常纠结于数据的混乱、错误、整理,耗时无数,这让我无比感慨。我非常急迫地希望贡献一些自己的想法,帮助他们从这种混乱中走出来。我懂Excel 10%的时候,一度以为自己是个高手,“懂”Excel。但是当我懂到15%、20%的时候,我发现这片海实在是太深了。要探到底,简直是难比登天。因此,我就更希望把自己的感悟、思维方式贡献出来,让大家知道,当你知道得越多时,真的会发现自己更无知了。无论什么时候,都“别说你懂Excel”。
《Excel数据的秘密:职场高效能人士工作术》特色:
特色1.教你用Excel玩数据,而不是被数据玩!
特色2.不要指望这本书解决所有关于Excel的问题,但你可以找到极速、快捷使用Excel解决问题的思路。
特色3.Excel核心实质究竟是什么?它葫芦里的“药”到底能帮我们提高多少效率?一看便知!
特色4.一线Excel资深培训老师精心编著,融会多年培训经验与实操技巧。
特色5.附赠本书实例文件、额外赠送的相关Excel秘技语音视频教学、办公模板素材(网盘下载)。
海报:
内容简介
《Excel数据的秘密:职场高效能人士工作术》虽然不能解决你所有关于Excel的问题,但可以帮助你找到极速、快捷使用Excel解决问题的思路。Excel是基于“数据处理”的强大能力,提升了我们的工作效率,本书就是关于“如何”达到这一目的的书籍。本书分别从Excel能干什么、Excel招式展示、怎样才能做到正确迅速地输入数据、构建基础的数据框架、应用函数提取数据、数据排序、分类汇总、省时省力的合并计算、应用公式进行合并计算、数据透视的应用、报表的生成与输出、图表的类型与美化、Office组件的金刚合体、Excel办公36计等多个方面详解了Excel应用的全部内容。
作者简介
杜宏,80后工科男出身,北大光华MBA,曾在纽交所上市公司担任人力资源总监等职。因拥有良好的技术功底造就Excel的基础技能。2006年偶然机会进入HR管理领域,也帮助自己更好的利用Excel完成工作,从而有了更多经验和积累。多年体验,不愿独享,终将自己所悟奋笔成书,如能助人一二,心知足矣。
内页插图
精彩书评
★Excel一直是我工作的必备工具之一,在工作中不断历练,加上自己计算机专业的背景,逐渐有了一些心得,使用技巧上也颇有斩获,在给同事们的一些培训中逐渐被称为“表哥”。偶然的机会得到鼓励,有机会将自己的心得思路展现出来,于是有了写一本书的机缘。这本书最终的产出还是颇为坎坷,但最终能够呈现在大家面前还是十分欣慰。最终的成稿还是存在很多的不足,但希望有价值的部分能够为正在积极学习Excel技巧,提高自己技能的朋友们有一点帮助,那么我就足够的欣慰了!
——本书作者杜宏 ★杜宏是我北大师弟,相识于几年前华盛顿大学MBA访学中。虽然访学相处时间不长,但由于我们同组做案例,对他的印象极为深刻。他拥有超出他实际年龄的成熟、睿智,而且小组作业时高超的电脑技能也让我对他这个HR男刮目相看。由于都在互联网人力资源领域任职,后来工作中又有几次打交道的机会,他热心、认真、思路缜密,工科男的背景让他展现出了更严谨细致的一面。同时,这在他出神入化的Excel技巧中得到充分的体现。现在他将自己的经验贡献出来,十分值得期待,希望更多人能从这本书中获益。
——创新工场HRD 李心霞 ★我和杜宏是因为《别告诉我你懂PPT》这本书结缘的,通过编辑的撮合,又讨论过一些撰写Excel技巧书籍的思路。如今看到终于将自己的一些想法转化为可能帮助别人成功的因素,十分激动和欣喜!也希望这位正职企业高管,副业“大表哥”的80后,能够把自己精髓的积淀贡献给大家!
——《别告诉我你懂PPT》等热销书作者李治Liz 目录
前言:用Excel玩数据,而不被数据玩
第1章 Excel的降龙八招
Excel能干什么
Excel招式展示
第2章 万丈高楼平地起——基础知识很重要
第一节 万能的Excel为什么会失灵?
2.1.1 我被困扰的人所困扰
2.1.2 寻找Excel失灵的原因
2.1.3 更高效地进行输入操作
第二节 技能升级--怎样才能做到正确迅速地输入
2.2.1 让Excel自动进行数据输入
2.2.2 更高效的数据输入
2.2.3 让Excel自动进行数据输入
第三节 磨刀不误砍柴工--表格布局很重要
2.3.1 构建基础的数据框架
2.3.2 报表美化一点通
2.3.3 Excel现有资源的利用
2.3.4 更上一层楼--Excel模版应用
第四节 本章小结及扩展
第3章 牛刀小试——应用“提取”或“对比”的方式让效率提高60倍
第一节 30秒提取郊游名单所需资料
3.1.1 寻找解决问题的思路
3.1.2 操作步骤呈现——应用VLOOKUP()函数提取数据
第二节 神奇的查找函数——VLOOKUP()函数
3.2.1 函数——我们和计算机对话的语言
3.2.2 关于VLOOKUP()函数解析
3.2.3 函数知识拓展-- HLOOKUP()函数
第三节 巧用小技巧,助你效率爆棚
3.3.1 流星花园的F4很有$
3.3.2 比拖动快得多的填充——双击填充
第四节 应用查找函数轻松助你解决对账烦恼
第五节 本章小节
第4章 玩转数据应用的“起承合转”
第一节 起——排序有一套
4.1.1 单条件排序
4.1.2 多条件排序
4.1.3 DIY排序
4.1.4 排名也要有中国特色
第二节 承——去芜存菁的筛选
4.2.1 快速筛选
4.2.2 自定义筛选
4.2.3 通配符筛选
4.2.4 高级筛选
第三节 转——分分合合分类汇总来帮忙
4.3.1 单类数据分类汇总
4.3.2 多类数据分类汇总
4.3.3 复制分类汇总结果
第四节 合——省时省力的合并计算
4.4.1快速合并计算
4.4.2 应用合并计算进行数值核对
4.4.3 应用公式进行合并计算
第五节 本章小结及扩展
第5章 不用自宫的葵花宝典——数据透视
第一节 至高武功,葵花宝典—数据透视
5.1.1 武当少林皆豪杰——寻找解决问题的方法
5.1.2 不仅武艺高强,不用自宫,并且灵活多变数据透视表
5.1.3 葵花宝典的招式结构
第二节 葵花宝典的招式变化
5.2.1 数据透视表任务窗格变形记
5.2.2 数据透视表布局变形记
5.2.3 数据透视表美化记
5.2.4 数据透视表蜕变记
第三节 葵花宝典的独门利器—筛选器
5.3.1 精悍的筛选利器—切片器
5.3.2 切片器变形记
5.3.3 筛选日期格式更便捷—日程表
第四节 图表也一样能透视出来
5.4.1 创建数据透视图很简单
5.4.2 在数据透视图进行数据筛选同样so easy
第五节 本章小结及扩展
第6章 巧用心思,设计你与众不同的报表数据
第一节 为数据“着妆”,让报表“出彩”
6.1.1 让你的报表与众不同
6.1.2 巧用“数据条”展示数据大小
6.1.3 巧用“色阶”洞察数据的变化趋势
6.1.4 巧用“图标集”标记数据状态
第二节 条件格式让想要的数据自动出列
6.2.1 突显低于平均值的数据
6.2.2 突显本次考核前三名的数据
6.2.3 突显本次考核中不及格的数据
第三节 自定义条件格式为考核成绩分级
第四节 本章小结及扩展
第7章 让数据更直观地显示才最有范儿
第一节 台上一分钟,台下十年功
第二节 设计阶段:选择合适的图表类型
7.2.1 图表类型很重要
7.2.2 大家来找茬
7.2.2 动起手来,让图表更完美
第三节 积累阶段:送你图表美化大礼包
7.3.1 显示数据标签
7.3.2 编辑数据标签
7.3.3 加宽柱形图
7.3.4 美化图表标题
7.3.5 应用图表样式
7.3.6 为图表设置不一样的背景样式
7.3.7 突出显示关注的“柱子”
第四节 应用阶段:平平淡淡才是真
第五节 变招,加强杀伤力
7.5.1 何谓迷你图
7.5.2 创建迷你图
7.5.3 编辑迷你图
第六节 本章小节及扩展
第8章 合作的力量?——Office组件的金刚合体
第一节 和Word组合,解决大问题
8.1.1 发邀请函的苦闷
8.1.2 制作标签的琐事,不要占用我那么多时间
第二节 邮件合并帮你制作信函标签
8.2.1 Excel的极限——足够当作一个小数据库
8.2.2 邮件合并的六个步骤,搞定邀请函
8.2.3 同样步骤搞定标签制作
第三节 不用再群发,个性化邮件分分钟搞定
第四节 本章小节及扩展
尾声 效率来自于思维和习惯,而非技巧
实战中练习和积累
对日常数据结构合理的设计和正确的积累
一张经典管理理论图形的共勉
精彩书摘
前些天,接到一个好友的电话,说一个出版社正在物色作者,要篡写一本关于Excel的书。书的出发点,不希望是传统兜头灌输式的“教科书”,而是要满足现代职场使用需求的“绝技交流”。他十分兴奋地对我说:“我听过你做的Excel培训,觉得那些妙用Excel的思路,有如葵花宝典,正合这个路数。”于是他就想牵线让我和出版社的编辑见见面,看能不能把思路厘清,让更多使用Excel的职场达人宝典在手,用起Excel来更上一层楼。
虽然有点意外,从没有想过自己可以跟出书挂上勾,但这个主题却着实吸引了我。由于工作的需要,Excel一直是我必备的工作工具之一,在工作中的不断历练,加上自己计算机专业的背景,不仅渐渐有了心得,使用技巧上也颇有斩获。于是开始为同事做培训,大获好评,同事们也学以致用,效率倍增,受益匪浅。而这个过程中,确实有同事咨询,什么书籍可以推荐,往往这个时候我却答不上来。
一般而言,现在关于Excel的书籍主要分为两大类,一类是“大而全”式的教科书,普遍冷冰冰地按次序描述所有功能,列举各类实例。但是,Excel实在博大精细,这样一本书往往让人头昏脑胀,迷失需求——将之当作工具书是更合适的选择,但Excel自带的帮助功能已足够强大全备。另一类是“按需分类”的实战型书籍,基本是按照财务管理、人力资源、市场销售等专业的需要,提出若干不同的实例,教导读者如何解决难题。这类书籍,个人认为优于前者,我也确实从中受益良多。但遗憾的是,它们大多拼凑嫌疑较重,前后两章差别可能非常大,鲜有一个完整的思路贯穿全书。因此,大多重方法,而不重思路——也就是“授鱼”多于“授渔”。读者要想掌握更多技巧,往往还需悟性琢磨,靠阅读收获则十分有限。
朋友的电话与鼓励,让我很想挑战一下,把自己几年来使用Excel颇有“渔获”的思路展示出来。理由之一是授人以鱼,不如授人以渔,正确的思路不仅雪中送炭,更是锦上添花,令人如虎添翼,展翅飞腾。二是之前的培训对象有限,受益面也受了约束,颇觉遗憾可惜!三是如果本书写作成真,我想,这该是我给自己而立之年最好的礼物吧。于是就有了本书。
看官,在进入正题之前,我必须先申明几个非常重要的观点,在大家随我探索Excel使用绝技的过程中,我也会反复印证和强调它们,因为这是您随我以一种全新方式学习使用Excel的关键,这也是本书的写作思路:
一、不要指望这本书解决所有关于Excel的问题,但您可以寄望找到极速、快捷使用Excel解决问题的思路。
Excel实在强大精细,但也正是这种强大精细使得它衍生出无穷多的问题。而每个人对它的需求差异也很大,这正是现在第二类书籍“洛阳纸贵”的重要原因。我不可能在一本不厚的书里面让你掌握所有技巧,或者更准确地说,我自己也还没有掌握所有技巧。但我希望传达给你的思路是:计算机软件有着巨大无比的潜力,我们可以挖掘,学到对工作有用的技能,大幅度提高工作效率和质量,令个人能力提升!那样我们将在工作上事半功倍!这个思路不仅能助你成为使用Excel的高手,更能帮你完成现代职场的升级,早日成为职场达人。
重要提示:以思路,而不只是以技巧面对和解决问题,才能一直立于不败之地。
二、Excel核心实质究竟是什么?它葫芦里的“药”到底能帮我们提高多少效率?
说起Excel是什么,很多人都会说它是“电子表格处理软件”。但是,我很反对这么描述它。因为我眼中的Excel,它最核心的实质是——“数据处理工具”。
这可不是玩文字游戏或概念噱头!具体理由如下:
所谓“电子表格处理软件”,君不见,那并不是Excel的专利。很多软件都可以画出同样漂亮的表格。因此用电子表格定义Excel,实在太小看它了。Excel之所以与众不同,且不同凡响,特别重要的便是它强大的“数据处理”能力。
说到这里,就得先说说什么是“数据”了,“数据”和“数字”又有什么关系?
……
Excel数据的秘密:职场高效能人士工作术 掌握数据,掌控未来。 在这个数据爆炸的时代, Excel 已经不仅仅是一个简单的表格软件,它更是职场人士洞察趋势、分析问题、优化决策的强大武器。然而,许多人停留在 Excel 的基础功能,未能充分挖掘其潜力,导致工作效率低下,甚至错失良机。《Excel数据的秘密:职场高效能人士工作术》并非一本泛泛而谈的 Excel 入门教程,它是一份为追求卓越、渴望在职场中脱颖而出的你量身定制的深度指南,将带你揭开 Excel 的神秘面纱,解锁其隐藏的强大力量,助你成为一名真正意义上的“数据驱动”的职场高效能人士。 本书的目标,是让你从一个 Excel 的使用者,蜕变为一个 Excel 的掌控者,能够游刃有余地处理各种复杂的数据挑战,将繁琐的数据分析工作变得高效、精准且富有洞察力。我们深知,在快节奏的职场环境中,时间和效率是宝贵的财富。因此,本书在内容设计上,始终围绕着“提升效率”、“赋能决策”、“掌握职场核心竞争力”这三大核心理念展开,摒弃了那些枯燥乏味的理论堆砌和不切实际的技巧,而是专注于那些能够直接应用于实际工作场景、立竿见影的实战方法。 我们相信,真正的 Excel 大师,并非仅仅是函数的堆砌者,而是数据的解读师、流程的优化者、洞察的发现者。 本书将循序渐进地引导你深入理解 Excel 的核心逻辑,从数据整理的艺术,到分析工具的精髓,再到可视化呈现的魅力,层层递进,让你彻底掌握那些让你事半功倍的关键技能。 第一部分:数据整理的基石——让数据“听话”的艺术 在进行任何数据分析之前,最关键也是最容易被忽视的一步,就是数据的规范化和清洗。混乱、错误、重复的数据,只会导致后续分析的失真和效率的损耗。《Excel数据的秘密》将从源头出发,教你如何构建清晰、严谨的数据结构,让你从一开始就打下坚实的基础。 告别“脏乱差”:数据清洗的终极秘籍 查找与替换的魔力: 掌握“查找与替换”功能的强大之处,不仅能轻松批量修改文本,更能利用通配符和正则表达式,解决各种复杂的文本格式问题,如统一日期格式、去除多余空格、规范单位等。 分列与合并的智慧: 学习如何利用“分列”功能将看似混乱的文本数据拆解成有用的信息,以及如何通过“合并”功能将分散的数据整合起来,为后续分析奠定基础。 重复数据的“清道夫”: 掌握“删除重复项”的技巧,确保你的数据集干净无误,避免因重复数据造成的分析偏差。 文本函数的力量: 深入了解 LEFT, RIGHT, MID, LEN, FIND, SEARCH, SUBSTITUTE, REPLACE 等核心文本函数,让你能够精细化地提取、修改和组合文本信息,满足各种定制化需求。 数值的“正本清源”: 学习如何处理文本型的数字、科学计数法、负号的差异等问题,确保你的数值数据可以被正确计算和识别。 条件格式的“预警系统”: 利用条件格式,让 Excel 自动识别并高亮显示潜在的数据错误、异常值或符合特定条件的单元格,变被动检查为主动预警,防患于未然。 数据验证:防止错误于萌芽 输入规则的设定: 学习如何设置数据验证,限制用户输入的范围、类型和格式,如只允许输入数字、日期、特定列表中的值等,从源头上杜绝人为输入错误。 自定义验证的灵活性: 掌握如何使用公式创建自定义数据验证规则,实现更高级别的输入控制,例如确保某列的总和不超过特定数值,或者根据另一列的值来限制当前列的输入。 输入提示与错误警示: 学会设置清晰的输入提示和引人注目的错误警示信息,引导用户正确输入,提高数据录入的准确性。 第二部分:数据分析的利器——洞察趋势,精准决策 一旦数据变得整洁有序,便可以开始释放其真正的价值。本书将为你揭示 Excel 中一系列强大而实用的数据分析工具,让你能够从海量数据中提炼出有价值的洞察,为你的决策提供强有力的支持。 排序与筛选的艺术:聚焦关键信息 多条件排序的精妙: 掌握如何根据多个字段进行组合排序,例如先按销售额降序,再按区域升序,快速找到你关注的数据。 高级筛选的威力: 学习使用高级筛选,根据复杂的条件(包括通配符和逻辑运算)从大量数据中提取符合要求的信息,效率远超手动筛选。 自定义列表排序: 掌握如何创建自定义列表进行排序,例如按照“季度一”、“季度二”、“季度三”、“季度四”的顺序排列,而非默认的字母顺序。 公式与函数的深度探索—— Excel 的大脑 逻辑函数(IF, AND, OR, NOT)的组合运用: 学习如何构建复杂的逻辑判断,根据不同的条件执行不同的操作,是实现自动化分析的基础。 查找与引用函数(VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX, MATCH, XLOOKUP)的精髓: 掌握这些函数如何实现跨表、跨区域的数据匹配和提取,是数据整合和报表制作的核心技能。我们将深入剖析其工作原理和常见误区,让你成为查找函数的专家。 统计函数(SUMIFS, AVERAGEIFS, COUNTIFS, MAXIFS, MINIFS)的应用: 学习如何根据多个条件对数据进行汇总、平均、计数等统计分析,实现更灵活、更精确的数据统计。 文本函数与逻辑函数的融合: 探索如何将文本函数与逻辑函数结合,实现更智能的数据处理,例如根据文本内容判断是否符合某个条件。 日期与时间函数: 掌握 YEAR, MONTH, DAY, WEEKDAY, DATEDIF 等函数,轻松进行时间序列分析,计算时间间隔,提取时间信息。 财务函数(PMT, IPMT, PPMT, FV, PV)的应用: 针对需要进行财务分析的职场人士,本书将介绍如何运用核心财务函数进行贷款计算、投资回报分析等。 数组公式的进阶: 了解数组公式的强大之处,以及如何利用其一次性处理多行或多列数据,极大地提升计算效率。 公式审计与错误排查: 学习如何利用 Excel 内置的公式审计工具,快速定位和解决公式中的错误,确保计算的准确性。 数据透视表的“神奇魔盒”:秒杀报表制作 从零开始搭建透视表: 详细讲解如何从原始数据创建数据透视表,理解行、列、值、筛选器的作用。 多维度分析的艺术: 学习如何通过拖拽字段,实现数据的多维度分析,快速得出各项指标在不同维度下的表现。 计算字段与计算项: 掌握如何创建自定义的计算字段和计算项,实现更复杂的业务逻辑分析,例如计算毛利率、增长率等。 数据透视表的切片器与日程表: 学习使用切片器和日程表,让你的数据透视表交互性更强,用户可以更直观、更方便地筛选和查看数据。 数据透视表的图表化呈现: 将透视表的数据转化为动态的图表,让你的分析结果一目了然。 数据透视表的进阶应用: 探索如何处理多个数据源的数据透视表,以及如何将其与 Power Query 结合,实现更强大的数据整合和分析能力。 图表制作的精通——让数据“说话” 选择最合适的图表类型: 了解不同图表(柱状图、折线图、饼图、散点图、雷达图等)的应用场景,选择最能清晰传达信息的图表。 图表的优化与美化: 学习如何调整图表标题、坐标轴、数据标签、图例等元素,让图表更具可读性和专业性。 动态图表的实现: 探索如何利用 Excel 的功能(如数据验证、OFFSET 函数等)创建动态图表,让图表能够随着数据的变化而实时更新。 组合图表的应用: 学习如何将不同类型的图表组合在一起,展示更丰富的数据关系。 图表模板的创建: 提高图表制作效率,快速生成符合公司或个人风格的图表。 第三部分:自动化与效率提升——解放你的双手 在掌握了基础和进阶的数据分析技能后,本书将带你进入效率提升的更高境界——自动化。通过一些高级技巧,你可以将重复性的工作交给 Excel,从而节省大量时间和精力,专注于更有价值的思考和决策。 宏与 VBA 的入门:让 Excel 听你指挥 宏录制器的实用性: 学习如何使用宏录制器,将常用的操作流程录制成宏,实现一键自动化。 VBA 的基本概念与常用对象: 简要介绍 VBA 的基本语法、对象模型(如 Application, Workbook, Worksheet, Range),为深入学习打下基础。 自定义函数的创建: 学习如何使用 VBA 创建自定义函数,实现 Excel 内置函数无法完成的特殊计算。 自动化报表生成: 探索如何通过 VBA 自动化生成各类周报、月报、年报,极大地提升报表制作效率。 批量数据处理的脚本: 学习编写简单的 VBA 脚本,实现批量的数据清洗、格式转换、数据提取等任务。 Power Query:数据 ETL 的利器 告别手动粘贴复制: Power Query 让你能够轻松连接各种数据源(Excel 文件、数据库、网页等),并自动化数据导入和转换过程。 数据清洗与转换的强大功能: 掌握 Power Query 中丰富的转换选项,如合并、拆分、过滤、分组、取消透视等,实现复杂的数据整理。 数据更新的自动化: 一旦设置好 Power Query 步骤,之后只需刷新,即可自动获取最新数据并完成所有转换,告别繁琐的手动操作。 构建可重复的数据分析流程: Power Query 使得数据处理流程标准化、可重复,大大降低了人为错误的发生率。 Excel 在实际工作场景中的应用案例 销售数据分析与预测: 如何通过 Excel 分析销售趋势,识别高潜力产品和区域,并进行简单的销售预测。 人力资源数据管理: 如何利用 Excel 管理员工信息、薪资、考勤,并进行相关统计分析。 财务报表分析: 如何制作和分析损益表、资产负债表,理解财务数据背后的含义。 项目管理与进度跟踪: 如何利用 Excel 制作项目计划,跟踪项目进度,识别风险。 市场调研数据处理: 如何处理和分析市场调研问卷数据,提炼关键洞察。 《Excel数据的秘密:职场高效能人士工作术》不仅仅是一本书,它是一份投资,是对你未来职业生涯的一项重要投资。 通过本书的学习,你将: 显著提升工作效率: 将原本需要数小时甚至数天的数据处理和分析时间,缩短到几分钟或几小时。 掌握更强的职场竞争力: 在数据分析和决策能力方面,让你在众多职场人士中脱颖而出。 获得更深入的数据洞察: 能够从复杂的数据中发现规律、趋势和机会,为个人和团队的成功提供有力支撑。 增强解决问题的能力: 能够借助 Excel 的强大功能,分析和解决各种实际工作中的问题。 树立数据驱动的思维模式: 逐渐养成依赖数据分析进行决策的习惯,提升决策的科学性和有效性。 本书的编写团队汇集了在数据分析领域拥有丰富实战经验的专家,他们深知职场人士在 Excel 使用过程中遇到的痛点和难点。我们用最清晰、最直接的方式,将最实用、最有价值的 Excel 技能传授给你。书中每一个技巧、每一个函数、每一个案例,都经过反复验证,确保其可行性和有效性。 如果你渴望在职场中做得更好,渴望拥有更强大的数据处理和分析能力,渴望成为那个能为公司创造更大价值的“数据专家”,那么,《Excel数据的秘密:职场高效能人士工作术》将是你不可或缺的学习伴侣。 现在就开始,解锁 Excel 的无限可能,迈向职场高效能人士的巅峰!