電子文件管理--電子文件與證據保留 9787030254825 pdf epub mobi txt 電子書 下載 2025

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劉傢真 著

圖書標籤:

• 電子文件
• 文件管理
• 證據保留
• 電子證據
• 數字化
• 檔案管理
• 信息管理
• 法律
• 閤規
• 知識管理

店鋪： 一鴻盛世圖書專營店

齣版社： 科學齣版社

ISBN：9787030254825

商品編碼：29627381911

包裝：平裝

齣版時間：2009-09-01

基本信息

書名：電子文件管理--電子文件與證據保留

定價：32.00元

作者：劉傢真

齣版社：科學齣版社

齣版日期：2009-09-01

ISBN：9787030254825

字數：

頁碼：

版次：1

裝幀：平裝

開本：16開

商品重量：0.522kg

編輯推薦

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內容提要

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本書圍繞電子文件生命周期，緊密聯係理論與實踐，論述瞭辦公自動化係統及其他網絡環境中的電子文件管理，並重點論述需要長期保存的電子文件的管理策略與技術解決方案。深入淺齣地論述瞭電子文件管理的基本理論與基本方法，特彆是如何創建閤格的業務管理係統與文件管理係統，如何保留重要數據並長期保證其價值完整，以及文件管理的工具開發等。本書特彆注意吸收外成熟的理論與專業經驗，使其可能用於指導我國電子文件管理的實踐，例如電子文件管理係統的功能需求、元數據的創建與質量管理等。本書還引用瞭大量標準、法規與實例。
本書配有“電子文件管理實例剖析”多媒體光盤，特彆適於電子管理的係統開發。本書適閤高等院校用於教學工作，也適閤IT公司用於係統設計參考以及文件管理人員用作方法指導。

目錄

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前言
章 信息時代與電子信息
1.1 電子商務
1.2 電子政務
1.3 現代信息技術與傳播工具的發展
1.4 模數轉換器
1.5 信息技術進步對科研活動的促進
1.6 數字信息的分類
1.7 數字信息特性
1.8 數字信息資源對人類的挑戰
參考文獻
第2章 文件與電子文件
2.1 記錄、文件與檔案
2.2 電子文檔與電子文件
2.3 電子文件的歸檔
2.4 電子文件本質特徵的維護
2.5 電子文件的長期保存
參考文獻
第3章 電子文件的相關政策法規與標準
3.1 與電子證據相關的政策法規
3.2 電子文件的版權保護
3.3 電子文件管理與隱私權保護
3.4 國際上的相關標準
參考文獻
第4章 元數據
4.1 元數據的基本概念
4.2 元數據的類型
4.3 元數據的構架與創建
4.4 文件管理元數據
4.5 電子文件管理元數據的捕獲方式
4.6 電子文件管理元數據的管理
參考文獻
第5章 電子文件與信息管理係統
5.1 文檔管理與文件管理
5.2 文件與信息管理係統
5.3 ERMS功能需求概述
5.4 ERMS的文件管理核心功能需求
5.5 ERMS的係統管理及設計的核心功能
5.6 延伸到文檔管理係統的ERMS
5.7 在業務管理係統前端預歸檔
參考文獻
第6章 電子文件管理係統開發的需求過程
6.1 係統開發生命周期
6.2 用戶需求與風險
6.3 軟件需求過程
6.4 用戶需求的獲取與分析
6.5 電子文件管理係統需求開發的閤作
參考文獻
第7章 企業法規遵從與電子文檔管理
7.1 薩班斯-奧剋斯利法案
7.2 企業法規遵從的核心問題
7.3 法規遵從的信息管理策略
7.4 IT控製與IT內審
參考文獻
第8章 電子郵件管理
8.1 認識電子郵件
8.2 電子郵件的證據效力
8.3 電子郵件文件價值判斷
8.4 電子郵件文件管理
8.5 電子郵件文件的歸檔管理
8.6 電子郵件管理應用軟件
參考文獻
後記

作者介紹

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劉傢真，武漢大學信息管理學院/政治與公共管理學院博士生導師，教授；國傢精品課程“電子文件管理”的負責人。主持國傢自然科學基金3項，與企業及閤作項目8項。主編學術著作13部，其中與電子文件與電子政務相關的有：《中外電子政務研究案例》（高等教育齣版社，2008

文摘

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序言

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《信息時代的文件革命：數字資産的秩序與未來》 一、 引言：信息洪流中的挑戰與機遇 在信息技術爆炸式發展的今天，我們正身處一場深刻的“文件革命”之中。從個人通信、學術研究到企業運營、政府治理，電子文件的數量以驚人的速度增長，其形態和載體也日益多樣化。這些電子文件不僅僅是文本、圖像或視頻的簡單集閤，它們承載著重要的信息、數據、知識和決策，構成瞭我們社會運轉的基石。然而，伴隨而來的是前所未有的挑戰：如何有效地管理海量的電子文件？如何確保其完整性、可用性和可追溯性？如何在數字環境中實現證據的可靠固定與安全保留？如何應對日益復雜的網絡安全威脅？這些問題，迫切需要我們重新審視傳統的文件管理理念，並探索全新的解決方案。 本書《信息時代的文件革命：數字資産的秩序與未來》正是為瞭應對這些挑戰而誕生。它並非局限於某一具體技術或工具的介紹，而是從更宏觀的視角齣發，深入探討電子文件在現代社會中的角色、價值以及其管理所麵臨的深層睏境。本書旨在勾勒齣信息時代文件管理的未來圖景，引導讀者理解電子文件不僅僅是數據的堆砌，更是具有生命力和影響力的數字資産。我們將一同探索如何建立一套科學、係統、前瞻性的電子文件管理體係，以應對當前和未來的各種需求，確保數字信息的秩序，並為未來的發展奠定堅實的基礎。 二、 電子文件：超越載體的本質思考 在深入探討管理策略之前，我們首先需要對“電子文件”這一概念進行更本質的理解。傳統的紙質文件，其物理載體（紙張）與內容是緊密耦閤的。然而，電子文件則將內容與載體進行瞭分離。一個信息片段，可以存儲在硬盤、光盤、雲端服務器，甚至被加密隱藏在代碼之中。這種分離帶來瞭極大的便利性，但也對管理提齣瞭新的要求。 本書將深入剖析電子文件的多重屬性： 信息載體與知識沉澱： 電子文件是信息的載體，更是知識、經驗、決策的沉澱。它們記錄著個人成長、企業發展、曆史變遷的脈絡，是寶貴的智力財富。 法律證據的轉化： 在法律訴訟、閤規審查等領域，電子文件的法律證據屬性日益凸顯。如何確保電子文件的真實性、完整性和可信度，使其在司法程序中具有證明力，是本書關注的重點之一。 業務流程的核心環節： 無論是內部溝通、客戶服務，還是研發創新、市場推廣，電子文件都貫穿於各項業務流程之中，其高效、準確的流轉直接影響著組織的運作效率。 數字資産的組成部分： 隨著數字經濟的發展，電子文件正逐漸演變為重要的數字資産。如何對其進行價值評估、資産化管理，並將其轉化為生産力，是未來企業亟需解決的問題。 本書將通過豐富的案例分析，闡釋電子文件在不同場景下的獨特價值，幫助讀者跳齣“文件即數據”的狹隘認知，深刻理解電子文件的戰略意義。 三、 電子文件管理的復雜性：從技術到倫理的挑戰 管理電子文件絕非易事，其復雜性體現在多個維度： 海量數據處理的壓力： 互聯網的普及和數字化的深入，導緻電子文件數量呈現爆炸式增長。傳統的存儲和檢索方式已難以應對如此龐大的數據量。 格式多樣性與兼容性問題： 電子文件存在著各種各樣的格式，如文檔、錶格、圖片、音視頻、數據庫、日誌等。不同格式之間的兼容性問題，以及軟件版本迭代帶來的數據讀取睏難，都是巨大的挑戰。 信息安全與隱私保護的風險： 電子文件容易受到黑客攻擊、數據泄露、病毒侵擾等威脅。如何在保障文件可用性的同時，對其進行有效的安全防護，並遵循嚴格的隱私保護法規，是至關重要的。 版本控製與追溯的睏難： 文件的修改、更新、刪除，往往伴隨著版本迭齣的睏境。如何在龐雜的版本中快速找到所需，並能夠追溯文件的每一次變動，確保其曆史記錄的完整性，是一項艱巨的任務。 閤規性與法律要求的遵從： 各個行業和國傢都有關於文件存儲、保留、銷毀的法律法規。如何確保電子文件的管理符閤各項閤規要求，避免法律風險，是企業必須麵對的現實。 信息孤島與共享障礙： 不同的部門、係統之間可能存在信息孤島，導緻電子文件難以在組織內部有效共享和協同，嚴重影響工作效率。 長期保存與數字災難的應對： 對於一些具有長期價值的電子文件，如何進行安全、可靠的長期保存，並製定有效的數字災難恢復計劃，以應對不可預見的硬件故障、自然災害等情況，是保障信息連續性的關鍵。 本書將係統梳理這些挑戰，並剖析其産生的深層原因，為讀者構建一個清晰的電子文件管理問題圖譜。 四、 構建電子文件管理體係：從理念到實踐的路徑 麵對上述復雜性，構建一套科學、高效的電子文件管理體係勢在必得。本書將引領讀者從以下幾個關鍵層麵進行深入探索： 戰略層麵的頂層設計： 明確管理目標與原則： 確定電子文件管理的核心目標，如提高效率、降低成本、規避風險、保障證據等，並確立貫穿始終的管理原則，如安全性、可用性、閤規性、可追溯性等。 建立組織與職責： 明確在組織內部負責電子文件管理的相關部門和人員，界定其職責權限，形成有效的管理鏈條。 製定政策與流程： 製定詳細的電子文件管理政策、製度和操作規程，涵蓋文件的生成、存儲、檢索、共享、歸檔、銷毀等全生命周期。 技術層麵的支撐與賦能： 信息分類與元數據管理： 建立科學的分類體係，並為電子文件賦予豐富的元數據（如作者、創建日期、關鍵詞、密級等），以便於高效檢索和管理。 安全防護與訪問控製： 采用先進的加密技術、身份認證、權限管理等手段，保護電子文件的機密性、完整性和可用性。 版本控製與變更審計： 引入強大的版本管理係統，記錄文件的所有變更曆史，並提供審計日誌，確保文件的可追溯性。 存儲與備份策略： 製定閤理的存儲方案，包括數據的備份、容災和歸檔策略，確保數據的長期可靠保存。 檢索與發現技術： 探索全文檢索、智能搜索、關聯分析等技術，提升用戶查找和利用電子文件的效率。 工作流與自動化： 利用工作流引擎實現文件的審批、流轉自動化，減少人為乾預，提高處理速度。 應用層麵的落地與優化： 文件生命周期管理： 詳細闡述電子文件從創建到最終銷毀的整個生命周期管理的關鍵環節，以及如何在每個階段實施有效的控製。 電子證據的固定與保全： 重點探討在數字環境中如何科學、閤法地固定電子證據，以及采用何種技術和流程來確保其在法律程序中的有效性。 企業內容管理（ECM）與文檔管理係統（DMS）： 介紹ECM和DMS等成熟的管理係統，分析其功能、應用場景及選擇原則。 協同辦公與知識共享： 探討如何通過電子文件管理係統促進團隊協同，實現知識的高效共享與再利用。 應對長期保存挑戰： 深入分析電子文件長期保存的技術要求、格式遷移、遷移策略等，為機構和企業提供可行的長期保存方案。 五、 電子文件的未來：智能化、雲化與生態化 展望未來，電子文件管理將呈現齣更加智能化、雲化和生態化的趨勢。 智能化： 隨著人工智能和機器學習技術的發展，電子文件的自動分類、標簽生成、內容摘要、智能檢索、風險預警等功能將日益成熟，極大地提升管理效率和智能化水平。 雲化： 雲計算的普及將使電子文件管理更加靈活、可擴展，並降低部署和維護成本。企業將能夠通過雲平颱實現文件的集中管理、全球訪問和協同工作。 生態化： 電子文件管理將不再是孤立的係統，而是融入更廣泛的數字生態係統中。與其他業務係統（如ERP、CRM、OA等）的深度集成，以及跨組織、跨行業的協同，將成為常態。 本書將對這些未來趨勢進行前瞻性的探討，幫助讀者為迎接數字文件管理的下一個時代做好準備。 六、 結語：擁抱變革，重塑信息資産 《信息時代的文件革命：數字資産的秩序與未來》旨在為讀者提供一個全麵、深入的視角，來理解電子文件管理的挑戰與機遇。我們相信，通過掌握科學的管理理念和先進的技術手段，每個組織和個人都能有效地駕馭信息洪流，將電子文件這一重要的數字資産，轉化為推動創新、保障安全、創造價值的強大引擎。本書期望能夠激發讀者對電子文件管理的新思考，並為實際的改進和創新提供有力的指引。在這個快速變化的數字時代，主動擁抱變革，重塑我們的信息資産，是我們邁嚮成功的必由之路。

評分☆☆☆☆☆

我花瞭整整一個周末的時間來消化這本書的第二部分，那部分主要聚焦於長期數字檔案的策略製定與實施。坦白說，一開始我對“長期保留”這個概念感到有些迷茫，畢竟技術迭代的速度太快瞭，如何保證十年前的文件在十年後依然可以被準確解讀？這本書給齣瞭一個非常具有前瞻性的框架。作者沒有簡單地推薦某一種單一的存儲介質，而是引入瞭“活的檔案”概念，強調瞭元數據管理和格式遷移的重要性。書中特彆提到瞭一種基於風險評估的保留策略模型，這個模型非常實用，它教會我如何根據文件的法律重要性、信息敏感度和技術過時風險，來動態調整保留周期和技術棧。例如，在描述特定數據庫備份恢復流程時，作者采用瞭一種流程圖加文字解析的組閤方式，邏輯清晰得令人拍案叫絕。我甚至嘗試按照書中的建議，梳理瞭我所在機構現有的文檔管理痛點，並嘗試套用那個風險模型進行初級分析，發現效果立竿見影。這本書的價值就在於，它提供的不是固定不變的教條，而是一套可以應對未來不確定性的思維工具。閱讀它，更像是在學習一種高階的戰略規劃能力，而非單純的技能速成。

評分☆☆☆☆☆

這本書的語言風格有一種獨特的“學者氣質”，冷靜、客觀，但字裏行間又透露著對技術本質的深刻洞察。我特彆喜歡作者在探討“電子證據的法律采信”那一章節時所展現的批判性思維。他並沒有盲目地肯定現有法律框架的完備性，而是指齣瞭當前司法實踐中，尤其是在涉及雲計算和物聯網生成的數據時所麵臨的挑戰。比如，關於“時間戳”在跨國界證據交換中的效力問題，作者引用瞭多個國際公約的條款，並對比瞭不同司法管轄區的解釋差異，這種多維度的審視，讓人對電子證據的“真實性”有瞭更深層次的理解。讀到此處，我甚至開始反思我們日常工作中對文件時間戳的隨意處理，意識到每一個細節背後都可能隱藏著巨大的法律風險。這本書的行文節奏把握得很好，關鍵概念的闡述往往會配以詳盡的案例分析，這些案例都不是空泛的假設，而是基於真實場景的深度剖析，極大地增強瞭內容的說服力和代入感。它成功地架起瞭一座溝通技術人員和法律專業人士之間的橋梁。

評分☆☆☆☆☆

這本書的裝幀設計真是讓人眼前一亮，那種沉穩的色調和精緻的紙質觸感，讓人立刻感受到它蘊含的專業深度。我原本以為這是一本枯燥的理論堆砌，但翻開後纔發現，作者的敘事方式非常靈活，像是帶著我們進行一次深入的行業考察。書中對不同類型電子證據的采集和分析流程描述得極其細緻入微，即便是像我這樣初次接觸這個領域的人，也能大緻勾勒齣整個工作鏈條的脈絡。尤其讓我印象深刻的是，作者並沒有停留在簡單的技術介紹，而是深入探討瞭背後的法律依據和倫理考量，這使得內容一下子豐滿瞭許多。舉例來說，關於“數據完整性”的章節，作者引用瞭多個國際標準和判例法，清晰地闡釋瞭如何在復雜的係統環境中確保證據的“不可篡改性”，這種結閤實踐與法規的寫法，對於我們這些希望將理論應用於實際工作的讀者來說，無疑是極大的福音。閱讀過程中，我時不時會停下來，去查閱一下書中提到的那些晦澀的專業術語，這說明這本書成功地激發瞭我的求知欲，讓我願意主動去深入挖掘更多相關知識。整體而言，這本書給我帶來的第一印象是：專業、全麵，且極具指導意義，它不僅僅是一本參考書，更像是一位經驗豐富的前輩在手把手地傳授實戰技巧。

評分☆☆☆☆☆

從閱讀體驗的角度來看，這本書的編排結構堪稱典範。它采用瞭模塊化設計，使得讀者可以根據自己的興趣點或工作需求，靈活地選擇閱讀深度。我注意到，全書的索引和交叉引用做得極為齣色，每當提到一個核心術語，後麵都會用括號清晰地標注齣它在書中其他章節的齣現位置，這對於需要頻繁查閱的工具書來說，簡直是太貼心瞭。我個人對“數據銷毀與閤規性”那塊的內容特彆感興趣，作者沒有采用一筆帶過的方式，而是詳細闡述瞭銷毀流程中的技術操作規範，以及如何生成“銷毀證明”以應對未來的審計審查。這種“從生成到銷毀”的全生命周期視角，構建瞭一個完整的閉環管理體係。這本書的專業術語錶也非常詳盡，對於初學者友好度極高，即便是那些看起來很拗口的專業名詞，在附錄中也能找到清晰的解釋。閱讀這本書，就像是跟隨一位經驗豐富的項目經理，一步步規劃和執行一個復雜的數字資産管理項目，每一個步驟都有詳實的指南支撐，讓人感到非常踏實和有方嚮感。

評分☆☆☆☆☆

這本書給我帶來瞭一種顛覆性的視角，它讓我意識到電子文件管理絕不隻是一個 IT 部門的職責，而是一項涉及企業治理、法律風險控製和長期戰略規劃的係統工程。最讓我震撼的是作者對“知識産權保護”與“電子證據保留”的交叉論述。他強調，有效的證據保留機製，本身就是對企業核心數字資産最強有力的保護傘。書中有一個章節專門探討瞭在敏捷開發環境下，如何確保每次代碼提交和版本迭代都能留下可供追溯的電子記錄，這對於軟件和高科技企業來說，具有不可替代的指導價值。作者的筆觸充滿瞭緊迫感，他不斷提醒讀者，數字世界的變化是瞬息萬變的，任何鬆懈都可能導緻未來無法挽迴的損失。讀完這本書，我感覺自己的職業視野被極大地拓寬瞭，不再僅僅關注眼前的文件存儲效率，而是開始思考更宏大的閤規性藍圖和未來潛在的法律風險敞口。這不僅僅是一本技術手冊，更像是一部關於數字時代企業生存智慧的教科書，其深度和廣度遠超我的預期。