电子文件管理--电子文件与证据保留 9787030254825 pdf epub mobi txt 电子书 下载 2025

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刘家真 著

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• 电子文件
• 文件管理
• 证据保留
• 电子证据
• 数字化
• 档案管理
• 信息管理
• 法律
• 合规
• 知识管理

店铺： 一鸿盛世图书专营店

出版社： 科学出版社

ISBN：9787030254825

商品编码：29627381911

包装：平装

出版时间：2009-09-01

基本信息

书名：电子文件管理--电子文件与证据保留

定价：32.00元

作者：刘家真

出版社：科学出版社

出版日期：2009-09-01

ISBN：9787030254825

字数：

页码：

版次：1

装帧：平装

开本：16开

商品重量：0.522kg

编辑推荐

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内容提要

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本书围绕电子文件生命周期，紧密联系理论与实践，论述了办公自动化系统及其他网络环境中的电子文件管理，并重点论述需要长期保存的电子文件的管理策略与技术解决方案。深入浅出地论述了电子文件管理的基本理论与基本方法，特别是如何创建合格的业务管理系统与文件管理系统，如何保留重要数据并长期保证其价值完整，以及文件管理的工具开发等。本书特别注意吸收外成熟的理论与专业经验，使其可能用于指导我国电子文件管理的实践，例如电子文件管理系统的功能需求、元数据的创建与质量管理等。本书还引用了大量标准、法规与实例。
本书配有“电子文件管理实例剖析”多媒体光盘，特别适于电子管理的系统开发。本书适合高等院校用于教学工作，也适合IT公司用于系统设计参考以及文件管理人员用作方法指导。

目录

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前言
章 信息时代与电子信息
1.1 电子商务
1.2 电子政务
1.3 现代信息技术与传播工具的发展
1.4 模数转换器
1.5 信息技术进步对科研活动的促进
1.6 数字信息的分类
1.7 数字信息特性
1.8 数字信息资源对人类的挑战
参考文献
第2章 文件与电子文件
2.1 记录、文件与档案
2.2 电子文档与电子文件
2.3 电子文件的归档
2.4 电子文件本质特征的维护
2.5 电子文件的长期保存
参考文献
第3章 电子文件的相关政策法规与标准
3.1 与电子证据相关的政策法规
3.2 电子文件的版权保护
3.3 电子文件管理与隐私权保护
3.4 国际上的相关标准
参考文献
第4章 元数据
4.1 元数据的基本概念
4.2 元数据的类型
4.3 元数据的构架与创建
4.4 文件管理元数据
4.5 电子文件管理元数据的捕获方式
4.6 电子文件管理元数据的管理
参考文献
第5章 电子文件与信息管理系统
5.1 文档管理与文件管理
5.2 文件与信息管理系统
5.3 ERMS功能需求概述
5.4 ERMS的文件管理核心功能需求
5.5 ERMS的系统管理及设计的核心功能
5.6 延伸到文档管理系统的ERMS
5.7 在业务管理系统前端预归档
参考文献
第6章 电子文件管理系统开发的需求过程
6.1 系统开发生命周期
6.2 用户需求与风险
6.3 软件需求过程
6.4 用户需求的获取与分析
6.5 电子文件管理系统需求开发的合作
参考文献
第7章 企业法规遵从与电子文档管理
7.1 萨班斯-奥克斯利法案
7.2 企业法规遵从的核心问题
7.3 法规遵从的信息管理策略
7.4 IT控制与IT内审
参考文献
第8章 电子邮件管理
8.1 认识电子邮件
8.2 电子邮件的证据效力
8.3 电子邮件文件价值判断
8.4 电子邮件文件管理
8.5 电子邮件文件的归档管理
8.6 电子邮件管理应用软件
参考文献
后记

作者介绍

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刘家真，武汉大学信息管理学院/政治与公共管理学院博士生导师，教授；国家精品课程“电子文件管理”的负责人。主持国家自然科学基金3项，与企业及合作项目8项。主编学术著作13部，其中与电子文件与电子政务相关的有：《中外电子政务研究案例》（高等教育出版社，2008

文摘

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序言

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《信息时代的文件革命：数字资产的秩序与未来》 一、 引言：信息洪流中的挑战与机遇 在信息技术爆炸式发展的今天，我们正身处一场深刻的“文件革命”之中。从个人通信、学术研究到企业运营、政府治理，电子文件的数量以惊人的速度增长，其形态和载体也日益多样化。这些电子文件不仅仅是文本、图像或视频的简单集合，它们承载着重要的信息、数据、知识和决策，构成了我们社会运转的基石。然而，伴随而来的是前所未有的挑战：如何有效地管理海量的电子文件？如何确保其完整性、可用性和可追溯性？如何在数字环境中实现证据的可靠固定与安全保留？如何应对日益复杂的网络安全威胁？这些问题，迫切需要我们重新审视传统的文件管理理念，并探索全新的解决方案。 本书《信息时代的文件革命：数字资产的秩序与未来》正是为了应对这些挑战而诞生。它并非局限于某一具体技术或工具的介绍，而是从更宏观的视角出发，深入探讨电子文件在现代社会中的角色、价值以及其管理所面临的深层困境。本书旨在勾勒出信息时代文件管理的未来图景，引导读者理解电子文件不仅仅是数据的堆砌，更是具有生命力和影响力的数字资产。我们将一同探索如何建立一套科学、系统、前瞻性的电子文件管理体系，以应对当前和未来的各种需求，确保数字信息的秩序，并为未来的发展奠定坚实的基础。 二、 电子文件：超越载体的本质思考 在深入探讨管理策略之前，我们首先需要对“电子文件”这一概念进行更本质的理解。传统的纸质文件，其物理载体（纸张）与内容是紧密耦合的。然而，电子文件则将内容与载体进行了分离。一个信息片段，可以存储在硬盘、光盘、云端服务器，甚至被加密隐藏在代码之中。这种分离带来了极大的便利性，但也对管理提出了新的要求。 本书将深入剖析电子文件的多重属性： 信息载体与知识沉淀： 电子文件是信息的载体，更是知识、经验、决策的沉淀。它们记录着个人成长、企业发展、历史变迁的脉络，是宝贵的智力财富。 法律证据的转化： 在法律诉讼、合规审查等领域，电子文件的法律证据属性日益凸显。如何确保电子文件的真实性、完整性和可信度，使其在司法程序中具有证明力，是本书关注的重点之一。 业务流程的核心环节： 无论是内部沟通、客户服务，还是研发创新、市场推广，电子文件都贯穿于各项业务流程之中，其高效、准确的流转直接影响着组织的运作效率。 数字资产的组成部分： 随着数字经济的发展，电子文件正逐渐演变为重要的数字资产。如何对其进行价值评估、资产化管理，并将其转化为生产力，是未来企业亟需解决的问题。 本书将通过丰富的案例分析，阐释电子文件在不同场景下的独特价值，帮助读者跳出“文件即数据”的狭隘认知，深刻理解电子文件的战略意义。 三、 电子文件管理的复杂性：从技术到伦理的挑战 管理电子文件绝非易事，其复杂性体现在多个维度： 海量数据处理的压力： 互联网的普及和数字化的深入，导致电子文件数量呈现爆炸式增长。传统的存储和检索方式已难以应对如此庞大的数据量。 格式多样性与兼容性问题： 电子文件存在着各种各样的格式，如文档、表格、图片、音视频、数据库、日志等。不同格式之间的兼容性问题，以及软件版本迭代带来的数据读取困难，都是巨大的挑战。 信息安全与隐私保护的风险： 电子文件容易受到黑客攻击、数据泄露、病毒侵扰等威胁。如何在保障文件可用性的同时，对其进行有效的安全防护，并遵循严格的隐私保护法规，是至关重要的。 版本控制与追溯的困难： 文件的修改、更新、删除，往往伴随着版本迭出的困境。如何在庞杂的版本中快速找到所需，并能够追溯文件的每一次变动，确保其历史记录的完整性，是一项艰巨的任务。 合规性与法律要求的遵从： 各个行业和国家都有关于文件存储、保留、销毁的法律法规。如何确保电子文件的管理符合各项合规要求，避免法律风险，是企业必须面对的现实。 信息孤岛与共享障碍： 不同的部门、系统之间可能存在信息孤岛，导致电子文件难以在组织内部有效共享和协同，严重影响工作效率。 长期保存与数字灾难的应对： 对于一些具有长期价值的电子文件，如何进行安全、可靠的长期保存，并制定有效的数字灾难恢复计划，以应对不可预见的硬件故障、自然灾害等情况，是保障信息连续性的关键。 本书将系统梳理这些挑战，并剖析其产生的深层原因，为读者构建一个清晰的电子文件管理问题图谱。 四、 构建电子文件管理体系：从理念到实践的路径 面对上述复杂性，构建一套科学、高效的电子文件管理体系势在必得。本书将引领读者从以下几个关键层面进行深入探索： 战略层面的顶层设计： 明确管理目标与原则： 确定电子文件管理的核心目标，如提高效率、降低成本、规避风险、保障证据等，并确立贯穿始终的管理原则，如安全性、可用性、合规性、可追溯性等。 建立组织与职责： 明确在组织内部负责电子文件管理的相关部门和人员，界定其职责权限，形成有效的管理链条。 制定政策与流程： 制定详细的电子文件管理政策、制度和操作规程，涵盖文件的生成、存储、检索、共享、归档、销毁等全生命周期。 技术层面的支撑与赋能： 信息分类与元数据管理： 建立科学的分类体系，并为电子文件赋予丰富的元数据（如作者、创建日期、关键词、密级等），以便于高效检索和管理。 安全防护与访问控制： 采用先进的加密技术、身份认证、权限管理等手段，保护电子文件的机密性、完整性和可用性。 版本控制与变更审计： 引入强大的版本管理系统，记录文件的所有变更历史，并提供审计日志，确保文件的可追溯性。 存储与备份策略： 制定合理的存储方案，包括数据的备份、容灾和归档策略，确保数据的长期可靠保存。 检索与发现技术： 探索全文检索、智能搜索、关联分析等技术，提升用户查找和利用电子文件的效率。 工作流与自动化： 利用工作流引擎实现文件的审批、流转自动化，减少人为干预，提高处理速度。 应用层面的落地与优化： 文件生命周期管理： 详细阐述电子文件从创建到最终销毁的整个生命周期管理的关键环节，以及如何在每个阶段实施有效的控制。 电子证据的固定与保全： 重点探讨在数字环境中如何科学、合法地固定电子证据，以及采用何种技术和流程来确保其在法律程序中的有效性。 企业内容管理（ECM）与文档管理系统（DMS）： 介绍ECM和DMS等成熟的管理系统，分析其功能、应用场景及选择原则。 协同办公与知识共享： 探讨如何通过电子文件管理系统促进团队协同，实现知识的高效共享与再利用。 应对长期保存挑战： 深入分析电子文件长期保存的技术要求、格式迁移、迁移策略等，为机构和企业提供可行的长期保存方案。 五、 电子文件的未来：智能化、云化与生态化 展望未来，电子文件管理将呈现出更加智能化、云化和生态化的趋势。 智能化： 随着人工智能和机器学习技术的发展，电子文件的自动分类、标签生成、内容摘要、智能检索、风险预警等功能将日益成熟，极大地提升管理效率和智能化水平。 云化： 云计算的普及将使电子文件管理更加灵活、可扩展，并降低部署和维护成本。企业将能够通过云平台实现文件的集中管理、全球访问和协同工作。 生态化： 电子文件管理将不再是孤立的系统，而是融入更广泛的数字生态系统中。与其他业务系统（如ERP、CRM、OA等）的深度集成，以及跨组织、跨行业的协同，将成为常态。 本书将对这些未来趋势进行前瞻性的探讨，帮助读者为迎接数字文件管理的下一个时代做好准备。 六、 结语：拥抱变革，重塑信息资产 《信息时代的文件革命：数字资产的秩序与未来》旨在为读者提供一个全面、深入的视角，来理解电子文件管理的挑战与机遇。我们相信，通过掌握科学的管理理念和先进的技术手段，每个组织和个人都能有效地驾驭信息洪流，将电子文件这一重要的数字资产，转化为推动创新、保障安全、创造价值的强大引擎。本书期望能够激发读者对电子文件管理的新思考，并为实际的改进和创新提供有力的指引。在这个快速变化的数字时代，主动拥抱变革，重塑我们的信息资产，是我们迈向成功的必由之路。

评分☆☆☆☆☆

这本书的语言风格有一种独特的“学者气质”，冷静、客观，但字里行间又透露着对技术本质的深刻洞察。我特别喜欢作者在探讨“电子证据的法律采信”那一章节时所展现的批判性思维。他并没有盲目地肯定现有法律框架的完备性，而是指出了当前司法实践中，尤其是在涉及云计算和物联网生成的数据时所面临的挑战。比如，关于“时间戳”在跨国界证据交换中的效力问题，作者引用了多个国际公约的条款，并对比了不同司法管辖区的解释差异，这种多维度的审视，让人对电子证据的“真实性”有了更深层次的理解。读到此处，我甚至开始反思我们日常工作中对文件时间戳的随意处理，意识到每一个细节背后都可能隐藏着巨大的法律风险。这本书的行文节奏把握得很好，关键概念的阐述往往会配以详尽的案例分析，这些案例都不是空泛的假设，而是基于真实场景的深度剖析，极大地增强了内容的说服力和代入感。它成功地架起了一座沟通技术人员和法律专业人士之间的桥梁。

评分☆☆☆☆☆

这本书给我带来了一种颠覆性的视角，它让我意识到电子文件管理绝不只是一个 IT 部门的职责，而是一项涉及企业治理、法律风险控制和长期战略规划的系统工程。最让我震撼的是作者对“知识产权保护”与“电子证据保留”的交叉论述。他强调，有效的证据保留机制，本身就是对企业核心数字资产最强有力的保护伞。书中有一个章节专门探讨了在敏捷开发环境下，如何确保每次代码提交和版本迭代都能留下可供追溯的电子记录，这对于软件和高科技企业来说，具有不可替代的指导价值。作者的笔触充满了紧迫感，他不断提醒读者，数字世界的变化是瞬息万变的，任何松懈都可能导致未来无法挽回的损失。读完这本书，我感觉自己的职业视野被极大地拓宽了，不再仅仅关注眼前的文件存储效率，而是开始思考更宏大的合规性蓝图和未来潜在的法律风险敞口。这不仅仅是一本技术手册，更像是一部关于数字时代企业生存智慧的教科书，其深度和广度远超我的预期。

评分☆☆☆☆☆

这本书的装帧设计真是让人眼前一亮，那种沉稳的色调和精致的纸质触感，让人立刻感受到它蕴含的专业深度。我原本以为这是一本枯燥的理论堆砌，但翻开后才发现，作者的叙事方式非常灵活，像是带着我们进行一次深入的行业考察。书中对不同类型电子证据的采集和分析流程描述得极其细致入微，即便是像我这样初次接触这个领域的人，也能大致勾勒出整个工作链条的脉络。尤其让我印象深刻的是，作者并没有停留在简单的技术介绍，而是深入探讨了背后的法律依据和伦理考量，这使得内容一下子丰满了许多。举例来说，关于“数据完整性”的章节，作者引用了多个国际标准和判例法，清晰地阐释了如何在复杂的系统环境中确保证据的“不可篡改性”，这种结合实践与法规的写法，对于我们这些希望将理论应用于实际工作的读者来说，无疑是极大的福音。阅读过程中，我时不时会停下来，去查阅一下书中提到的那些晦涩的专业术语，这说明这本书成功地激发了我的求知欲，让我愿意主动去深入挖掘更多相关知识。整体而言，这本书给我带来的第一印象是：专业、全面，且极具指导意义，它不仅仅是一本参考书，更像是一位经验丰富的前辈在手把手地传授实战技巧。

评分☆☆☆☆☆

我花了整整一个周末的时间来消化这本书的第二部分，那部分主要聚焦于长期数字档案的策略制定与实施。坦白说，一开始我对“长期保留”这个概念感到有些迷茫，毕竟技术迭代的速度太快了，如何保证十年前的文件在十年后依然可以被准确解读？这本书给出了一个非常具有前瞻性的框架。作者没有简单地推荐某一种单一的存储介质，而是引入了“活的档案”概念，强调了元数据管理和格式迁移的重要性。书中特别提到了一种基于风险评估的保留策略模型，这个模型非常实用，它教会我如何根据文件的法律重要性、信息敏感度和技术过时风险，来动态调整保留周期和技术栈。例如，在描述特定数据库备份恢复流程时，作者采用了一种流程图加文字解析的组合方式，逻辑清晰得令人拍案叫绝。我甚至尝试按照书中的建议，梳理了我所在机构现有的文档管理痛点，并尝试套用那个风险模型进行初级分析，发现效果立竿见影。这本书的价值就在于，它提供的不是固定不变的教条，而是一套可以应对未来不确定性的思维工具。阅读它，更像是在学习一种高阶的战略规划能力，而非单纯的技能速成。

评分☆☆☆☆☆

从阅读体验的角度来看，这本书的编排结构堪称典范。它采用了模块化设计，使得读者可以根据自己的兴趣点或工作需求，灵活地选择阅读深度。我注意到，全书的索引和交叉引用做得极为出色，每当提到一个核心术语，后面都会用括号清晰地标注出它在书中其他章节的出现位置，这对于需要频繁查阅的工具书来说，简直是太贴心了。我个人对“数据销毁与合规性”那块的内容特别感兴趣，作者没有采用一笔带过的方式，而是详细阐述了销毁流程中的技术操作规范，以及如何生成“销毁证明”以应对未来的审计审查。这种“从生成到销毁”的全生命周期视角，构建了一个完整的闭环管理体系。这本书的专业术语表也非常详尽，对于初学者友好度极高，即便是那些看起来很拗口的专业名词，在附录中也能找到清晰的解释。阅读这本书，就像是跟随一位经验丰富的项目经理，一步步规划和执行一个复杂的数字资产管理项目，每一个步骤都有详实的指南支撑，让人感到非常踏实和有方向感。