模式化工作術：用25%的時間完成75%的工作 [テンプレート仕事術] pdf epub mobi txt 电子书 下载 2025

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信太明 著，王蘊潔 译

图书标签:

• 时间管理
• 效率提升
• 工作方法
• 模板化
• 生产力
• 职场技能
• 个人成长
• 精益工作
• 目标管理
• 实用技巧

出版社： 天下遠見出版股份有限公司

ISBN：9789862166895

版次：1

商品编码：16015334

包装：平裝

外文名称：テンプレート仕事術

开本：25開

出版时间：2011-01-25

页数：222

正文语种：繁體中文

商品尺寸：15*21cm

内容简介

用蠻力不如使巧勁！
堆積如山的例行事務，是否讓你疲於奔命？
工作不是意志力大考驗，
善用「模式化工作術」其實你可以更輕鬆！
「模式化工作術」不僅可以增加效率、提高產能，還可以提升員工素質，
堪稱是新時代的完美工作術！
「我忙得沒有時間……」這句話幾乎是每個現代上班族的口頭禪，然而，仔細分析之下，很容易就會發現，其實很多人都將大把的時間花在一些重覆或類似的工作上，導致真正需要花時間思考的問題，只能草率處理。
如果可以為這些重覆的工作找到一個固定的模式，只要遇到相同的情境，就加以套用，勢必可以大幅提高工作效率，進而，就可以將省下的時間拿來處理更棘手的問題。
本書中，作者除了針對「模式工作化」的方法做了詳細的說明，同時，也針對許多職場經常遇到的問題提供模式化的範例。

作者简介

信太明
AUN顧問株式會社 董事長
一九六八年出生於福島縣。在早稻田大學政治經濟學院求學期間，就開始參與Recruit教育資訊雜誌的企畫業務工作。一九九二年大學畢業後，進入Recruit公司。後來，曾先後任職於日本網路研究所及ABC MART，於一九九八年成立AUN顧問公司。二○○五年十一月，公司股票在東京證券交易所高增長新興股票市場（MOTHERS）上市。成為搜尋引擎行銷（SEM）的先驅者，致力於推廣搜尋引擎最佳化（SEO）和搜尋連動型廣告（P4P）的有效性。
AUN顧問公司更從二○○八年開始正式展開「全球行銷（Global marketing）」事業，提供以英語、中文為中心，支援多國語言，涵蓋創意、翻譯、行銷、媒體等業務的綜合服務。王蘊潔
樂在翻譯的世界，打滾十餘年仍然欲罷不能的專職譯者，曾詮釋《博士熱愛的算式》、《不毛地帶》、《洗錢》等日本重量級作家的作品。

目录

前言
PART 1 模式化工作術的優點
CHAPTER 1 為什麼要將工作模式化？
何謂模式？何謂模式化工作術？
模式化的益處 1「效率性」——七五％的工作都可以定型化
模式化的益處 2 「生產力」——可以專注於二五%的具附加價值工作
模式化的益處 3 「正確性」——毫無遺漏地確實完成工作
模式化的益處 4 「非屬人化」——可以把工作交給別人處理
哪些工作應該模式化？
模式會逐漸進化
Chapter 2 工作模式化的方法
讓模式化工作術持續的祕訣
模式化在時間上具備極高的成本效益
缺乏目的的模式化將無法持續
記錄是模式化的第一步
將工作模式化的三個模式
保存模式
持續貫徹模式化工作術的方法
支援模式化工作術的 IT環境
PART 2模式化活用範例
Chapter 3 電子郵件、聯絡、傳達時的範本
使用定型書函範例，減少文書製作時間
模式化可以讓活動的事前準備與資訊共享萬無一失
電子郵件的使用方法將大幅改變上班族可運用的時間
運用信件的自動行銷術
Chapter 4 推展業務、商談時的模式
提升電話預約成功率的範本
不依賴即興回答和經驗的電話應對劇本
初次拜訪前的檢查表
一眼識破危險公司的範本
初次見面也能與對方親切交談的範本
菜鳥也可以在三個月內拿到訂單的意向調查表
說服、交涉的模式
製作「我的米其林」，選擇招待客戶的店家就萬無一失
出差時絕不失誤的範本
可以充分利用零星時間的「待辦事項清單」
Chapter 5 提升商務基礎技術的範本
用「Outlook行事曆」統一管理行程
重要的報章雜誌內容要當日建檔
用 iPhone的備忘錄功能累積創意點子
振奮低落心情的模式
身體狀況也可以模式化管理
提升學習效率的模式
可幫你做出決策的模式
加班增加時的檢討模式
Chapter 6 管理的模式
活化公司內部溝通的模式
提升員工幹勁的激勵模式
可以消滅集體加班的模式
會議不得多於六人，團隊也要以六人為單位
解決上司特有煩惱的模式
後記

精彩书摘

模式化的益處——「效率性」——七五％的工作都可以定型化
「反覆」作業意外地多
大部分工作都可以藉由模式化提升效率，在一天之內完成原本需要花費兩天時間的工作，也絕非遙不可及的夢想。
「七五％的工作都可以模式化。」
聽到我這麼說，各位是否會感到驚訝？
或許各位會說：「我做的工作才沒有這麼簡單。」
「能夠用範本完成的工作，成果一定不理想。」
果真如此嗎？
各位不妨回顧一下每天的工作。
據我的觀察，煩擾各位的工作中，有七五％都是以前曾經做過的工作。
比方說，電子郵件。現在，早已邁入資訊化社會，撰寫大量的電子郵件，應該也成為各位工作中的一環。當然，也有人認為電子郵件的往來根本不算是工作，我也很想大力贊同這種意見，但實際上，上班族每天就是必須花時間處理無數的電子郵件。
撰寫電子郵件正是﹁以前曾經做過的工作﹂最典型的代表。當然，電子郵件的傳送對象各不相同，內容也不可能一模一樣。即使如此，在撰寫時也不需要從零開始。假設回電子郵件總共花了五分鐘，會不會其中有三分鐘都花在﹁重新輸入以前曾經寫過的內容﹂這種單純的作業上呢？
比方說，寄給客戶的電子郵件也有各種不同的性質，像是「初次拜訪後的致意」、「寄送資料用的郵件」、「價格交涉郵件」、「季節問候郵件」等等。即使客戶不同，即使內容細節稍有差異，但結構上其實大同小異。所以，只要事先準備幾種範本，就足以重複利用。
在拜訪客戶、聽取意見時也一樣。即使拜訪的客戶不同，第一次拜訪時應該詢問的問題幾乎都是固定的，就算是諮詢工作也不例外。
我所經營的 AUN顧問公司，主要業務是搜尋引擎行銷，也就是設法讓客戶的網站在搜尋結果中名列前茅。我們的任務是針對客戶在SEO等行銷方面的需求，提供量身訂作的服務。然而，只要把焦點放在工作的進展上，任何案子都一定存在著共同點。
因此，不妨把要向客戶發問的項目歸納為「問題清單」，發給所有業務員。如此一來，每次拜訪客戶時，就可以避免浪費時間，也無需擔心有任何遺漏。而且，即使是經驗不足的新手，在詢問客戶意見時，也可以達到和資深員工相同的水準。
將工作模式化，感覺時間變多了
英國歷史、政治學家帕金森針對官僚體制進行了研究，在他提倡的「帕金森法則」第一條中，提出了以下的論點。
「工作量會膨脹到把這項工作被賦予的時間全部用完為止。」
這句話的意思是，原本可以在短時間內或是用較少預算完成的工作，如果不積極處理，就會把所有時間和預算消耗殆盡。這是對公務員和組織的諷刺，但也帶給我們很大的啟示。也就是說，那些口口聲聲說「有太多事要做，所以沒有時間」的人，永遠不會有時間。然而，如果積極思考如何才能在短時間內把事情做完，並發揮巧思，就可以在短時間內完成工作。所以，關鍵全在於心態。
本書所介紹的「模式化」就是發揮這種巧思的手段之一。
後面也將提到，有些工作就是無法模式化、不可以模式化。但是，煩惱「忙得沒有時間」、「被工作追著跑」的上班族中，多數人的工作都仍有大量的模式化空間。他們之所以整天忙碌不已，就是被這些重複進行的工作困住了。
每天都得處理許多例行業務和瑣事，是上班族必須面對的宿命。不過，在處理這些工作時，每次都從零開始，花費大量時間在回想、思考和調查的人，和藉由模式化縮短時間的人，在工作效率方面會產生極大的差異。
工作速度一旦加快，就可以減少時間的浪費，就會感覺時間變多了。
當然，和沒有製作模式的人相比，想將工作模式化的人必須花費時間在製作模式這項新的作業上，但這是一種先行投資，而且是絕不虧損的投資。只要能夠稍微體會其中的益處，本書的目的可說就已經達成了一半。

前言/序言

好的，这是一本关于如何在日常工作中实现高效、系统化管理的图书简介，旨在帮助读者优化工作流程，提升产出效率。 --- 书名：精进效率：重塑工作流，解锁高产出模式 内容简介： 在快节奏的现代职场中，我们常常感到被无尽的任务和信息流裹挟，工作时长与实际产出不成正比。你是否曾疑惑，为什么有些人总能在有限的时间内完成更多、更优质的工作？答案往往不在于更长的工时，而在于更科学的工作方法和更清晰的思维框架。《精进效率：重塑工作流，解锁高产出模式》正是这样一本深度剖析效率底层逻辑的实战指南。 本书超越了简单的“时间管理技巧”或“番茄工作法”的肤浅介绍，而是聚焦于如何构建一套可持续、可复制的工作体系，让你能够专注于最有价值的活动，系统性地减少重复劳动和低效的决策消耗。 核心理念：从被动响应到主动构建 本书的核心思想在于，真正的效率提升，源于将零散、依赖直觉的工作模式，转变为结构化、可预测的系统。我们不再仅仅是被动地处理收件箱里的邮件或日程表上的会议，而是主动地设计工作流，让流程驱动产出，而不是让任务消耗时间。 第一部分：诊断与重构——理解你的工作能量 效率的起点是清晰地认知现状。本书首先引导读者进行一次全面的“工作流审计”。你将学会如何识别并量化那些隐形的“效率黑洞”：那些耗费大量精力却成果甚微的活动，如无休止的会议、邮件回复的延迟满足感，以及在信息碎片化中不断切换任务的“注意力成本”。 可视化工作流： 我们将介绍一种简化的流程映射工具，帮助你清晰地看到任务是如何从输入到输出的，哪个环节产生了不必要的摩擦。 价值驱动的优先级设定： 摒弃传统的“重要/紧急”矩阵，引入“影响力杠杆点”模型。这个模型教你如何评估一项任务对长期目标的贡献度，确保你的精力投入到能带来指数级回报的少数关键事项上。 第二部分：模块化与标准化——建立你的效率引擎 高效率人士并非依靠超凡的意志力，而是依靠精妙的系统设计。本部分深入探讨如何将复杂的工作分解为可管理的、可重复的模块。 任务的“积木化”： 学习如何将复杂的项目拆解成预设好的、标准化的操作单元（模块）。一旦模块被创建和验证，未来的类似任务就不再需要从零开始思考，只需像搭积木一样组合即可。 情境分离与专注力保护： 介绍“环境即指令”的概念。通过物理和数字环境的精心设置，让你的工作空间自动引导你进入最佳的专注状态。例如，如何为不同类型的工作（深度思考、沟通协调、行政支持）设置专属的“工作场域”，最大程度减少切换成本。 决策自动化： 识别那些重复发生的、低风险的决策点。通过预设的判断标准和授权范围，将日常的“是否做？”转变为流程自动执行的“如何做？”，从而释放大脑用于更高级的战略思考。 第三部分：工具与协作——打造流畅的系统闭环 工具是效率的放大器，但前提是工具必须服务于流程，而不是反过来。本书不推崇追逐最新的软件，而是强调如何将现有工具整合进一个无缝衔接的系统。 信息捕获与处理的漏斗系统： 建立一个统一的“外部大脑”系统，确保所有灵感、任务和资料都能被即时捕获，并经过统一的分类和处理，杜绝“放在待办清单里忘记”的窘境。 异步沟通的艺术： 在团队协作中，同步沟通（会议、即时消息）往往是效率杀手。本书提供了一套详尽的异步沟通规范，包括如何撰写高效的、不需要立即回复的说明文档、如何使用结构化的反馈机制，确保信息传递的准确性和时效性，同时不打断他人的深度工作时间。 成果的“预制”与复用： 探讨如何将被动交付转变为主动构建可复用的“成果资产”。无论是报告结构、代码框架还是邮件模板，建立内部知识库和标准产出物的机制，使得每一次交付都是对未来工作的投资。 第四部分：迭代与弹性——保持系统的持续优化 一个静态的系统很快就会过时。本书的最后一部分关注如何将效率提升内化为一种持续改进的习惯。 定期的系统回顾（System Review）： 介绍一种轻量级的周/月度回顾机制，重点不是审查“我做了什么”，而是评估“我的工作系统运行得如何”。发现系统中的瓶颈，并微调流程的参数。 抵御“效率陷阱”： 许多人陷入了“优化优化本身”的陷阱。我们教你如何区分“流程优化”与“目标达成”之间的界限，避免为了追求完美的流程而牺牲了实际的业务成果。 目标读者： 本书面向所有希望从“忙碌”状态中解脱出来，追求更高质量产出的专业人士、管理者以及自由职业者。如果你厌倦了加班加点却看不到明显进步，如果你相信系统化的思维能带来长期的竞争优势，那么《精进效率：重塑工作流，解锁高产出模式》将为你提供一套可立即部署、行之有效的工作哲学和实战工具。它不是教你如何把一天的工作塞进八小时，而是教你如何用更少的精力，创造更大的价值。 ---

评分☆☆☆☆☆

如果非要找一个点来挑剔，可能是在某些具体工具的推荐上略显保守，但这或许也是它的优势所在——它侧重于方法论而非特定软件的教学。核心在于，它教会了读者一套通用的“系统构建思维”。我花了大量时间去思考书中关于“最小可行性产出（MVP）”在日常工作中的应用。过去我总想一次性做出完美方案，结果往往是项目搁浅。这本书教会我，先用最简单、最快的可交付件去验证方向，然后逐步迭代。这种“先跑起来，再优化速度”的理念，极大地提升了我启动新项目的信心。它让人明白，完美是效率的敌人，而持续的、小步快的迭代才是通往成功的王道。这种心法的转变，比任何具体技巧都要来得长远。

评分☆☆☆☆☆

阅读体验上，这本书的节奏感把握得非常到位。它不像那种堆砌术语的专业著作，而是保持了一种近乎对话式的亲切感。作者似乎非常了解职场人的困境，总能在你感到迷茫的那个点上，精准地抛出解决方案。我尤其欣赏它在强调“结果导向”时，所采取的辩证视角。它没有陷入“结果至上”的偏激，而是强调了“高效过程”是达成优质结果的必然路径。书中对如何定义“完成”的讨论，更是颠覆了我过去对项目截止日期的理解。过去我总是在最后一刻才提交工作，现在我学会了如何提前识别出“足够好”的版本，并将其固化下来，这极大地减轻了我的焦虑感。这不仅仅是一本讲效率的书，更像是一本关于如何与自我和解，优化工作心境的指南。

评分☆☆☆☆☆

这本新近读到的作品，确实让人耳目一新，它没有过多地纠缠于那些老生常谈的时间管理理论，比如番茄工作法或是清空收件箱的技巧。相反，它似乎提供了一种更具操作性、更贴近实际工作场景的思维框架。我特别欣赏作者那种直击痛点的写作风格，没有太多空泛的理论说教，而是直接探讨了我们如何在日常工作中，识别出那些“高价值、低复杂度”的任务，并将精力倾注于此。读完整本书，我感到自己像是完成了一次彻底的思维重塑，不再是无头苍蝇般地追逐每一个弹出来的通知，而是有目的地去筛选和聚焦。它让我深刻意识到，很多时候，我们之所以感到疲惫，并不是因为工作量本身，而是因为我们把大量的时间消耗在了那些“看起来很忙碌，但实际产出极低”的事务上。这种对效率本质的重新定义，是这本书最宝贵的价值所在。

评分☆☆☆☆☆

坦白说，我以前总觉得那些宣扬“极简工作法”的书籍，多多少少都有点理想化，总觉得在现实的职场洪流中难以落地。但这本书给我的感觉完全不同，它更像是一份为现代知识工作者量身定制的操作手册。它没有要求我们辞掉所有琐事，而是教我们如何像一个工程师一样去拆解工作流程，找出那些可以被“模板化”或“标准化”的部分。其中关于如何构建个人知识库，以及如何设计一套自动化的反馈循环来持续优化工作流程的章节，对我触动极大。我开始尝试将那些重复性的邮件回复、数据汇总步骤，用书中提到的方法进行固化，效果立竿见影。这并非是鼓励偷懒，而是倡导一种更聪明的工作方式——用机器的逻辑去处理重复，为人脑留出空间进行创造性思考。这本书的实操性，远超我预期的水平。

评分☆☆☆☆☆

从整体布局来看，这本书的结构非常清晰，层层递进，逻辑严密。它不像那种只提供“快速修复”方案的读物，而更像是一份长期的职业发展蓝图。它引导我们从宏观上审视自己的职责范围，然后向下钻取到具体的执行层，每一步都有明确的行动指南。特别是关于如何对自己的工作进行“审计”和“解构”的那几个章节，简直是醍醐灌顶。它让我第一次真正坐下来，认真盘点过去一年中，哪些时间被浪费了，以及浪费的原因是什么，并建立起一个可以自我纠错的机制。读完之后，我不再是单纯地被动应对工作，而是开始主动设计我的工作流。这本书的影响是深远的，它提供了一套可以持续学习和优化的方法论，而不是一个一次性的“灵丹妙药”。