模式化工作術：用25%的時間完成75%的工作 [テンプレート仕事術] pdf epub mobi txt 電子書 下載 2025

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信太明 著，王蘊潔 譯

圖書標籤:

• 時間管理
• 效率提升
• 工作方法
• 模闆化
• 生産力
• 職場技能
• 個人成長
• 精益工作
• 目標管理
• 實用技巧

齣版社： 天下遠見齣版股份有限公司

ISBN：9789862166895

版次：1

商品編碼：16015334

包裝：平裝

外文名稱：テンプレート仕事術

開本：25開

齣版時間：2011-01-25

頁數：222

正文語種：繁體中文

商品尺寸：15*21cm

內容簡介

用蠻力不如使巧勁！
堆積如山的例行事務，是否讓你疲於奔命？
工作不是意誌力大考驗，
善用「模式化工作術」其實你可以更輕鬆！
「模式化工作術」不僅可以增加效率、提高產能，還可以提升員工素質，
堪稱是新時代的完美工作術！
「我忙得沒有時間……」這句話幾乎是每個現代上班族的口頭禪，然而，仔細分析之下，很容易就會發現，其實很多人都將大把的時間花在一些重覆或類似的工作上，導緻真正需要花時間思考的問題，隻能草率處理。
如果可以為這些重覆的工作找到一個固定的模式，隻要遇到相同的情境，就加以套用，勢必可以大幅提高工作效率，進而，就可以將省下的時間拿來處理更棘手的問題。
本書中，作者除瞭針對「模式工作化」的方法做瞭詳細的說明，同時，也針對許多職場經常遇到的問題提供模式化的範例。

作者簡介

信太明
AUN顧問株式會社 董事長
一九六八年齣生於福島縣。在早稻田大學政治經濟學院求學期間，就開始參與Recruit教育資訊雜誌的企畫業務工作。一九九二年大學畢業後，進入Recruit公司。後來，曾先後任職於日本網路研究所及ABC MART，於一九九八年成立AUN顧問公司。二○○五年十一月，公司股票在東京證券交易所高增長新興股票市場（MOTHERS）上市。成為搜尋引擎行銷（SEM）的先驅者，緻力於推廣搜尋引擎最佳化（SEO）和搜尋連動型廣告（P4P）的有效性。
AUN顧問公司更從二○○八年開始正式展開「全球行銷（Global marketing）」事業，提供以英語、中文為中心，支援多國語言，涵蓋創意、翻譯、行銷、媒體等業務的綜閤服務。王蘊潔
樂在翻譯的世界，打滾十餘年仍然欲罷不能的專職譯者，曾詮釋《博士熱愛的算式》、《不毛地帶》、《洗錢》等日本重量級作傢的作品。

目錄

前言
PART 1 模式化工作術的優點
CHAPTER 1 為什麼要將工作模式化？
何謂模式？何謂模式化工作術？
模式化的益處 1「效率性」——七五％的工作都可以定型化
模式化的益處 2 「生產力」——可以專注於二五%的具附加價值工作
模式化的益處 3 「正確性」——毫無遺漏地確實完成工作
模式化的益處 4 「非屬人化」——可以把工作交給別人處理
哪些工作應該模式化？
模式會逐漸進化
Chapter 2 工作模式化的方法
讓模式化工作術持續的祕訣
模式化在時間上具備極高的成本效益
缺乏目的的模式化將無法持續
記錄是模式化的第一步
將工作模式化的三個模式
保存模式
持續貫徹模式化工作術的方法
支援模式化工作術的 IT環境
PART 2模式化活用範例
Chapter 3 電子郵件、聯絡、傳達時的範本
使用定型書函範例，減少文書製作時間
模式化可以讓活動的事前準備與資訊共享萬無一失
電子郵件的使用方法將大幅改變上班族可運用的時間
運用信件的自動行銷術
Chapter 4 推展業務、商談時的模式
提升電話預約成功率的範本
不依賴即興迴答和經驗的電話應對劇本
初次拜訪前的檢查錶
一眼識破危險公司的範本
初次見麵也能與對方親切交談的範本
菜鳥也可以在三個月內拿到訂單的意嚮調查錶
說服、交涉的模式
製作「我的米其林」，選擇招待客戶的店傢就萬無一失
齣差時絕不失誤的範本
可以充分利用零星時間的「待辦事項清單」
Chapter 5 提升商務基礎技術的範本
用「Outlook行事曆」統一管理行程
重要的報章雜誌內容要當日建檔
用 iPhone的備忘錄功能纍積創意點子
振奮低落心情的模式
身體狀況也可以模式化管理
提升學習效率的模式
可幫你做齣決策的模式
加班增加時的檢討模式
Chapter 6 管理的模式
活化公司內部溝通的模式
提升員工幹勁的激勵模式
可以消滅集體加班的模式
會議不得多於六人，團隊也要以六人為單位
解決上司特有煩惱的模式
後記

精彩書摘

模式化的益處——「效率性」——七五％的工作都可以定型化
「反覆」作業意外地多
大部分工作都可以藉由模式化提升效率，在一天之內完成原本需要花費兩天時間的工作，也絕非遙不可及的夢想。
「七五％的工作都可以模式化。」
聽到我這麼說，各位是否會感到驚訝？
或許各位會說：「我做的工作纔沒有這麼簡單。」
「能夠用範本完成的工作，成果一定不理想。」
果真如此嗎？
各位不妨迴顧一下每天的工作。
據我的觀察，煩擾各位的工作中，有七五％都是以前曾經做過的工作。
比方說，電子郵件。現在，早已邁入資訊化社會，撰寫大量的電子郵件，應該也成為各位工作中的一環。當然，也有人認為電子郵件的往來根本不算是工作，我也很想大力贊同這種意見，但實際上，上班族每天就是必須花時間處理無數的電子郵件。
撰寫電子郵件正是﹁以前曾經做過的工作﹂最典型的代錶。當然，電子郵件的傳送對象各不相同，內容也不可能一模一樣。即使如此，在撰寫時也不需要從零開始。假設迴電子郵件總共花瞭五分鐘，會不會其中有三分鐘都花在﹁重新輸入以前曾經寫過的內容﹂這種單純的作業上呢？
比方說，寄給客戶的電子郵件也有各種不同的性質，像是「初次拜訪後的緻意」、「寄送資料用的郵件」、「價格交涉郵件」、「季節問候郵件」等等。即使客戶不同，即使內容細節稍有差異，但結構上其實大同小異。所以，隻要事先準備幾種範本，就足以重複利用。
在拜訪客戶、聽取意見時也一樣。即使拜訪的客戶不同，第一次拜訪時應該詢問的問題幾乎都是固定的，就算是諮詢工作也不例外。
我所經營的 AUN顧問公司，主要業務是搜尋引擎行銷，也就是設法讓客戶的網站在搜尋結果中名列前茅。我們的任務是針對客戶在SEO等行銷方麵的需求，提供量身訂作的服務。然而，隻要把焦點放在工作的進展上，任何案子都一定存在著共同點。
因此，不妨把要嚮客戶發問的項目歸納為「問題清單」，發給所有業務員。如此一來，每次拜訪客戶時，就可以避免浪費時間，也無需擔心有任何遺漏。而且，即使是經驗不足的新手，在詢問客戶意見時，也可以達到和資深員工相同的水準。
將工作模式化，感覺時間變多瞭
英國歷史、政治學傢帕金森針對官僚體製進行瞭研究，在他提倡的「帕金森法則」第一條中，提齣瞭以下的論點。
「工作量會膨脹到把這項工作被賦予的時間全部用完為止。」
這句話的意思是，原本可以在短時間內或是用較少預算完成的工作，如果不積極處理，就會把所有時間和預算消耗殆盡。這是對公務員和組織的諷刺，但也帶給我們很大的啟示。也就是說，那些口口聲聲說「有太多事要做，所以沒有時間」的人，永遠不會有時間。然而，如果積極思考如何纔能在短時間內把事情做完，並發揮巧思，就可以在短時間內完成工作。所以，關鍵全在於心態。
本書所介紹的「模式化」就是發揮這種巧思的手段之一。
後麵也將提到，有些工作就是無法模式化、不可以模式化。但是，煩惱「忙得沒有時間」、「被工作追著跑」的上班族中，多數人的工作都仍有大量的模式化空間。他們之所以整天忙碌不已，就是被這些重複進行的工作睏住瞭。
每天都得處理許多例行業務和瑣事，是上班族必須麵對的宿命。不過，在處理這些工作時，每次都從零開始，花費大量時間在迴想、思考和調查的人，和藉由模式化縮短時間的人，在工作效率方麵會產生極大的差異。
工作速度一旦加快，就可以減少時間的浪費，就會感覺時間變多瞭。
當然，和沒有製作模式的人相比，想將工作模式化的人必須花費時間在製作模式這項新的作業上，但這是一種先行投資，而且是絕不虧損的投資。隻要能夠稍微體會其中的益處，本書的目的可說就已經達成瞭一半。

前言/序言

好的，這是一本關於如何在日常工作中實現高效、係統化管理的圖書簡介，旨在幫助讀者優化工作流程，提升産齣效率。 --- 書名：精進效率：重塑工作流，解鎖高産齣模式 內容簡介： 在快節奏的現代職場中，我們常常感到被無盡的任務和信息流裹挾，工作時長與實際産齣不成正比。你是否曾疑惑，為什麼有些人總能在有限的時間內完成更多、更優質的工作？答案往往不在於更長的工時，而在於更科學的工作方法和更清晰的思維框架。《精進效率：重塑工作流，解鎖高産齣模式》正是這樣一本深度剖析效率底層邏輯的實戰指南。 本書超越瞭簡單的“時間管理技巧”或“番茄工作法”的膚淺介紹，而是聚焦於如何構建一套可持續、可復製的工作體係，讓你能夠專注於最有價值的活動，係統性地減少重復勞動和低效的決策消耗。 核心理念：從被動響應到主動構建 本書的核心思想在於，真正的效率提升，源於將零散、依賴直覺的工作模式，轉變為結構化、可預測的係統。我們不再僅僅是被動地處理收件箱裏的郵件或日程錶上的會議，而是主動地設計工作流，讓流程驅動産齣，而不是讓任務消耗時間。 第一部分：診斷與重構——理解你的工作能量 效率的起點是清晰地認知現狀。本書首先引導讀者進行一次全麵的“工作流審計”。你將學會如何識彆並量化那些隱形的“效率黑洞”：那些耗費大量精力卻成果甚微的活動，如無休止的會議、郵件迴復的延遲滿足感，以及在信息碎片化中不斷切換任務的“注意力成本”。 可視化工作流： 我們將介紹一種簡化的流程映射工具，幫助你清晰地看到任務是如何從輸入到輸齣的，哪個環節産生瞭不必要的摩擦。 價值驅動的優先級設定： 摒棄傳統的“重要/緊急”矩陣，引入“影響力杠杆點”模型。這個模型教你如何評估一項任務對長期目標的貢獻度，確保你的精力投入到能帶來指數級迴報的少數關鍵事項上。 第二部分：模塊化與標準化——建立你的效率引擎 高效率人士並非依靠超凡的意誌力，而是依靠精妙的係統設計。本部分深入探討如何將復雜的工作分解為可管理的、可重復的模塊。 任務的“積木化”： 學習如何將復雜的項目拆解成預設好的、標準化的操作單元（模塊）。一旦模塊被創建和驗證，未來的類似任務就不再需要從零開始思考，隻需像搭積木一樣組閤即可。 情境分離與專注力保護： 介紹“環境即指令”的概念。通過物理和數字環境的精心設置，讓你的工作空間自動引導你進入最佳的專注狀態。例如，如何為不同類型的工作（深度思考、溝通協調、行政支持）設置專屬的“工作場域”，最大程度減少切換成本。 決策自動化： 識彆那些重復發生的、低風險的決策點。通過預設的判斷標準和授權範圍，將日常的“是否做？”轉變為流程自動執行的“如何做？”，從而釋放大腦用於更高級的戰略思考。 第三部分：工具與協作——打造流暢的係統閉環 工具是效率的放大器，但前提是工具必須服務於流程，而不是反過來。本書不推崇追逐最新的軟件，而是強調如何將現有工具整閤進一個無縫銜接的係統。 信息捕獲與處理的漏鬥係統： 建立一個統一的“外部大腦”係統，確保所有靈感、任務和資料都能被即時捕獲，並經過統一的分類和處理，杜絕“放在待辦清單裏忘記”的窘境。 異步溝通的藝術： 在團隊協作中，同步溝通（會議、即時消息）往往是效率殺手。本書提供瞭一套詳盡的異步溝通規範，包括如何撰寫高效的、不需要立即迴復的說明文檔、如何使用結構化的反饋機製，確保信息傳遞的準確性和時效性，同時不打斷他人的深度工作時間。 成果的“預製”與復用： 探討如何將被動交付轉變為主動構建可復用的“成果資産”。無論是報告結構、代碼框架還是郵件模闆，建立內部知識庫和標準産齣物的機製，使得每一次交付都是對未來工作的投資。 第四部分：迭代與彈性——保持係統的持續優化 一個靜態的係統很快就會過時。本書的最後一部分關注如何將效率提升內化為一種持續改進的習慣。 定期的係統迴顧（System Review）： 介紹一種輕量級的周/月度迴顧機製，重點不是審查“我做瞭什麼”，而是評估“我的工作係統運行得如何”。發現係統中的瓶頸，並微調流程的參數。 抵禦“效率陷阱”： 許多人陷入瞭“優化優化本身”的陷阱。我們教你如何區分“流程優化”與“目標達成”之間的界限，避免為瞭追求完美的流程而犧牲瞭實際的業務成果。 目標讀者： 本書麵嚮所有希望從“忙碌”狀態中解脫齣來，追求更高質量産齣的專業人士、管理者以及自由職業者。如果你厭倦瞭加班加點卻看不到明顯進步，如果你相信係統化的思維能帶來長期的競爭優勢，那麼《精進效率：重塑工作流，解鎖高産齣模式》將為你提供一套可立即部署、行之有效的工作哲學和實戰工具。它不是教你如何把一天的工作塞進八小時，而是教你如何用更少的精力，創造更大的價值。 ---

評分☆☆☆☆☆

閱讀體驗上，這本書的節奏感把握得非常到位。它不像那種堆砌術語的專業著作，而是保持瞭一種近乎對話式的親切感。作者似乎非常瞭解職場人的睏境，總能在你感到迷茫的那個點上，精準地拋齣解決方案。我尤其欣賞它在強調“結果導嚮”時，所采取的辯證視角。它沒有陷入“結果至上”的偏激，而是強調瞭“高效過程”是達成優質結果的必然路徑。書中對如何定義“完成”的討論，更是顛覆瞭我過去對項目截止日期的理解。過去我總是在最後一刻纔提交工作，現在我學會瞭如何提前識彆齣“足夠好”的版本，並將其固化下來，這極大地減輕瞭我的焦慮感。這不僅僅是一本講效率的書，更像是一本關於如何與自我和解，優化工作心境的指南。

評分☆☆☆☆☆

從整體布局來看，這本書的結構非常清晰，層層遞進，邏輯嚴密。它不像那種隻提供“快速修復”方案的讀物，而更像是一份長期的職業發展藍圖。它引導我們從宏觀上審視自己的職責範圍，然後嚮下鑽取到具體的執行層，每一步都有明確的行動指南。特彆是關於如何對自己的工作進行“審計”和“解構”的那幾個章節，簡直是醍醐灌頂。它讓我第一次真正坐下來，認真盤點過去一年中，哪些時間被浪費瞭，以及浪費的原因是什麼，並建立起一個可以自我糾錯的機製。讀完之後，我不再是單純地被動應對工作，而是開始主動設計我的工作流。這本書的影響是深遠的，它提供瞭一套可以持續學習和優化的方法論，而不是一個一次性的“靈丹妙藥”。

評分☆☆☆☆☆

如果非要找一個點來挑剔，可能是在某些具體工具的推薦上略顯保守，但這或許也是它的優勢所在——它側重於方法論而非特定軟件的教學。核心在於，它教會瞭讀者一套通用的“係統構建思維”。我花瞭大量時間去思考書中關於“最小可行性産齣（MVP）”在日常工作中的應用。過去我總想一次性做齣完美方案，結果往往是項目擱淺。這本書教會我，先用最簡單、最快的可交付件去驗證方嚮，然後逐步迭代。這種“先跑起來，再優化速度”的理念，極大地提升瞭我啓動新項目的信心。它讓人明白，完美是效率的敵人，而持續的、小步快的迭代纔是通往成功的王道。這種心法的轉變，比任何具體技巧都要來得長遠。

評分☆☆☆☆☆

坦白說，我以前總覺得那些宣揚“極簡工作法”的書籍，多多少少都有點理想化，總覺得在現實的職場洪流中難以落地。但這本書給我的感覺完全不同，它更像是一份為現代知識工作者量身定製的操作手冊。它沒有要求我們辭掉所有瑣事，而是教我們如何像一個工程師一樣去拆解工作流程，找齣那些可以被“模闆化”或“標準化”的部分。其中關於如何構建個人知識庫，以及如何設計一套自動化的反饋循環來持續優化工作流程的章節，對我觸動極大。我開始嘗試將那些重復性的郵件迴復、數據匯總步驟，用書中提到的方法進行固化，效果立竿見影。這並非是鼓勵偷懶，而是倡導一種更聰明的工作方式——用機器的邏輯去處理重復，為人腦留齣空間進行創造性思考。這本書的實操性，遠超我預期的水平。

評分☆☆☆☆☆

這本新近讀到的作品，確實讓人耳目一新，它沒有過多地糾纏於那些老生常談的時間管理理論，比如番茄工作法或是清空收件箱的技巧。相反，它似乎提供瞭一種更具操作性、更貼近實際工作場景的思維框架。我特彆欣賞作者那種直擊痛點的寫作風格，沒有太多空泛的理論說教，而是直接探討瞭我們如何在日常工作中，識彆齣那些“高價值、低復雜度”的任務，並將精力傾注於此。讀完整本書，我感到自己像是完成瞭一次徹底的思維重塑，不再是無頭蒼蠅般地追逐每一個彈齣來的通知，而是有目的地去篩選和聚焦。它讓我深刻意識到，很多時候，我們之所以感到疲憊，並不是因為工作量本身，而是因為我們把大量的時間消耗在瞭那些“看起來很忙碌，但實際産齣極低”的事務上。這種對效率本質的重新定義，是這本書最寶貴的價值所在。