内容简介
人在职场,仅仅做好本职工作还不够,要学会恰到好处地向上司展示你的工作成果,而汇报工作无疑是一条捷径。《汇报工作是门技术活儿》详细分析了汇报工作的程序和注意事项,具体包括何时汇报、汇报什么、如何汇报、汇报过程中需要注意什么等一系列问题,并辅以大量例证,是让你不栽跟头的智慧经验总结,适合各类职场人员,尤其是职场新人阅读、参考。
作者简介
林汶奎,知名财经图书作家,中国商报新闻出版总社资深编辑,主要从事财经、管理类的图书策划和创作。先后出版过《史玉柱成功创业20律》《华尔街金融危机》《巴菲特的财富传奇》《索罗斯的财富传奇》《经济突围》等。
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目录
第一章 汇报工作就是与领导沟通
1.不汇报就是不尊重/2
2.克服怕见领导的心理/6
3.尽快适应领导的工作风格/11
4.主动汇报,让工作更加顺畅/15
5.实事求是,不自夸也不夸大其词/18
6.重视出差汇报,切不要一去“杳无音讯”/23
7.通过年度总结为自己加分/29
8.职场新人要加大汇报频率/33
9.上下级如何在非工作时间沟通/37
第二章 汇报前,先把工作做到位
1.明确工作职责,热爱自己的职业/44
2.汇报前营造良好氛围,心情好才是真的好/48
3.汇报前,带齐相关资料/53
4.哪些情况下必须向上级汇报工作/57
5.掌握汇报工作的时机/61
第三章 汇报时,巧妙应对各类领导
1.简明扼要地汇报,抓住领导的关注点/70
2.上级出现错误时,要学会巧妙地进谏/74
3.遭遇批评时不要急着辩解/80
4.领会领导的肢体语言/85
5.透过领导的眼神读懂领导的真正意图/91
6.巧妙应对各类领导/96
7.捕捉领导指示的弦外之音/102
8.巧妙拒绝领导的不合理要求/106
第四章 掌握汇报工作的技巧
1.使用PPT汇报工作应注意的细节问题/112
2.从下封邮件开始,让领导关注你/116
3.有问题尽量自己解决,不要什么困难都摆出来/120
4.多用“假如”来为上级描绘美好蓝图/124
5.学会换位思考,从领导的角度考虑问题/128
6.说不清楚的用手势,讲不明白的用图示/132
7.说结论讲结果时,要有数据支撑/136
8.多用正面词汇,少用负面词汇/141
9.口头汇报需要注意的问题/144
10.提出问题,同时提出解决方案/148
11.巧妙捍卫自己的话语权/152
12.用惊艳的提案震撼你的领导/156
第五章 避免陷入汇报工作的误区
1.汇报内容太简单,没有结论也没有分析/162
2.长篇大论,汇报工作抓不住重点/166
3.满口专业术语/170
4.汇报工作像挤牙膏,领导问一句,说一句/173
5.与领导争辩,挑战领导的权威/176
6.贬低他人工作,打“小报告”/181
7.报喜不报忧/185
8.工作时“小题大做”,汇报时“大题小做”/188
9.要主动请示,但不能越级汇报/193
参考文献/198
精彩书摘
9.上下级如何在非工作时间沟通
对于职场新人来说,并不是每一件任务都能在工作时间内完成或执行的,那么对于那些在节假日之中产生的结果和突发状况,是否应该马上向上反映、征求回复呢?假如经常在假期内拨通领导的电话,或许会让他心烦意乱而大为光火;而如果将部分重大事件拖后,又可能会让整个团队的利益受损。
吉冈幸夫的职业是一名销售员,他的领导是丹麦人,名字叫特赖恩?堪默。堪默先生的生意是将丹麦出产的各种零售品卖到亚洲,所以他聘用了吉冈幸夫做亚洲区的特派员,专门负责市场开拓与业务维护。由于两人的英语都很生涩,所以吉冈幸夫和领导的沟通只能依靠翻译软件,效率十分低下,两人因此很少进行工作之外的对话。
在一个周日的晚上,吉冈幸夫同来自韩国的零售商基本达成了合作意向。由于这名韩国老板需要先收两箱样货试卖,如果销路不错就马上签署批发协议。所以吉冈幸夫非常高兴,一回到宾馆,他马上给堪默先生打了电话。
周末加班为公司开拓新渠道,并且还初步搞定了一个新市场,这一点或许在绝大多数情况下都会得到老板的奖励。但是令吉冈幸夫没有想到的是,堪默先生竟然连续两次拒接了自己的来电,一直到第三次才接听了他的电话。
当吉冈幸夫和以往一样用蹩脚的英语汇报了本次成果后,他发觉对方对自己这次劳动成果似乎并不非常兴奋。在电话里,堪默先生仅仅简单地回答说:“我认为这个方案还需要进一步深入了解,比如货运的渠道、定价,以及其他所有事情,都需要进一步探讨。”
对于上级领导这番表述,吉冈幸夫感到非常意外,他追问说:“对不起先生,您所指的‘所有事情都需要探讨’,这个‘所有事情’到底是什么事情?”
“我会在周一给你发送电子邮件。”堪默先生说,“到周一你接到我的邮件之后就明白了。”很显然,这一次沟通并不理想。而且吉冈幸夫明白,如果按照欧洲时间计算,自己收到邮件的时间将会更晚,大概得到周一的凌晨或者更晚,这一点对于潜在的客户来说,毫无疑问是非常不尊敬的。
因此,在经过了一番深思熟虑之后,吉冈幸夫再一次拨通了堪默先生的电话,询问对方是否可以立即向亚洲发货。这一次,堪默先生终于被激怒了,他回答说:“我不想用自己的休息时间去工作,物流公司的人也在享受假期。如果没有其他事情,就等到周一再汇报工作,你明白了吗?”
经过这一次冲突之后,吉冈幸夫认为,自己的努力没有获得回报,反而遭受了不应有的评判。因此,两个月之后,他向堪默先生提交了辞呈,离开了这一工作单位。而堪默先生也没有挽留吉冈幸夫,从这一点来看,他对于这名辛勤工作的日本职工,也是并不欣赏的。
实际上,吉冈幸夫是一名好员工,堪默先生也不是一位糟糕的管理者。只不过从堪默先生的角度来说,下属汇报工作的时间选取不正确,这一点增加了两人之间的隔阂和不理解。在选聘吉冈幸夫接班人的时候,堪默先生指定的第一条准则就是“利用工作时间处理完所有业务,禁止假期内汇报工作”。在他看来,假期必须是和家人孩子一起出去娱乐放松的,或者一家人高高兴兴地享受美食,这样的生活态度,远远不是能够用金钱来衡量的。
那么,对于非工作时间的业务汇报,是否就应该一律推后到领导返岗之后呢?很显然这种观念也是不正确的。可以说,吉冈幸夫的工作态度,在全世界绝大多数管理者眼中,都是需要提出奖励的。因为对于销售行业来说,顾客就是上帝,能够开辟新市场的员工就是天使。所以有关于业务增长的工作汇报,任何时间、任何地点都将是被鼓励、被提倡的。而且,除了销售业之外,其余行业的工作内容,如果发生较为紧急的突发状况,也都是需要及时汇报的。所以说,是否应该在假期内向领导汇报工作,这个问题需要辩证分析,同时寻找到另一个更为合理的解决办法。在工作期间,上下级之间如果发生了像堪默和吉冈幸夫这样的冲突,那么一定是沟通出现了问题。
实际上,关于周末是否应该汇报工作,还是上下级之间没有提前做出良好的沟通而产生的分歧。一般来说,没有被领导特别指出的业务内容,都是可以延缓到工作时间再去汇报的。因为就一个相同的意外来说,管理者所能够承受的压力和变数,是远远超过普通职工的。在良好的工作经验和社会实力基础上,他们有能力应付一些看起来“非常严重”的问题。就堪默先生而言,他是一名富裕的丹麦企业家,对于开拓市场来说,或许早已经是“多一个不多少一个不少”了。更重要的是,老板和职工之间的商贸经验是不同的,当吉冈幸夫认为稍微不能满足客户的要求就会影响到自身业绩的时候,堪默先生觉得这两件事并没有太多关系。
而且,人都是存在惰性的,在任何时候剥夺他人的休闲娱乐时间都会令对方不悦。尤其在部分北欧国家,由于经济发展程度较高,人们对于金钱的依赖性相对较低,所以就出现了很多即便加班费比薪酬高很多也没有人选择加班的现象。与此同时,很多管理者同样也是打工者,下属职员在周末汇报工作,会让他们更加反感和恐惧。
所以,一个更为合理的方案,其实就是在接到任务之前,先和领导确认好,发生哪些情况可以推迟汇报,而哪些情况又是必须马上电话沟通的。应用到吉冈幸夫身上,他其实应该在礼拜五下班之前,就对堪默先生做出请示,问清楚对方周末是否依然工作,对于同韩国代理商之间的会面,是否需要即刻汇报进展等等。假如在这一环节上大家都做到了提前沟通,那么堪默先生或许也就不会对一名辛勤劳动的下属发火了。
从一定程度上来说,利用周末或者其他休息时间汇报工作,是并不受领导者欢迎的。在面对可能会出现突发状况的工作内容,作为一线执行者,应该提前就“休息时间是否依然接听汇报”与领导达成一致意见。如果在工作当中频频出现周末请求指示或者凌晨两点去拨通领导电话的状况,那我们只能说,这一个工作团队当中上下两级的沟通是异常失败的了。
前言/序言
在很多人看来,汇报工作无非是走走形式,只是流于表面文章的事情。还有一些人对领导下达的“早请示、晚汇报”很排斥,觉得领导小题大做,无非是为了彰显自己的权力。怀着这种心态的下属,往往无法受重用,而自己又不知其所以然。
那么,汇报工作到底重不重要呢?对于一个下属来说,懂得汇报工作的重要性和清楚汇报工作的各种技巧又意味着什么呢?
汇报工作当然极为重要。当你的上级将一项工作交给你后,并不是自此就不再过问了,事实上,他会时刻关注此项工作的进展,希望了解工作中是否会出现下属无法解决的问题。因为,一项工作完成得怎么样,进展如何,往往关系到他对下一步工作的部署。所以,他需要知道工作进展中的一切情况。另外,下属对汇报工作的重视,也是对领导的尊重。领导重视下属对自己的态度,而汇报工作是检验下属对其态度的一面镜子。如果下属重视汇报工作的话,就会将汇报做到细致深入;相反,下属不把汇报工作当回事,敷衍了事,在领导看来那就是没把自己当回事。对于这样的下属,领导是不认可的。
作为下属,懂得汇报工作的重要性,就能做到主动及时地向领导汇报自己的工作。这样的下属,会从汇报工作中获取很多经验。首先,能增加在领导面前的“能见度”。经常向领导汇报工作,自然会与领导有频繁的接触,能让领导更早地认可自己的能力,了解自己对工作的热情及认真负责的态度,从而更早地得到上级的关注和重视。另外,下属在汇报工作前,必须对自己的工作有一个全局的审视,了解工作中的问题所在,这样可以加深自己对这项工作的认识。而在汇报前的准备工作中,需要有条理地将事情搞清楚,这也是一种逻辑锻炼。此外,在向领导汇报工作时,因为对工作做过认真的思考,更能听明白领导给出的建议,学习到领导在处理问题时的高瞻远瞩。对于下属来说,每一次汇报都是一个很好的学习机会。而且因为及时汇报工作,也就减免了出错的可能,还能及时得到领导的帮助和支持。
当然,作为下属只知道汇报工作的重要性还远远不够,要知道汇报工作大有学问。比如,如何正确领会领导的意图和思路,在受到上级批评时,要以诚恳的态度应对,有则改之无则加勉,不要产生排斥心理,既不抱怨,也不推诿;在向上级提出合理建议时,要看场合,注意态度,把握好话语的分寸。
另外,汇报工作要懂得抓重点,不要眉毛胡子一把抓。没有一个领导喜欢听下属长篇大论地在那里汇报。汇报工作时要简明扼要地将事情说清楚,而且要条理清晰,切忌逻辑混乱。同时,不要满口专业术语,更不可领导问一句说一句。此外,汇报工作本身体现的是对领导的尊重,所以不要在汇报时与领导据理力争,挑战他的权威,那样吃亏的一定是自己。
由于汇报工作的目的就是让领导了解你的工作进展,因此,一定要实事求是,既不夸大,也不隐瞒,将工作的状况如实地告知领导,不要报喜不报忧,那样会影响领导的正确判断,从而导致决策失误。为了达到好的汇报效果,可以运用一些辅助材料,如图表、数据等。当领导提出不同意见时,要学会换位思考,站在领导的角度去考虑问题。在向领导陈述问题时,要提出自己的解决方案,不要将问题推给领导就万事大吉了,要有积极的参与意识,这样,领导会认为你是一个善于思考的下属,可以委以重任。即便是领导否决了自己的提案,也不要有负面情绪,不要气馁,工作本来就是不断学习的过程,每个人都是从不懂到内行的。
汇报工作看似简单,其实是门技术活儿。本书从汇报工作就是与领导沟通,汇报前,先把工作做到位,汇报时,巧妙应对种类领导,掌握汇报工作的技巧,避免陷入汇报工作的误区五个方面出发,以理论为基础,辅以大量例证,是让你不栽跟头的智慧经验总结,适合各类职场人员,尤其是职场新人阅读、参考。
《职场沟通的艺术:让你的声音被听见,让你的价值被看见》 内容概述: 本书是一本专注于提升职场人士沟通能力的实用指南。它深入剖析了在现代职场环境中,清晰、有效、有策略的沟通如何成为个人职业发展和团队协作的关键驱动力。本书并非仅仅罗列沟通技巧,而是从认知层面入手,引导读者理解沟通的本质,掌握不同场景下的沟通原则,并提供一套系统性的方法论,帮助读者建立自信,优化表达,从而在工作中实现事半功倍的效果。 核心内容解析: 第一部分:沟通的认知基石——重塑你的沟通观 在信息爆炸、节奏飞快的现代职场,许多人花费大量时间投入工作,却忽略了沟通这个“隐形”但至关重要的环节。本书首先要做的,就是帮助读者打破固有的沟通误区,建立起一套健康的、积极的沟通认知。 认识沟通的本质: 沟通不仅仅是信息的传递,更是一种情感的交流、观点的碰撞、关系的建立和影响力的塑造。我们不仅要说清楚,更要说得让人愿意听,听了愿意信,信了愿意做。本书将引导读者理解沟通的“软”与“硬”两手抓,既要逻辑清晰、条理分明,又要贴合人性、顾及感受。 洞察沟通的价值: 为什么有些人总能在关键时刻脱颖而出?为什么有些团队总能高效协作,屡创佳绩?很大程度上,这都归功于他们卓越的沟通能力。本书将系统阐述沟通在个人职业发展中的关键作用,包括: 提升工作效率: 减少因误解、信息不对称导致的返工和内耗。 建立良好关系: 赢得同事、领导和客户的信任与支持。 推动项目进展: 确保信息畅通,协调各方利益,攻克难关。 增强个人影响力: 让自己的想法和贡献得到认可,为晋升和发展奠定基础。 化解冲突与分歧: 掌握积极的冲突管理技巧,将挑战转化为机遇。 识别沟通的障碍: 职场沟通并非一帆风顺,各种障碍时时刻刻存在。本书将帮助读者识别常见的沟通障碍,如: 心理障碍: 恐惧、焦虑、偏见、自卑、傲慢等。 信息障碍: 信息不对称、信息过载、信息失真。 技术障碍: 语言表达不清、非语言信号误读、沟通渠道不当。 文化障碍: 不同背景、不同价值观带来的理解差异。 环境障碍: 嘈杂的环境、时间压力、权力不对等。 本书将提供一套“诊断工具”,让读者能快速定位自己在沟通中常遇到的问题。 第二部分:沟通的实操法则——从听懂到说好 理解了沟通的重要性,下一步就是掌握如何在实践中运用有效的沟通技巧。本部分将聚焦于“听”与“说”这两个核心环节,提供一套可执行的策略和方法。 高效倾听的艺术: 很多时候,我们并非真的在“听”,而是在“等”对方说完,然后急于表达自己的观点。本书将深入探讨倾听的力量,并提供以下倾听技巧: 积极倾听: 不仅仅是用耳朵听,更是用心感受,用肢体语言回应,表明你在认真倾听。包括:眼神交流、适时点头、肢体语言的配合、适时提问。 同理心倾听: 尝试站在对方的角度思考问题,理解对方的情绪和动机,即使你不同意对方的观点。 追问与澄清: 在不打断对方思路的前提下,通过巧妙的提问来深入理解信息,避免误解。 倾听的禁忌: 打断、评判、说教、急于给出建议、心思不专。 清晰表达的智慧: 能够清晰、准确、有说服力地表达自己的观点,是职场成功的基石。本书将指导读者掌握以下表达技巧: 逻辑先行,结构清晰: 无论是口头还是书面,都要有清晰的逻辑线,例如:总分总、时间顺序、重要性排序等。 用词精准,通俗易懂: 避免使用含糊不清的词语和过于专业的术语,确保对方能够理解。 信息提炼,抓住重点: 学会在有限的时间内,将最核心的信息传递给对方。 善用类比与举例: 用生动的例子和恰当的比喻,让复杂的概念更容易被理解。 情境化沟通: 根据不同的沟通对象和场景,调整你的表达方式和内容。 控制语速与节奏: 适宜的语速能帮助听众更好地理解内容,也能展现你的自信。 肢体语言的辅助: 眼神、手势、面部表情的运用,能增强表达的感染力。 第三部分:进阶沟通策略——在不同场景下游刃有余 掌握了基本的听与说,本书将进一步拓展到更复杂的职场沟通场景,帮助读者提升沟通的策略性和影响力。 会议沟通的艺术: 会议是职场信息交流和决策制定的重要场所。本书将提供如何高效参与和组织会议的建议: 会前准备: 明确会议目的,了解参会人员,准备相关材料。 会中发言: 如何简洁明了地表达观点,如何提出建设性意见,如何回应质疑。 会后跟进: 整理会议纪要,明确行动项和责任人。 跨部门协作的沟通: 跨部门沟通往往涉及不同利益、不同文化和不同工作习惯。本书将指导读者如何化解隔阂,建立合作: 理解对方需求: 站在对方部门的角度思考问题。 建立共同目标: 寻找双方的共同利益点。 主动沟通,及时反馈: 避免信息孤岛。 寻求第三方协调: 必要时借助上级或相关部门的支持。 向上沟通的智慧: 如何与领导有效沟通,争取支持,获得认可,是许多职场人士关心的问题。本书将提供: 汇报工作的技巧: 如何精准汇报进度、风险和成果,让领导一目了然。 提出建议的策略: 如何让你的想法得到领导的重视和采纳。 反馈与寻求指导: 如何通过有效的反馈,与领导建立更紧密的合作关系。 向下沟通的艺术: 如何有效地向下属传达信息、分配任务、激励团队,是管理者必备的技能。本书将分享: 清晰的任务分配: 确保下属理解工作目标、方法和预期结果。 适度的授权与信任: 激发下属的积极性和创造性。 有效的反馈与辅导: 帮助下属成长,提升团队整体绩效。 激励与认可: 营造积极的工作氛围。 处理棘手沟通情境: 面对批评、拒绝、拒绝请求、处理分歧等情况,本书将提供专业的应对策略: 接受批评的技巧: 如何理性分析,从中学习,而非产生抵触情绪。 有效拒绝的艺术: 在不伤和气的前提下,坚定地表达自己的立场。 解决冲突的步骤: 冷静分析原因,寻求双方都能接受的解决方案。 第四部分:持续精进——将沟通变成你的核心竞争力 沟通能力的提升并非一蹴而就,而是一个持续学习和实践的过程。本书的最后部分将引导读者如何将所学转化为长期的能力。 自我评估与反思: 定期回顾自己的沟通表现,找出不足之处。 刻意练习: 在日常工作中,有意识地运用本书提供的技巧。 寻求反馈: 主动向同事、领导或朋友征求关于你沟通方式的意见。 学习榜样: 观察和学习身边那些沟通能力出色的人。 终身学习: 关注沟通领域的最新研究和趋势,不断更新自己的知识体系。 本书特色: 理论与实践相结合: 既有深刻的理论解读,又有详实的案例分析和实操练习。 场景化教学: 针对职场中的具体沟通场景,提供有针对性的解决方案。 循序渐进的体系: 从认知基础到进阶策略,帮助读者建立完整的沟通知识体系。 强调“内功”修炼: 不仅关注技巧,更重视沟通者心态、认知和情商的培养。 易于理解与应用: 语言通俗易懂,方法易于掌握和落地。 目标读者: 本书适合所有希望提升职场沟通能力的职场人士,包括: 初入职场的年轻人,希望快速融入团队,建立良好工作关系。 渴望在工作中获得更多认可和晋升机会的职场人士。 担任管理岗位,需要带领团队,进行有效沟通的管理者。 经常需要与不同部门、不同层级人员打交道的职场人士。 希望提升个人影响力,成为沟通达人的每一位职场人。 结语: 在竞争日益激烈的职场中,沟通已不再是锦上添花,而是立足之本。掌握有效的沟通之道,你就掌握了打开机遇之门、赢得尊重、实现价值的关键。《职场沟通的艺术》将是你职场生涯中最值得投资的一本指南,它将帮助你从“说得到”到“说到点子上”,从“说得懂”到“说服对方”,最终让你在职场中游刃有余,脱颖而出。