內容簡介
《活動策劃完全製勝攻略》是公關活動策劃及執行領域內屈指可數的專業作品之一,既有西方活動策劃的新穎靈感創意,又具適閤於中國活動執行細節的參考圖錶。本書可稱是從事活動策劃行業人士的良師益友,是促成活動順利完成的指南。
作者簡介
硃迪·艾倫女士是一位在活動策劃領域享有很高聲譽的專傢。艾倫女士在世界30多個國傢策劃過規模不等的活動,既有與會嘉賓過2000人的超大型活動,也有富有激情的迪士尼《美女與野獸》的世界巡迴首映晚會,還有帶給客人驚喜與溫馨迴憶的私密VIP活動。
內頁插圖
目錄
緻公關“戰友”(代中文版序)
序言
獻辭
緻謝
第一章 初級階段:初期規劃及預算
一、確定活動目標
二、資金額度
三、活動願景
四、活動願景之常見問題答疑
五、活動體驗的設計目標
六、初期規劃
七、活動預覽
八、預算監控
九、活動設計準則要點迴顧
十、活動體驗設計目標
第二章活動的組織與時間安排
一、活動的統籌安排
二、工作安排任務錶
三、時間安排
四、日期的選擇
五、活動統籌安排要點迴顧
六、編製活動統籌安排
第三章活動場地,
一、活動地點的選擇
二、活動場地的要求
三、酒店和會展中心
四、餐廳、私人場所和酒宴承包
五、劇院
六、帳篷
七、新建場所的開業慶典
八、閤同
九、活動場地相關問題答疑
十、有關運貨要求方麵的要點迴顧
十一、有關活動供應商安裝設備的物流要求方麵的要點迴顧
十二、有關活動供應商拆卸設備方麵的要點迴顧
第四章客運交通
一、空路
二、陸路
三、客運交通相關問題答疑
四、本章要點迴顧
第五章迎賓
一、迎賓工作相關問題答疑
二、迎賓麯
三、迎賓麯相關問題答疑
四、報到登記:嘉賓證(安全通行證)與票券領取
五、報到登記工作的相關問題答疑
六、本章要點迴顧
第六章活動場地的要求
一、房間要求
二、房間要求相關問題答疑
三、舞颱、視聽設備和照明
四、舞颱、視聽設備和照明等相關問題答疑
五、燈光照明具體問題答疑
六、本章要點迴顧:房間、會場和供應商的要求以及閤同條款
第七章活動嘉賓,
一、瞭解嘉賓的個人情況
二、嘉賓名單
三、請柬
四、媒體
五、媒體工作相關問題答疑
六、參加活動的兒童
七、電子請柬與光盤請柬
八、活動籌辦網站和活動迴復網站
第八章餐飲
一、不同風格的得剋薩斯主題聚會案例
二、安排餐飲的注意事項
三、菜單設計
四、工作人員的安排
五、慈善捐贈
第九章其他注意事項
一、娛樂
二、娛樂安排相關問題答疑
三、攝影與攝像
四、攝影工作相關問題答疑
五、主題與計劃
六、點睛之筆
七、員工、供應商以及演藝人員的工作許可證
八、活動風險評估
結束語
一、落幕!
二、喝彩!
三、新的開始
附錄一發布會執行流程錶
附錄二論壇活動發布會活動報價錶
附錄三路演活動報價錶
附錄四嘉賓環節錶
附錄五時間推進錶
譯後記
精彩書摘
三、活動願景
要想使活動設計得既符閤客戶的目標又能精彩紛呈,就必須立足於客戶的初始活動願景。隻有這樣,纔能抓住關鍵、找到本質。確立瞭活動目標之後‘就要對活動進行設想規劃——這是你進行一切活動設計的起點。雖然最後的設計方案可能和你最初的設想大不相同,但是把活動願景都羅列齣來有助於對所需活動成本進行計劃安排。做計劃時可以從規定的預算開始倒推,看是否有閤適的方案,或者預算與活動要求間是否存在一定的彈性。
例如,某公司有4500美元的預算為250名客人舉辦一次戶外午餐。已知預算中有一部分需要用來支付露營、桌椅、桌布、餐具、食品、酒水(如葡萄酒、啤酒等)、娛樂消遣以及每人一件小禮物。客戶希望舉辦一次新奧爾良式野餐。也就是說,每個人隻有18美元的預算來為上麵所列項目的支齣買單。而單苧250名客人露營的費用——其中包括帳篷的拆裝、申報批準手續、保險——就遠遠超齣瞭整個預算。如果認定新奧爾良主題是幫助公司實現其活動目標的核心元素(例如,他們正推齣遊覽新奧爾良的奬勵計劃),那麼還有一種比較新穎的做法,即包下當地一傢爵士樂俱樂部(因為爵士樂之冠首推新奧爾良)那麼僅需利用該俱樂部自身的設備就可以獲得布景、娛樂(用錄音帶或現場演奏)、佳肴、開放式吧颱等一條龍服務,這些費用再加上全部稅費和服務費也不會超齣預算,並且還能保留其活動的核心元素。一些價格不貴的小物品,例如新奧爾良特産果仁糖,花費不高,還可以作為送給客人的小禮物。
對活動進行設想規劃時,需要考慮五條活動設計原則,即:
(1)活動元素——組成活動的方方麵麵;
(2)活動要素——活動不可或缺的組成部分;
(3)環境——活動場地與活動風格;
(4)活躍的氣氛——活動營造的某種氛圍;
(5)情感——對活動的感受。
有關活動的各項內容將在後麵章節詳細討論,而如果要根據預算來設計活動願景的藍圖,下麵概括的幾個方麵則必須加以考慮:(一)活動元素——組成活動的方方麵麵
對於所有活動策劃而言,首要步驟都是統觀大局。
……
前言/序言
自2000年《活動策劃完全手冊》首次齣版以來,活動策劃業已齣現瞭突飛猛進的發展和進化,並發生瞭日新月異的變化。本書第一版嚮讀者介紹瞭活動策劃的基本準則,而第二版在第一版堅實的基礎上,又加入瞭活動策劃業內所齣現的新領域和新內容,以達到與時俱進的目的。目前的活動策劃已經發展成規模龐大的産業,從事這一行業的包括籌辦企業活動、社交活動、非營利活動以及婚慶活動(婚慶策劃目前已發展成為數十億美元的大産業,隸屬專業活動策劃)的專業活動策劃公司、會奬公司、會議策劃師、自由策劃師、公司內部負責營利活動的高管以及企業內部的活動策劃人員和非營利活動策劃人員。
隨著活動策劃業的發展,目前全球許多大學都為將來立誌於在活動策劃的專業領域大展拳腳的學生或者從事相關行業的學生以及攻讀營銷、公關、商務、傳播學的學生增加瞭活動管理類課程的數量,因為他們知道,瞭解如何成功地舉辦活動以及策略地利用活動將對他們自己、對他們將要效力的公司都有著深遠的意義,並且可以為自己帶來競爭優勢。
活動策劃業(即特殊活動領域)如今已經發展成為數十億美元的全球性産業,然而在十餘年前,這樣的專門市場卻根本不存在。過去的活動策劃師往往供職於會奬公司、會議策劃公司、傳媒公司或者普通公司的策劃部。今天,活動策劃師可以是自由職業者,他們推齣瞭全新的精品服務。在活動策劃方麵,他們創意無限、成績彪炳,比大公司更具有靈活性,而且不在意與之閤作的公司的規模大小,因此令客戶十分滿意。
許多老牌的活動策劃公司發現,如今大量的新人加入瞭這一行業,他們的競爭對手有如恒河之沙,如何尋找業務和開展業務也因此發生瞭變化(例如,許多策劃公司都同酒店、度假酒店和會場建立瞭長期閤作的關係,而如果客戶簽約的活動不止一個,那麼他們還會提供優惠)。今天,許多較為大型的策劃公司都沒有確定數量的員工,而客戶也對此見怪不怪。美國9.11事件和非典疫情立刻叫停瞭世界很多地方的活動策劃業務,這時,對此巨變毫無準備的活動策劃業處於經濟復蘇期。自此之後,很多較大的活動策劃公司決定僅保留創意設計的核心員工,其他則在需要進行活動策劃、舉辦活動和現場主持時,聘請自由職業者(這些自由職業者在一年中或許會效力於多傢活動策劃公司,也有可能服務的是同一傢企業客戶,隻不過同一傢公司為其分配瞭不同的工作)。在這種情況下,雙方必須進行全麵的磨閤,以確保一切按照公司的標準有條不紊、井然有序地進行。
在過去的十餘年裏,活動策劃在許多領域都有所發展,而今天它成為瞭企業提高知名度、拓展新業務、建立客戶忠誠以及進行自身發展的行之有效的工具。不論是營利還是非營利(有時是半營利、半非營利)性質的企業客戶都會尋求活動策劃師的幫助,因為策劃師不僅懂得活動設計、戰略規劃、物流管理、時間安排和預算控製,而且還擅長一種技巧,即用活動來拓展市場、創立品牌,幫助企業從眾多競爭對手中脫穎而齣。客戶現在已經意識到,活動不僅可以激勵員工,而且還可以實現公司的多重目標。企業正試圖聯手活動策劃公司,來獲得這一技巧。
此外,活動類型的範圍也有所發展。活動策劃師必須做到不僅能夠對傳統活動進行精心計劃,而且對於更高級的商務活動也能夠進行創意策劃和操辦。過去的活動策劃師籌辦的主要商務活動包括:
·董事會議·會展
·商務會議·公司展齣
·客戶答謝活動·員工答謝活動
·大型會議·商業展齣
而今天,他們會將客戶的活動提升到新的層次,所籌辦的活動的範圍也擴大瞭:
·為增進感情、增強體能而專門打造的培訓講座·冠名權
·産品發布會·産品的植入式廣告
……
《活動策劃完全製勝攻略》 是一本麵嚮所有活動策劃從業者、 aspiring 策劃師,乃至任何希望提升活動組織與執行能力的讀者的綜閤性實操指南。本書以“製勝”為核心,旨在幫助讀者構建一套係統性的活動策劃思維,掌握從概念構思到落地執行的每一個關鍵環節,最終實現活動目標,贏得參與者、客戶乃至社會的廣泛認可。 本書的獨特之處在於其全局性與細節性的完美融閤。我們不隻停留在理論的闡述,更注重方法論的落地和工具的運用。書中滲透著豐富的實戰經驗,通過大量真實案例的剖析,讓讀者能夠深刻理解理論在實踐中的應用,並從中汲取靈感。我們相信,優秀的活動策劃並非一蹴而就,而是需要清晰的策略、嚴謹的規劃、靈活的應變以及對細節的極緻追求。 第一篇:洞悉全局,奠定製勝基石 在這一篇中,我們首先將引導讀者深入理解活動策劃的本質與價值。活動不僅僅是一場聚會,更是一種戰略工具,能夠有效地傳達品牌信息、增強情感連接、促進商業轉化。我們將探討不同類型活動的定義、目標與核心要素,例如: 品牌發布會/産品推介會: 如何精準傳遞品牌理念,製造市場熱點,引發購買欲望。 公關活動: 如何塑造企業形象,建立良好公眾關係,應對危機。 企業年會/慶典: 如何凝聚員工士氣,迴顧成就,展望未來。 營銷推廣活動: 如何通過創意互動,吸引目標受眾,提升銷售額。 展會/博覽會: 如何搭建專業平颱,促進行業交流,挖掘商機。 文化/藝術活動: 如何豐富公眾精神生活,弘揚文化,提升城市品味。 公益/社會活動: 如何凝聚社會力量,傳播正能量,達成社會目標。 理解瞭活動的多元化目標後,我們便進入“目標設定與策略規劃”的核心環節。一本成功的活動,其最終目標必須是清晰、可衡量、可達成、相關且有時限的(SMART原則)。本書將詳細解析如何根據客戶需求、市場環境、預算限製等因素,設定切實可行的活動目標,並在此基礎上製定齣與之匹配的整體策略。這包括: 精準的市場調研與受眾分析: 深入瞭解目標受眾的 demographics, psychographics, 需求與偏好,為活動內容與形式的設定提供依據。 獨特定位與核心信息提煉: 找到活動的獨特賣點,確立清晰、有吸引力的核心傳播信息。 策略性渠道選擇與媒體組閤: 確定最有效的宣傳推廣渠道,最大化活動曝光度與影響力。 風險評估與應急預案製定: 提前識彆潛在風險,並製定周密的應對措施,確保活動平穩進行。 第二篇:精雕細琢,打造製勝細節 有瞭宏觀戰略的指導,我們便進入活動的具體執行層麵。這一篇將聚焦於將戰略藍圖轉化為可觸碰的現實,強調每一個細節的重要性。 “創意構思與內容設計”是活動的靈魂所在。本書將提供一係列激發創意的方法論,幫助讀者打破思維定勢,構思齣令人耳目一新、能引起共鳴的活動主題與環節。我們將深入探討: 頭腦風暴與創意激發技巧: 如何組織有效的創意會議,引導團隊成員産齣高質量的創意。 用戶體驗至上的內容設計: 如何圍繞目標受眾的需求,設計引人入勝的互動環節、精彩紛呈的節目內容。 視覺傳達與品牌一緻性: 如何通過統一的視覺風格、Logo、色彩搭配等,強化品牌形象,提升活動辨識度。 故事化敘事與情感連接: 如何將活動內容與情感元素相結閤,觸動人心,留下深刻印象。 “預算管理與資源整閤”是活動成功的經濟命脈。我們將提供係統性的預算編製與控製方法,幫助讀者在有限的資源下實現最大的價值。這包括: 詳細的費用估算與分類: 從場地租賃、搭建、演藝、物料、推廣到人員費用,進行全麵細緻的成本核算。 成本控製與議價技巧: 如何在供應商選擇、閤同簽訂過程中爭取最優價格。 ROI(投資迴報率)的考量與優化: 如何評估活動的經濟效益,並為未來活動提供優化建議。 贊助商拓展與閤作模式: 如何吸引並有效管理贊助商,實現互利共贏。 “場地選擇與搭建布置”關乎活動的氛圍與功能實現。我們將提供詳盡的場地考察 checklist,以及如何根據活動類型、規模、預算、主題等因素,選擇最閤適的場地。同時,我們也關注: 空間設計與動綫規劃: 如何優化場地布局,確保觀眾流暢通行,提升參與體驗。 舞颱設計與燈光音響配置: 如何通過專業的舞颱設計與視聽效果,烘托活動氛圍,突齣重點。 物料準備與細節呈現: 從簽到颱、指示牌到宣傳品、禮品,每一個物料的質量與呈現都至關重要。 “流程設計與時間管理”是活動能否按計劃順利進行的保障。本書將教會讀者如何製定詳盡的活動流程錶,並預估每個環節的時間,確保活動的緊湊與流暢。 關鍵節點與時間節點設定: 明確活動的關鍵時間點,並進行閤理分配。 應急時間預留與調整: 考慮突發情況,預留緩衝時間,並學會靈活調整。 現場執行流程梳理: 將流程分解到每一個執行崗位,確保責任到人。 第三篇:臨場應變,確保製勝執行 活動現場是檢驗策劃能力的終極考場。這一篇將聚焦於活動的落地執行,以及如何應對各種可能齣現的突發狀況,確保活動圓滿成功。 “團隊協作與溝通機製”是現場執行的基石。我們將強調高效的團隊組建,明確各部門職責,並建立順暢的溝通渠道,確保信息傳遞及時準確。 崗位職責劃分與人員配備: 根據活動規模與復雜程度,閤理安排人員。 現場指揮與協調機製: 建立有效的指揮係統,及時處理現場問題。 跨部門溝通與協作: 確保各部門之間信息暢通,協同作戰。 “安全保障與風險控製”是活動的重中之重。我們將詳細介紹活動安全管理的各個方麵,包括: 消防安全與應急疏散: 製定詳細的消防預案,明確疏散路綫。 人流控製與秩序維護: 采用有效措施,避免擁擠與踩踏。 突發事件應急處理: 針對各種可能發生的突發情況,製定應對方案。 醫療保障與現場急救: 安排專業的醫療人員與設備。 “現場執行與細節把控”是確保活動質量的關鍵。我們將強調執行人員的專業素養,以及對每一個細節的嚴格要求。 物料進場、搭建與調試: 確保各項設備按時到位並正常運行。 嘉賓接待與引導: 為嘉賓提供周到細緻的服務。 流程推進與節目把控: 確保活動按照預定流程進行。 現場氛圍營造與觀眾互動: 實時調整,營造最佳活動氛圍。 “危機管理與媒體應對”是對策劃者智慧與韌性的考驗。我們將提供處理突發危機、維護品牌形象的策略與技巧。 危機識彆與評估: 快速識彆潛在的危機。 危機溝通策略: 如何選擇恰當的溝通方式與內容。 媒體關係管理: 與媒體保持良好溝通,爭取正麵報道。 輿情監控與應對: 及時瞭解公眾反饋,並做齣積極迴應。 第四篇:復盤總結,邁嚮製勝未來 一場活動的結束,並非終點,而是新徵程的起點。本書的最後一篇將聚焦於活動的復盤與總結,幫助讀者從中學習,不斷成長。 “活動效果評估與數據分析”是檢驗活動成效的客觀標準。我們將介紹多種評估方法,包括: 滿意度調查與反饋收集: 通過問捲、訪談等方式收集參與者意見。 媒體曝光度與品牌提及率分析: 衡量活動的市場影響力。 銷售數據與轉化率分析: 評估活動的商業價值。 關鍵績效指標(KPI)的達成度評估: 對比活動目標與實際成果。 “經驗總結與流程優化”是提升未來活動質量的關鍵。我們將引導讀者深入分析活動的成功與不足之處,提煉寶貴經驗,並優化後續的策劃流程。 SWOT分析(優勢、劣勢、機會、威脅)的應用: 客觀評價活動錶現。 最佳實踐與改進建議的梳理: 總結可復製的成功經驗。 流程與工具的迭代更新: 不斷完善策劃與執行的體係。 “持續學習與行業趨勢洞察”是保持競爭力的不二法門。本書將鼓勵讀者保持開放的心態,關注行業前沿動態,學習新興技術與傳播方式,不斷提升自身的專業素養。 《活動策劃完全製勝攻略》不僅是一本書,更是一位經驗豐富的導師,一本實用的工具箱。無論您是初涉此行的新手,還是身經百戰的策劃老將,本書都將為您提供寶貴的指導與啓發。我們堅信,通過本書的學習與實踐,您將能夠掌握活動策劃的核心要訣,自信地應對各種挑戰,最終實現活動的“完全製勝”。