编辑推荐

　　1、如何策划和设计一场高效会议

　　2、如何设计板书，让会议可视化？

　　3、如何推动一场不跑题的会议

　　4、如何用会议建立卓越团队？

内容简介

　　《好会议是策划出来的》：本书主要阐述了如何设计并成功举办研讨会，而对于构成研讨会的活动，则做了较为详细的说明和阐述。从研讨会的活动可以看出，研讨会这一手段，其实借鉴了许多心理学知识。尤其是在对参加者的引导方式等方面，与心理咨询师所采用的“诱导”手段有异曲同工之妙。

　　《视觉化你的会议》：记录改变了会谈。只是在白板上记录下内容，会议就会发生难以置信的转变。

　　因此，会议中影响力*大的人是写板书的图表师。他掌控着如何对发言进行归纳总结，如何整理多种多样的意见，并把握着讨论的结构，*终实现高效会议

　　《让会议抓住焦点》本书对促动师的5项职责和12个基本动作进行了深入分析，并辅以大量图表进行说明，附录中更特别奉送提升逻辑思考力的127种超强工具箱。在逻辑思维的架构下，会议必定能够抓住本质，有效沟通，*终解决问题，创造出高效益

　　《用会议激活团队》团队建设是否成功，80%取决于团队的计划和设计。你的准备又如何呢？《向会议要效益4：用会议激活团队》从设计团队活动的框架、成员的类型和数量、召集的方法和顺序，到团队工作场所的环境、布局乃至各种细节，都加以详细而专业的说明，日本人细致入微的特点展现得淋漓尽致

作者简介

　　【日】堀 公俊，

　　堀公俊事务所代表、组织顾问。生于1960年，出生地神户县。大阪大学研究生院毕业后从事大型精密仪器厂家的产品开发和经营企划工作。1995年开始从事组织变革、企业合并、教育培训、集团、NPO等多种领域的活动组织活动。2003年创办了日本组织促进协会，担任***会长。一直致力于通过研讨会以及演讲来普及和开发促进组织会议的活动。

　　【日】加藤 彰，

　　（株）日本综合研究所综合研究部门主任研究员、日本组织促进协会副会长。生于1965年，出生地爱知县。毕业于京都大学研究生院工学研究科，后从事半导体研究工作。现担任（株）日本综合研究所经济战略测定、制药企业市场战略测定、培养人才机构的指导等工作。每天通过交流和学习场所，传达促进组织活动的魅力所在。

　　【日】加留部贵行，

　　九州大学研究生院新领域学府特任准教授、日本组织促进协会会长。生于1967年，出生地山口县。毕业于九州大学法学部后，开始从事（株）日本燃气的人事、销售、新规划部门的工作。由于学生时代从事建设地区的活动，于2001年作为NPO志愿支援促进专员被派遣到福冈市两年半时间。2006年在九州大学的事务局从事大学改革项目、08年开始担任教育项目开发工作。

目录

1、《向会议要效益1：好会议是策划出来的》

2、《向会议要效益:2：视觉化你的会议》

3、《向会议要效益3：让会议抓住焦点》

4、《向会议要效益4：用会议激活团队》

精彩书摘

　　1 策划研讨会

　　从本章开始，将详细介绍研讨会设计的各个阶段。

　　概念是研讨会的基础

　　最初要做的工作就是确定研讨会的概念。所谓概念，简而言之就是用明确的语言表达“研讨会的对象是谁，研讨会的目的或意图是什么”。

　　也有人不屑于首先确定概念的做法。其理由是“那只不过是做给别人看的”、“与立足于基本理论相比，创建内容更重要”等。

　　的确，程序的制作水平极大地影响着成员的参与程度和学习深度。不管确定多么完整的概念，如果不准备好与其相称的活动和环境，研讨会也不能顺利进行。

　　然而，如果不明确地确定概念而直接安排程序的细节，那就只能安排富有娱乐性的活动，这样做很有可能会使程序失去连续性。研讨会极有可能成为一锅大杂烩，而完全无法确定中心论点。也就是说“成也概念，败也概念”。首先要思考以下几点内容，从而奠定坚实的基础。

　　●召开研讨会的目的是什么？

　　●想实现什么，想创造出什么？

　　●想要达到什么目的？

　　●要向大家传达什么？

　　●想要取得什么样的成果？

　　“对谁”和“目的”是概念的骨架

　　哪怕表述概念的语句稍显冗长也没关系，重要的是将“对谁”和“目的”明确地表述出来。

　　例如：将概念表述为“对入职5年的职员加以激励”的话，感觉就有点不到位。这时候需要思考：这里列出的“入职5年的职员”是些什么样的人呢？在描述参加者时，不要含糊其词，应该

　　让别人看了表述之后，马上能够想象出这些职员是

　　“什么样的人”、“渴望着什么”。

　　并且，分析想通过研讨会让他们获得什么样的价值。不要使用“激励”这样含糊的词语，应该表述为“让在入职以来的5年间，脑子中渐渐只有自己负责的工作的职员，通过与同时期进入公司的职员和前辈们交流，使他们关心他人工作，从而与其他部门通力协作、尽心尽力”。

　　充分把握参加者的现状

　　在仔细推敲概念时，必须要在某种程度上把握参加者的现状。若是熟人之间的研讨会还好。如果不是熟人的话，那么这项工作则非常重要。站在旁观者的立场上设计研讨会时，建议事先多向相关人员请教。

　　1）人：什么样的人员参加研讨会

　　●参加人数——人数多、人数少等

　　●属性——职业/职务、居住地、女性性比例、年龄分布、新手/专家、出生地/国籍、是否残疾等

　　●意识——有什么烦恼、有什么问题和目的、眼下精神状态如何等

　　●资源——具备的知识、掌握的能力、兴趣爱好等

　　●参加者之间的关系——初次见面、关系和谐、关系紧张、某人拥有支配权、关键人物等

　　●思考行为模式——常常把责任转嫁给他人、非常老实/爱讲话、发牢骚的人很多、最后关头掉以轻心等

　　●参与意识——自己主动参加/被强制参加、知道/不知道研讨会的目的、同意/不同意召开等

　　2）情况：之前是什么样的原委、现在是什么样的状态

　　●背景——策划方/参加方的意图

　　●进度情况——白纸/构思阶段/计划阶段/实施阶段/验证阶段、以前完成的工作、进展顺利/进展不顺利等

　　●原委——以前参加者之间交流/不交流、达成/未达成共识、资源共享/未共享等

　　●围绕主题的环境——顺、逆、善意的、敌对的等

　　●制约条件——预算、期限、场地、信息等

　　即便无法面面俱到，也要尽量多收集信息，加强对“研讨会所需的幕后工作”的理解。就像开放形式的研讨会，虽然不知道召集什么样的人，但大体的预测是不可或缺的。此外，还需要分析这些信息，并确认召开研讨会这一方法是否符合现状。

　　何时召开研讨会

　　在确定概念的同时，还要同时确定举办研讨会的三大基本条件。三大基本条件分别是时间（When）、人物（Who）和地点（Where）。

　　第1个条件——“时间”是指召开研讨会的日期和时间。尽可能选择有利于召集参与对象的时间，综合会场及准备情况，确定召开日期。此外，根据实现概念所需的时间、工作时间和预算等制约条件，确定召开研讨会所需要的总计时间。

　　如果一次研讨会不能实现概念，那么在确定需要多少时间才能够完成之后，再大致决定什么时间做什么（例如：3月10日举办研讨会1、17日举办研讨会2、24日上午举办报告会）。

　　与研讨会相关的人员有哪些

　　第2个条件是“人物”。在分析概念时就基本确定了参加对象，所以在这个阶段要完成参加者的甄选工作。虽说条件是“入职5年的职员”，但实际上还要查明谁来自哪个部门、全员共有几人等。“全员40人，分2批，每次20人”、“在研讨会召开时的人员搭配上要充分考虑人员的性格……”等研究工作也要在这个阶段完成。

　　此时还应该确认是否遗漏了能影响重要利益相关者和决策的关键人物。如果关键人物不参与或没有关键人物的话，就无法做最后的决定。因此要注意检查这些容易疏忽的环节。

　　并且，根据研讨会的形式，最好召集一些“异己分子”参加，以丰富成员的多样性。考虑召集不同部门人员、公司外部人员、业内专家、反对派、设计者、艺术家等各类人士参加。

　　此外，还要确定对象以外的参加者。即主办者、主持人、演讲者、讲师等。由于存在个人因素，因此必须尽早事先打好招呼、确保日程。

　　在哪里召开研讨会

　　第3个条件是“地点”。同样是召集人员，在公司会议室、咖啡馆一角、公园的蓝天下……，由于场所的不同，谈话方式也会有很大区别。如果选择和以往不同的会场，就会给人新鲜感：“呦！今天和平时不一样啊！”即使不对研讨会做任何说明，也能让人明白。

　　我们一般都会选择“公司会议室”。然而，或许还有更合适的场所。找会场时千万别嫌麻烦。如果脱离日常工作环境，会议气氛必然会发生变化，参加者也不必担心要在中途返回工作岗位，这样能够把全部精力都集中在研讨会上。因此，一定要用心选择会场。

　　具体方案很多：比如商务会议室、研究中心、酒店会议室、疗养院等。根据研讨会的需求，会馆一角、体育馆、舞台、咖啡馆、卡拉OK包厢、榻榻米房间、茶室等场所也能收到意想不到的效果。

　　选择室内场所时，需要注意以下几点。并且尽量亲自去现场事先确认情况。平时就准备好符合指标的会场名单，用时就会很方便。

　　1）房间的大小

　　根据人数选择宽敞（顶棚高度）适宜的房间。若过于宽敞，宝贵的精力就会被分散到诺大的空间当中，从而不能集中注意力和产生整体感。相反，若过于狭窄就会产生压迫感，活动也难以灵活开展。如果是参加人数为20人（分成5人×4组）、桌子布置成岛形的小组讨论会，那么100m2左右的房间最合适。

　　2）房间的气氛

　　确认房间是否明亮、有无窗户。窗户能够营造使人心胸开阔的气氛，但是要集中精神开展讨论时，恐怕会分散注意力。顺便说一句，地下室类型的房间常常让人感觉沉闷，因此不推荐使用。此外，笔者很注意地面的材质。应该尽量避免使用让人感觉拘谨的绒毯，或是让人感觉声音冰冷的塑料地板砖。

　　3）墙面

　　确认有多少墙面适合张贴告示等。如果能贴告示的墙面不够，则需要准备白板。

　　4）方便布局

　　查看是否可以灵活改变桌子和椅子的布局。不要选择桌子被固定，或者只有像大班椅那样大体积座椅的房间。关于实际的布局方法，在本章3~4节的会场设计中有详细讲述。

　　5）便利性

　　确认以下列举项目，从而提高便利性。

　　●可以利用的时间段（除活动时间以外，如果不估算出准备和善后的时间，当天就会吃苦头）

　　●收费及支付方法

　　●交通线路

　　●住宿方式、饮食、洗手间

　　●同时开放的房间（想把成员在中途分配到各个房间时）、休息室

　　●附属功能——托儿所、残疾人辅助设施、翻译服务处等

　　给研讨会定题目

　　发展到这一步，就该尝试着给研讨会定题目了。

　　研讨会的题目（命名）要尽量考究。因为研讨会这一概念并没有被人们广泛认识。很多参加者往往会认为研讨会是培训的一种，或是日常会议的延伸。如果中途改变题目，那么与会人员班底和参加态度也会发生变化。

　　存在一种倾向：如果以“○○问题讨论会”这种生硬死板的题目来命名的话，很多参加者就会抱着“虽然不是十分清楚，但是让我来就来了”的态度聚集在会场上。因为只是把它当成了“分析○○的研讨会”，所以会产生“好吧，我也提点意见吧”这样的意识。因此，只要仔细斟酌题目，就能够取得通过题目向参加者传达研讨会内容和形式的效果。

　　命名的重点是“意外性”（呀！）和“信服性”（原来如此！）。在激起参加者兴趣的同时，“有节制”地向参加者传达要做些什么。略带些神秘色彩还是有益的。

　　●关键词型——稍微穿插一些有吸引力的语言

　　“○○○研讨会”“○○○咖啡”“○○○道场”

　　●说明型——宣传研讨会的活动内容

　　“大家思考的○○○”“亲身经历○○○”

　　●提问型——唤起参加者心中的共鸣

　　“这样可行吗？法人销售部！？”

　　●震撼型——讲述与常识相反的内容，引起参加者的兴趣

　　“建导方法没用处？”

　　实际上，题目和概念大多都是在反复推敲中决定的。此外，在设计好程序的详细内容之后，经常还会想要修改题目。

　　如果设计研讨会时只有模糊的概念，无论如何也不可能命名出严密的题目。推敲题目还可以检查自己对概念的掌握程度。想不出优美的语言时，就回到概念上来。

　　制定研讨会的日程表

　　设计研讨会的程序需要一定的时间。与此同时，还需要做好预约会场和通知参加者等各项准备工作。稍有疏忽就会陷入“啊，忘了那个了”“现在做也来不及了”的忙乱窘境。尤其当多人设计研讨会的时候，整理彼此的意见需要时间，研讨会召开的那一天转眼间就逼近了。

　　为了避免发生这类情况，研究研讨会的设计流程就显得非常重要。即制定研讨会前期准备工作的具体日程表。

　　按照时间顺序整理好设计的完成程度、筹备的进展情况及各种项目等。这项工作是为了能够始终把握设计的流程，但并非实施严格的进度管理。即便不制定如此详细的日程表也没关系，但总体提纲一定要有。

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