电子文件管理100问 pdf epub mobi txt 电子书 下载 2025

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冯惠玲 编

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• 电子文件
• 文件管理
• 数字化
• 办公效率
• 知识管理
• 档案管理
• 信息安全
• 电子文档
• 企业管理
• 合规性

出版社： 中国人民大学出版社

ISBN：9787300151212

版次：1

商品编码：11398124

包装：平装

开本：32开

出版时间：2014-01-01

用纸：胶版纸

页数：257

内容简介

　　《电子文件管理100问》由冯惠玲教授带领中国人民大学电子文件管理研究中心团队主要成员合作完成。他们抱有共同的治学理想，持续多年关注电子文件管理问题，在这个领域攻关跋涉，他们各有专长，真诚合作，先后组织开展多项电子文件管理基础理论研究；参与制定多项国际国内电子文件管理、电子文件长期保存的规章制度、标准规范；先后向国家及有关部门提交研究报告，得到中央领导的重要批示；承担了多项国家、省/部、市级、国际科研基金立项项目以及政府机关、企事业单位委托项目；获得了十余项省部级以上奖励；出版专著、教材数十部，论文百余篇。

作者简介

　　本书由冯惠玲教授带领中国人民大学电子文件管理研究中心团队主要成员合作完成。他们抱有共同的治学理想，持续多年关注电子文件管理问题，在这个领域攻关跋涉，他们各有专长，真诚合作，先后组织开展多项电子文件管理基础理论研究；参与制定多项国际国内电子文件管理、电子文件长期保存的规章制度、标准规范；先后向国家及有关部门提交研究报告，得到中央领导的重要批示；承担了多项国家、省/部、市级、国际科研基金立项项目以及政府机关、企事业单位委托项目；获得了十余项省部级以上奖励；出版专著、教材数十部，论文百余篇。

目录

概述篇
1�笔裁词堑缱游募�
2�钡缱游募�有哪些特点
3�钡缱游募�的要素是什么
4�笔裁词堑缱游募�生命周期
5�钡缱游募�的常见种类有哪些
6�钡缱游募�与计算机文件的关系
7�钡缱游募�与电子档案的关系
8�钡缱游募�的作用是什么
9�钡缱游募�作为法律证据的依据是什么
10�钡缱游募�管理的基本目标是什么
11�钡缱游募�管理理念是什么
12�钡缱游募�管理的基本原则是什么
13�钡缱游募�管理有哪些基本内容
14�蔽夜�电子文件管理经历了哪些阶段
15�蔽夜�电子文件管理现行体制是什么
16�苯�期我国电子文件管理的主要任务有哪些
17�苯�年来我国主要开展了哪些电子文件管理工作
管理业务篇
18�钡缱游募�管理主要业务活动有哪些
19�钡缱游募�的形成包括哪些工作内容
20�钡缱游募�形成过程的管理要求是什么
21�比绾问侗鸬缱游募�
22�笔裁词堑缱游募�的版本
23�蔽�什么需要开展电子文件的版本控制
24�比绾谓�行电子文件的版本控制
25�笔裁词堑缱游募�的分类
26�钡缱游募�分类的作用是什么
27�笔裁词堑缱游募�分类方案
28�钡缱游募�分类的方法是什么
29�苯�立电子文件分类方案应当遵循什么原则
30�笔裁词堑缱游募�的捕获
31�笔裁词堑缱游募�的归档
32�钡缱游募�的归档方式包括哪些
33�比范ǖ缱游募�归档范围的原则是什么
34�钡缱游募�归档范围应该包括哪些内容
35�惫榈档缱游募�的质量要求有哪些
36�笔裁词撬�套制归档
37�钡缱游募�的归档时间是如何规定的
38�笔裁词堑缱游募�的移交
39�笔裁词堑缱游募�的鉴定
40�笔裁词堑缱游募�的处置
41�笔裁词堑缱游募�保管期限与处置表
42�钡缱游募�价值鉴定的主要方法包括哪些
43�钡缱游募�销毁的方法主要有哪些
44�钡缱游募�长期保存的主要影响因素有哪些
45�钡缱游募�保存的基本要求有哪些
46�敝饕�有哪些电子文件长期保存策略
47�比绾卫�用更新策略保存电子文件
48�比绾卫�用迁移策略保存电子文件
49�比绾卫�用仿真策略保存电子文件
50�比绾卫�用封装策略保存电子文件
51�庇Σ扇∧男┕芾砭俅肜词迪值缱游募�长期保存
52�钡缱游募�长久保存格式的要求是什么
53�比绾谓�行电子文件格式管理
54�比绾窝≡竦缱游募�的保存载体
55�贝沤橹试靥宓谋；びψ⒁饽男┓矫�
56�惫饨橹试靥宓谋９苡泻尉咛逡�求
57�钡缱游募�的检索与利用应遵循哪些原则
58�钡缱游募�检索与一般信息检索有何区别
59�钡缱游募�检索方法有哪些
60�钡缱游募�提供利用的常见方式有哪些
61�钡蛋腹萑绾慰�展电子文件的利用工作
技术与安全篇
62�庇泄氐缱游募�的管理系统有哪些
63�币滴裣低秤�具备哪些电子文件管理功能
64�盓RMS与一般档案计算机辅助管理系统的差别
是什么
65�盓RMS的实现方式有哪些
66�盓RMS核心功能是什么
67�蔽�什么要对ERMS开展标准符合性测试
68�盓RMS建设的主要过程包括哪些步骤
69�钡缱游募�长期保存系统应具备哪些功能
70�比绾卫斫獾缱游募�长期保存系统的信息模型
71�笔裁词窃�数据
72�笔裁词窃�数据元素
73�笔裁词窃�数据的语义和语法
74�笔裁词堑缱游募�元数据
75�钡缱游募�的元数据是如何形成的
76�钡缱游募�元数据的作用是什么
77�笔裁词堑缱游募�元数据方案
78�钡缱游募�元数据管理应包括哪些内容
79�钡缱游募�元数据管理应该采取何种组织分工
80�钡缱游募�及其元数据的关联关系有哪些
81�钡缱游募�管理元数据的模型是什么
82�背て诒４嬖�数据的模型是什么
83�比绾紊杓莆募�元数据方案
84�庇跋斓缱游募�安全的主要技术因素有哪些
85�庇跋斓缱游募�安全的主要自然与社会因素有哪些
86�庇跋斓缱游募�安全的主要管理因素有哪些
87�比绾慰�展电子文件安全风险评估
88�比绾谓�行电子文件综合安全管理
89�笔裁词堑缱游募�的认证
90�钡缱游募�形成单位如何开展电子文件的访问
权限控制
91�钡缱游募�的备份策略包含哪些内容
92�钡缱忧┟�在电子文件管理中起什么作用
标准篇
93�蔽夜�电子文件管理标准体系框架是什么
94�蔽夜�相关电子文件管理标准有哪些
95�蔽夜�电子文件管理标准制定主要进展如何
96�惫�际标准化组织出台了哪些电子文件管理标准
97�惫�际标准ISO15489的主要内容有哪些
98�惫�际标准ISO23081的主要内容有哪些
99�惫�际标准ISO16175主要内容是什么
100�蔽夜鶪B/T29194—2012的主要内容有哪些
101�泵拦鶧oD5015��2的主要内容是什么
102�迸访吮曜糓oReq2的主要内容是什么
103�卑拇罄�亚VERS的标准体系主要内容是什么

精彩书摘

　　1�笔裁词堑缱游募�
　　准确而全面理解电子文件的内涵和外延，是对其展开科学管理的前提。理解电子文件的概念，最重要的字眼在“文件”而非“电子”上。
　　国际标准ISO15489—1:2001《信息与文献文件管理第1部分：通则》（已被采纳为国家标准GB/T26162��1—2010）3��12条款指出：“文件”是指“机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的作为凭证和具有查考作用的信息”。在这个概念的基础上，我国颁发的规范性文件《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）又结合了电子文件的特性，定义如下：“电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。”上述两个概念一脉相承，后者对机构和电子文件信息的具体形式予以了细化。因《电子文件管理暂行办法》的适用范围是机关、团体、企事业单位和其他组织，故而将个人文件排除在外。本书主要阐述的对象也是组织机构的电子文件。
　　通过上述概念，我们可以作出如下理解。
　　（1）电子文件是电子化业务活动的产物
　　判断计算机中的信息或数据是否为电子文件的首要标志是这些信息或数据是否应业务需要、在业务活动中产生。比如，网络办公会产生电子公文，计算机辅助设计（computeraideddesign，CAD）会产生CAD文件，网上购物会产生电子订单、电子划账文件等。
　　（2）电子文件是内容稳定的信息凭证
　　其稳定的内容忠实地记录了特定的业务活动的过程和结果，因而电子文件也被誉为“业务凭证”，这样的业务凭证一般要由固化的形式来支持。在管理工作中，通常需要采取一定的措施来固定文件的内容和形式，如将�眃oc格式转化为�眕df格式就是一种比较简单的固化方式。
　　（3）电子文件的信息表现方式是多样化的
　　只要是在业务活动中产生的信息记录，无论其信息表现方式如何，都属于电子文件。其具体表现方式包括但不限于文字、图表、图像、音频、视频等。
　　2�钡缱游募�有哪些特点
　　（1）信息的非人工识读性
　　电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号——数字代码，即人无法直接识读和理解的经过复杂编码的“比特”。此外，数字信息在传输、存储中有时会经过压缩、加密等处理。只有通过计算机特定的程序解码、解压或解密，才能人工识读它。
　　（2）系统依赖性
　　电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现，不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。当生成一份文件的软件而运行该软件的操作系统和硬件更新换代以至与原系统不兼容时，我们只有采取格式迁移、仿真等措施，才能确保该份文件的可读性。
　　（3）信息与特定载体之间的可分离性
　　电子文件中的信息不再对原记录载体“从一而终”，不再具有物理意义上的固定实体状态，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的载体上同时存在或相互转换，却不影响其内容的真实。
　　（4）信息的易变性
　　操作的方便性使得文件信息的改动较为容易，比如气象观测图形在不同的时间段会有不同的结果。此外，电子文件载体性能的不稳定性，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现，都可能导致原有文件信息在读取时产生变化。信息的易变性对于电子文件的识别、真实性维护都提出了挑战。
　　（5）信息存储的高密度性
　　电子文件的信息存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质。随着技术的进步，数字介质的存储密度还将继续加大。根据国际商业机器（IBM）公司2011年的预计，到2020年，1U机架硬盘的容量可能达到1PB，即可以容纳现在1250个相同规格硬盘的容量。
　　（6）多种信息媒体的集成性
　　电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机组合，图、文、声、像并茂，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化文件对社会活动的记忆和再现功能。
　　……

前言/序言

《数字化浪潮中的智慧之眼：探索信息管理的无限可能》 在这信息爆炸、数据洪流奔涌而来的时代，我们如同置身于一片浩瀚的数字海洋。无论是学术研究、商业运营，还是个人生活，海量的信息正以前所未有的速度生成、传播和累积。然而，这股汹涌的浪潮也带来了巨大的挑战：如何在这片数字汪洋中找到我们所需的珍珠？如何确保信息的安全与可靠？如何让这些宝贵的数字资产发挥其最大的价值？《数字化浪潮中的智慧之眼》正是一本致力于为我们点亮前方道路的书籍，它将带领我们深入探索信息管理的核心理念与实践，揭示隐藏在海量数据背后的智慧之眼。 本书并非仅仅停留在技术层面，而是从更宏观、更具前瞻性的视角出发，深入剖析信息管理的精髓。它首先将我们带入数字化转型的宏大叙事之中，阐述为何信息管理不再是可选项，而是每个组织和个人应对未来挑战的必然选择。我们将了解数字化转型带来的机遇与挑战，以及信息管理在其中扮演的关键角色，如同为这艘巨轮导航的罗盘，指引其驶向正确的方向。 随后，本书将聚焦于信息生命周期的各个阶段。从信息的产生与采集，到信息的组织、存储与处理，再到信息的共享、利用与最终的归档或销毁，每一个环节都将得到细致的阐述。我们将学习如何构建高效的信息采集机制，确保数据的准确性和完整性；如何运用科学的方法对信息进行分类、编码和索引，使其易于查找和检索；如何选择合适的存储方案，平衡安全性、可访问性和成本；以及如何在遵循法律法规的前提下，实现信息的有序流动与共享，最大化其利用价值。 在信息的组织与管理方面，本书将深入探讨各种主流的信息组织模型和管理策略。我们将接触到传统的分类体系，如主题分类、功能分类等，并了解其在数字化环境下的演变与适应。同时，本书还将重点介绍面向对象的组织方式、语义网技术等更现代化的信息组织理念，帮助我们理解如何构建更具弹性、更易于扩展的信息结构。此外，对于信息安全的议题，本书将进行全面而深入的探讨。从数据加密、访问控制、身份认证到风险评估、应急响应，我们将学习如何构建坚实的信息安全防护体系，抵御日益严峻的网络威胁，保护敏感信息的安全。数据备份与恢复、灾难恢复计划等重要环节也将得到充分的讲解，确保在意外发生时，信息能够得以迅速恢复，将损失降到最低。 本书的另一大亮点在于其对信息利用与价值挖掘的深刻洞察。它不仅仅关注信息的“管”，更注重信息的“用”。我们将学习如何通过数据分析、知识挖掘等技术，从海量信息中提炼出有价值的洞察，为决策提供科学依据；如何构建智能化的信息服务平台，满足不同用户的个性化需求；以及如何通过信息创新，催生新的产品、服务和商业模式，从而实现信息资产的增值。 本书还将触及信息管理的前沿领域。我们将在其中窥见人工智能、大数据、云计算、区块链等新兴技术如何赋能信息管理，带来革命性的变革。例如，AI在信息分类、推荐、内容生成等方面的应用，大数据在用户行为分析、风险预警等方面的价值，云计算提供的弹性存储和计算能力，以及区块链在信息溯源、防篡改等方面的潜力，都将在本书中得到生动的展现。这些前沿技术的引入，将帮助我们提前布局，拥抱未来的信息管理新范式。 除了理论知识的讲解，本书还强调实践的重要性。在书中，我们将看到大量详实的项目案例和操作指南。这些案例涵盖了不同行业、不同规模的组织在信息管理方面的实践经验，无论是政府机构的信息化建设，企业核心业务数据的管理，还是科研机构的知识资源组织，都将为我们提供宝贵的借鉴。操作指南则将具体指导读者如何运用各种工具和技术，解决实际的信息管理问题，例如如何搭建一个简单的文档管理系统，如何进行数据清洗和预处理，如何使用搜索引擎优化来提升信息可见性等等。这些实践性的内容，将帮助读者将书本上的知识转化为实际行动，提升信息管理的能力。 本书的语言风格力求通俗易懂，避免了过多的技术术语堆砌，而是通过清晰的逻辑、生动的比喻和深入浅出的讲解，将复杂的概念变得简单明了。我们相信，无论是信息管理领域的专业人士，还是对此领域感兴趣的初学者，都能从中受益。它将成为一本值得反复阅读、随时查阅的案头必备，是每一个渴望在数字化浪潮中驾驭信息、把握机遇的读者不可或缺的伙伴。 总而言之，《数字化浪潮中的智慧之眼》是一本集理论深度、实践广度、前瞻视野于一体的信息管理指南。它不仅仅是一本书，更是一场引领我们穿越数字迷雾、洞察信息本质、解锁智慧未来的旅程。它将帮助我们建立起一套系统、科学的信息管理思维，掌握一套行之有效的信息管理方法，从而在日新月异的数字化时代，游刃有余地驾驭信息，赋能创新，成就未来。

评分☆☆☆☆☆

这本书的语言风格非常接地气，没有太多晦涩难懂的专业术语，即便是刚接触电子文件管理的新手也能轻松上手。作者似乎非常了解普通用户在实际操作中会遇到的痛点，比如文件版本混乱、搜索效率低下、数据安全隐患等，并针对这些问题提供了切实可行的解决方案。我特别喜欢其中关于“命名规范”的那一章节，作者用生动形象的比喻，将复杂的命名规则讲得通俗易懂，让我彻底告别了过去“随便命名”的坏习惯。读完这一部分，我立刻整理了自己的文件系统，效率提升了不少。这本书的实用性远超我的预期，它不仅仅是一本理论教材，更像是一位经验丰富的导师，手把手教你如何高效地管理自己的数字资产。

评分☆☆☆☆☆

这本书的装帧设计虽然走的是简约风，但内页纸张的质感非常好，印刷清晰，墨色均匀，即使在光线不佳的环境下阅读，眼睛也不会感到疲劳。从内容排版上讲，作者善于使用加粗、斜体和项目符号来突出重点信息，使得即使是初次接触电子文件管理概念的读者，也能快速抓住核心要义。书中穿插的一些小提示和“知识点回顾”，像及时的小测验一样，帮助巩固了刚刚学到的知识。我尤其欣赏作者在阐述复杂概念时所展现出的耐心和细致，比如对“元数据”的解释，用到了生活中的类比，非常巧妙。总而言之，这是一本制作精良、内容扎实，并且能够真正提升工作效率的实用指南。

评分☆☆☆☆☆

这本书的封面设计得相当朴实，没有花哨的图案，以深蓝色为主色调，配上简洁的白色字体，给人一种专业、严谨的感觉。我拿到这本书时，首先被它的厚度所吸引，感觉内容肯定非常充实。翻开目录，发现涵盖了从电子文件创建、存储、归档到销毁的方方面面，内容结构清晰，条理分明。尤其是关于不同类型文件（如Word、Excel、PDF）在不同系统下的最佳实践，讲解得非常到位，对于我们这些在日常工作中经常与电子文档打交道的职场人士来说，无疑是一本实用的工具书。书中的案例分析也很有代表性，将理论知识与实际工作场景紧密结合，让我能很快理解并应用到自己的工作中去。这本书的排版也很人性化，字体大小适中，段落之间留白合理，阅读起来非常舒适，即使长时间阅读也不会感到眼睛疲劳。

评分☆☆☆☆☆

阅读这本书的过程，对我来说是一次知识迭代的过程。我原以为自己对电子文件管理已经有所了解，但读完之后才发现，很多操作习惯其实存在很大的优化空间。书中提出的“无纸化办公的陷阱”一章尤其发人深省，它提醒我们，电子化不等于管理优化，盲目追求电子化反而可能带来新的混乱。作者的论述逻辑严密，观点鲜明，让人读后忍不住思考和反省。这本书的作者显然对电子文件管理的各个环节都有着深刻的洞察，他不仅仅是在“教技术”，更是在“传授理念”。这本书对于希望系统提升自身信息管理能力的人来说，绝对是物超所值的一笔投资。

评分☆☆☆☆☆

整体来看，这本书的深度和广度都令人印象深刻。它不仅仅停留在表面介绍如何使用软件，而是深入探讨了电子文件管理的底层逻辑和背后的管理思想。作者在论述中不断强调“合规性”和“长期价值”，这让我意识到电子文件管理远不止是“存好文件”这么简单，更关乎到企业或个人的信息资产安全和合规运营。书中对不同行业（如金融、医疗、教育）的特殊文件管理要求也有所涉及，体现了作者深厚的行业积累。这种系统性的思维框架，帮助我从更宏观的视角去看待文件管理工作，为我未来的职业发展指明了方向。不过，对于一些偏向技术层面的安全加密章节，如果能配上更详细的图示说明，相信会更受技术人员的欢迎。

评分☆☆☆☆☆

业务学习。

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业务学习。

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好

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评分☆☆☆☆☆

不知道浪费多少积分，自从知道好评可以换京豆，才知道评价的重要性。后来我就把这段话复制了，走到哪复制到哪，即能赚积分又能得京豆，还非常省事，特别是不用认真的打字了，有健康又快乐，我为什么喜欢在京东买东西，因为今天买明天就可以送到。我为什么每个商品的评价都一样，因为在京东买的东西太多太多了，导致积累了很多未评价的订单，所以我统一用段话作为评价内容

评分☆☆☆☆☆

好

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全新书籍，质量不错，内容详实，观点比较新，好评。

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业务学习。

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